新形势下企业档案治理的挑战及路径选择

文/中国航发湖南动力机械研究所 肖雪

新形势下企业档案治理的挑战及路径选择

文/中国航发湖南动力机械研究所 肖雪

国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出要“加快完善档案治理体系、提升档案治理能力”。这是国家治理现代化背景下对档案治理的新要求，从企业角度来讲，档案治理既是社会发展的必然选择，也服务企业发展的迫切需要。所以，本文分析了新形势下，企业档案治理的主要内容以及面临的全新挑战，探索了企业档案治理的路径选择。

企业；档案治理；挑战；路径选择

一、新形势下企业档案治理的主要内容

档案治理不同于一般的档案管理，而是一个整体的各方面共同参与的过程。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：“创新档案工作体制机制，进一步健全落实各级党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制。”这就明确了档案治理的主体不仅包括“档案部门”，而且包括“各级党委和政府”，还包括“各方面”。由此可见，企业档案治理同样是一项系统工程，不仅需要企业档案专业管理部门齐心协力，也需要处理好与企业各部门的关系，积极开展交流与合作。

企业档案治理的主体无疑应该是企业档案行政管理部门；档案治理的对象应是企业档案工作内部出现的一切不合理现象，因为企业档案治理存在不规范的因素，容易造成了不同程度的档案损失。

二、新形势下企业档案治理面临的挑战

（一）企业档案治理理念面临挑战。企业档案工作长期以来，形成了一种封闭体制，多是主要负责档案的保管和保护，并不同程度地存在着“重收集保管、轻利用宣传”的现象，对档案收集保管投人力、物力明显高于对档案的宣传利用，导致大量档案资料长期封存在档案库房或者计算机中，无缘见天日，更别说发挥其更大的价值和作用。形成这种现象，既是档案工作特定历史的表现，也有档案工作特殊性质的原因。新形势下，企业急需转变对档案的认识，加强档案利用宣传工作，档案工作必须从封闭走向开放，必须把档案利用宣传工作渗透到企业管理的各个方面，充分发挥档案的重要现实作用和历史性意义，促进企业经营发展。

（二）企业档案治理信息化面临挑战。随着信息化快速发展，办公自动化的日益普及，大数据时代的到来，企业逐渐形成了越来越多的电子档案，由于各立档单位所使用的办公系统不统一，数据库的结构不统一，数据不规范，给企业档案馆的档案信息化建设带来很大困难。档案信息化与互联网利用成为发展趋势；加快企业档案信息资源共享服务平台建设成为新形势下新的迫切要求。管理数据并不是企业最终的目的，而是要在这些数据中发现能够给企业带来价值的信息，并且利用这些数据来对企业的各项决策保驾护航。企业对数据的集成与管理、分析与过滤、整合与分享等等，都是企业档案治理过程中面临着新的巨大的挑战。

（三）企业档案治理能力面临挑战。受“档案就是保管保护”传统思维的影响，企业档案工作经常不被重视，企业档案工作业务指导不够，缺乏经常性的督导检查制度，档案服务跟不上时代发展的节拍，这使得档案工作的现状与发展和现实需求存在差距，如何给档案部门定位？习近平总书记给出了答案，他强调档案工作要由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。同样，企业档案治理要切实将档案工作与服务企业发展相结合，挖掘档案资源价值，为企业管理、决策等提供重要参考。

三、新形势下企业档案治理的路径选择

（一）转变企业档案治理理念。加强企业档案治理理念创新、手段创新，充分运用新技术，利用企业档案报刊等媒体，特别是新兴媒体，有效传播企业档案文化，扩大企业档案工作的影响力。一方面，应该强化企业档案服务，由“重保管向重服务转变”，在加大档案接收力度的同时，要进一步加强档案宣传，增强单位档案意识，确保档案收集齐全完整。尤其是和企业发展息息相关的档案，更要做好保管和利用。另一方面，应强化档案资源分享传播，由“重收集向重共享转变”，企业档案资源是一种企业内部重要资源，应该充分利用实现资源共享共用，可以把企业档案馆、展览馆、图书馆等联合行成文化产业，让档案文化与企业文化深度融合，增强影响力，把“档案库”变成“思想库”，切实为企业经营发展大局服好务。

（二）加快企业档案信息化建设。一方面，要扎扎实实地抓好档案基础业务治理，努力实现“档案形成规范化、档案整理系统化、档案保护科学化”的治理目标；全面推进企业档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新企业档案信息化管理模式，加快与各类信息的融合，全面提升以信息化为核心的档案管理现代化水平。另一方面，企业档案管理部门应制定档案信息化整体规划，制定统一的应用平台、数据库系统技术和参数标准，才能保证对各立档单位形成的电子档案进行标准化管理，实现网络移交，进而实现企业档案资源的共享共用。积极探索对电子档案治理的新办法，把电子档案的形成、收集、归档、保管和提供利用等各环节纳入到档案治理的范围之中，努力实现“加快建立电子影像数据库，形成纸质与电子双配套归档”的治理目标。

（三）加强企业档案服务能力建设。企业档案治理中，保管是档案工作的基本任务，服务是档案工作的根本目的。一方面，应进一步健全和完善企业档案工作体制机制，建全档案管理制度，治理好档案部门与企业级各个立档单位的关系，使其规范整理档案、按时移交进馆，确保各项工作落到实处。另一方面，应进一步加强企业档案干部队伍建设，扩大档案专业技术人才队伍培养规模，培养和造就高层次人才和特殊人才，拓展档案人才发展空间，创新企业档案馆（室）业务绩效考核评估制度，建立基于风险评估的企业档案管理体系评价模式，从而确立档案事业发展的良好内因，形成强大辐射效应。同时要保持档案人员的相对稳定和工作上的连续性，确保基层单位档案整理规范，全面提升档案服务水平优质高效，确保企业档案工作取得实效。

[1]全国档案事业发展"十三五"规划纲要[OL].http://www. saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm