如何做好文书档案管理工作

2017-11-25海南省海口市人民医院王晓

办公室业务 2017年17期

文/海南省海口市人民医院王晓

如何做好文书档案管理工作

文/海南省海口市人民医院王晓

文书档案是企业进行人事管理、财务管理等的重要文件。通过对文书档案的有效性管理，可以为企业提供有效性的发展信息，有利于企业进行科学性的决策。本文就文书档案管理特点展开分析，旨在解决文书档案管理过程中的问题，完善文书档案管理制度，优化文书规范化管理体系，增强档案管理人员的综合素质，顺应现阶段企业的经济发展要求。

文书档案；档案管理；优化策略；管理制度

一、文书档案管理的现实意义

随着我国社会主义市场经济体系的不断健全，各行各业的经济水平不断提升，在这个过程中，文书档案管理工作逐渐引起社会各界的重视，通过对文书档案管理工作的科学性管理，有利于为企业的业务活动、财务活动提供完善的决策资料，有利于提升企业的经济发展效率。随着社会市场环境的不断深化，各个企业面临着巨大的竞争压力，为了推动企业的稳定性发展，必须优化企业的财务管理、业务管理等环节。这需要为企业创造良好的信息发展环境，必须优化文书档案管理方案，实现文书档案管理工作的规范化、科学化、高效化发展。

二、文书档案管理工作的特点

（一）工作模式的复杂性。文书档案管理工作具备复杂性的特点，其需要进行各类信息资源的整理及收集。文书档案管理主要是针对业务过程、人事组织、决策事件等资料的记录、管理及存档的过程，在这个过程中，需要按照不同的工作业务内容做好资料的分类管理工作，整体来看，文书档案管理工作具备繁琐性、复杂性的特点。

（二）工作内容的丰富性。随着企业经济发展规模的不断扩大，建筑工程的各类文书资料不断增多，文书档案载体呈现出多样化的发展趋势，在这个过程中，文书档案管理主要涉及行政管理、党群管理等内容。随着市场经济发展环境的不断深入，文书档案管理的载体日益多元化，常见的载体模式包括视频、图片、电子文件等。

（三）公文管理的规范化。随着企业经济发展业务的日益精细化，其对文书档案的管理形式提出了更高的要求，文书档案管理工作必须确保其科学化、规范化，提升所存储及管理资料的完整性及科学性。这对档案管理人员的业务能力提出了更为严格的要求，需要相关人员端正自身的工作态度，踏实履行好文书档案管理工作的各项标准，实现档案管理工作的规范化运作。

三、文书档案管理工作的常见问题

（一）缺乏足够的重视。整体来看，文书档案管理工作程序比较复杂，其需要耗费大量的人力、物力及时间，有些企业管理者缺乏对文书档案管理工作的认识。在具体档案管理工作中只要求工作人员进行简单的文件保管，并没有进行相关业务文件的科学性处理。由于管理层文书档案管理意识的缺乏，导致各个部门缺乏对文书档案管理工作的足够性重视，从而导致文书文件收集整理的效率较低。

（二）管理方法落后。随着企业发展规模的不断扩大，其对文书档案管理人员的业务能力的要求日益严格，但在实际工作场景中，很多企业缺乏专业性的文书档案管理者，很多档案工作人员缺乏专业性的档案管理知识，这就难以深入了解文书档案的管理要求及必要性，其缺乏科学性的档案工作及管理意识。在一些企业业务发展过程中，有些档案管理者往往身兼数职，不能全身心地投入到文书档案管理工作中，这就不能进行文书档案的及时性调整及归档，其整体档案管理素质低下。

（三）文书档案管理方法不规范。科学性的文书档案管理方法有利于推动企业业务活动效率的提升，但在有些企业发展过程中，其缺乏规范化的文书档案管理制度，导致其档案管理方法的不规范，具体表现在档号不规范、案卷标题不规范等方面，在有些档案中其缺乏规范性的卷内目录，容易导致组卷混乱的情况，这不利于企业业务活动的正常开展。

四、文书档案管理工作策略

（一）管理环节的规范化。为了适应现阶段文书档案管理工作的要求，必须要保障管理环节的规范化，这需要深入了解档案公文类型、处理程序等差异，根据企业实际发展环境，实现文书档案管理体系的健全。随着互联网社会体系的不断深入，档案管理电子信息化模式不断得到发展，为了满足现阶段市场经济的发展要求，企业必须进行文书档案的规范化管理，做好不同工作程序的文件归档工作，实现文书处理环节与档案管理环节的协调，实现文书管理及档案管理的协调性发展，这需要做好文件的分类、归档等工作，在文书文件形成前做好相关信息的登记工作，进行文书档案管理程序的规范化处理。在档案管理过程中，必须做好案卷的普查工作，剔除一些无用文件，避免档案整理及应用过程中的低效率问题，实现案卷的整合及应用，将一些内容混杂的案卷重新进行组卷及整理，做好关联案卷的整合工作，优化案卷的利用效率，做好题名的规范化工作，优化检索工作效率。通过对精准性题名的使用，有利于提升文书档案的检索效率，这需要引起相关工作人员的重视。

（二）文书档案管理制度的完善。通过对文书档案管理制度的优化，有利于实现对管理人员工作行为的规范，这需要引起相关企业领导人的重视，优化文书档案管理机制，为企业的健康发展创造良好的制度环境，落实好文书档案管理的各个步骤。在这个过程中，文书档案人员需要深入学习及了解相关的法律法规，根据企业的实际发展状况，制定档案管理制度，实现文书档案管理工作的规范，做好文书档案的综合性整理工作，实现档案管理环节、归档统计环节、文书处理环节等的协调。

（三）提升工作人员的综合素质。文书档案管理工作具备较强的技术性及实践性，对于管理人员的业务能力有着严格的要求。为了提升企业的档案文书管理水平，提升文书档案管理者的综合业务素质是必要的。这需要企业强化人才选拔制度，在文书档案管理人员招聘过程中，需要就应聘者的实践能力及业务素质展开考核，定期开展文书档案管理素质培训活动，提升工作人员的文书档案管理能力，提升其对相关档案管理技能的了解，切实增强其档案资料收集能力、分类能力、归档能力。为了适应企业现阶段的工作业务需求，必须要强化档案工作队伍建设体系，尤其是深化干部档案工作机制，选择责任心强、作风良好的党员干部担任档案文书的管理工作，加强对档案管理人员的继续教育工作，为了增强企业档案文书管理水平，工作人员需要不断提升自身的业务能力，开拓自身知识视野。

（四）提升文书档案管理的信息化水平。电子档案模式是现阶段企业档案管理的重要方法，为了实现企业现代化档案管理工作的良好开展，必须提升档案管理的信息化水平，实现档案文书的业务处理过程与办公自动化模块的协调，确保文件起草环节、删减环节、检索环节等的规范化发展。文书档案的信息化模式是现阶段企业档案管理的主流趋势。实践证明，通过对文书档案信息化管理活动的开展，有利于增强文书档案管理工作的安全性及高效性。为了增强文书档案的安全管理效益，企业需要健全相关信息管理制度及信息保护机制，避免出现文书档案信息丢失的问题，提升文书档案管理的信息化水平，实现企业经济业务的稳定发展。