人事档案信息化管理面临的挑战及对策

2017-11-25大庆师范学院档案室宋云丽

办公室业务 2017年17期

文/大庆师范学院档案室宋云丽

人事档案信息化管理面临的挑战及对策

文/大庆师范学院档案室宋云丽

信息化时代的到来，是顺应社会发展的必然结果。越来越多的高科技产品开始走入人们的生活，并改变了人们以往的生活方式。同样的，信息化也开始渗入各个企业之中，并有效推动了事业单位档案信息化管理的进程。而本篇文章，主要从人事档案信息化管理的意义出发，阐述信息化管理中所要面临的挑战，并对其进行分析、探讨，从而找到有效的应对手段，确保企业自身的发展。

人事档案信息化管理；作用；挑战；应对策略

一、人事档案信息化管理的现实意义

第一，众所周知，人事档案管理工作的内容，不论是资料的收集、整理，还是档案的编排、管理，都需要管理人员亲自来完成，其任务十分繁琐复杂，同时也给管理人员带来了较大的工作压力，而信息技术的融入，大大改变了这一状况。相关管理人员，只需要将数据与资料及时录入计算机之中，计算机便可以自动进行归档、管理，在减轻管理人员负担的同时，还能有效提高企业人事档案管理工作的效率。

第二，人事档案信息化管理，还可以对员工起到约束、监督的作用。在当前的信息化时代下，人们可以足不出户，仅仅是使用计算机便可以实现自己所想。企业也不例外，在人才的选拔上，企业可以利用互联网来发现可塑之才；在员工的考核上，企业也可以通过互联网来了解每名员工的工作情况。企业内部的管理工作，因为有了信息技术的加入，而变得更加即时、高效，对于员工的监管力度也因此得到提高。

第三，过去传统的档案记录，往往是限制于纸张之上。在对人事进行调整、员工进行考核的时候，管理人员往往要对纸质文档进行高频率的翻阅、查找，因此，档案也十分容易受到损坏甚至丢失，从而对管理工作带来影响。而如今，信息化的管理，大大减少了此类事件的发生概率。员工的档案资料，都被录入计算机之中，管理人员只需要在数据库中进行检索，便可以很快地对档案进行调动，在避免档案受损遗失的同时，也让档案的资源价值被充分利用，管理工作也能更为高效地开展。

二、人事档案信息化管理中所面临的挑战

（一）设施的不完善。企业想要确保人事档案信息化管理的顺利开展，就必须对其相关管理设备进行完善，同时还要有较高的网络技术作为基础，另外还需要确保硬件设施到位，企业应配备最基本的计算机、扫描仪等。而当前，大多数企业不愿在设备购置这一板块投入大量的资金，导致设备配置不够完善，从而限制了人事档案管理工作水平的提高。

（二）监管力度不够。现如今，大多数企业对于人事档案管理工作的重视力度还不够，监管工作也没有落实到位，除此之外，一些管理人员也没有意识到自身的工作对于企业发展的重要性、必要性，对管理工作存在着懈怠、消极等负面情绪，这也导致了人事档案管理工作无法得到高效的开展，企业自身发展也处于停滞不前的状态。

（三）管理能力的不足。虽然说，信息化的管理方式，大大降低了人员的参与性，让管理更为自动化，但是仍需要相关人员对计算机进行操作。而目前，多数企业内部的管理人员，多为有着丰富经验的老员工，而这些员工往往对互联网以及计算机的掌握不那么透彻，操作技术也不那么熟练，从而导致信息化管理效率降低。

三、推进人事档案信息化管理的具体对策

（一）对于基础设施进行相应完善。各企业应深刻意识到完善的设备对于管理工作的重要性，并且加大投资力度，要让硬件设施能够紧跟企业发展的步伐，毕竟，设施的建设与使用，是保证信息资料能够快速传递、有效保存的基础。同时，企业还需要定期对设施进行检查、维修，一旦发现问题，要及时进行弥补，从而延长设备机械的使用寿命，实现信息化管理的目标。

（二）对于数据管理体系的完善。高效性、即时性，是现代计算机技术最明显的特征。企业应充分利用信息技术的特点，对信息化的管理体系进行不断的改进完善，同时，还可以通过互联网等手段，让资源得到共享，并实现信息的维护更新。完善的数据管理体系，可以保证企业人事部门在对员工档案进行有效记录、储存的同时，信息堵塞等风险也得到有效地降低。从而让相关管理人员在查找、调动档案时，能够更加精准、快捷。

（三）提高管理人员的综合素质。即使是信息化管理，也同样离不开人这一主体。各个企业想要推进信息化管理进程，就必须对人员进行合理选拔。并且要重视计算机人才的培养，在提高他们计算机操作水平的同时，还要加强他们的保密以及安全意识，避免企业内部资料遭到泄露，一旦有这类恶性事件发生，公司一定要拿起法律武器，保护自身的权益。