文书档案管理中存在的问题及对策探究

2017-11-25江苏丰县公路管理站师明慧

办公室业务 2017年22期

文/江苏丰县公路管理站师明慧

文书档案管理中存在的问题及对策探究

文/江苏丰县公路管理站师明慧

在我国，文书档案管理是政府机关、企事业单位、人民团体等任何管理工作中都不可或缺的一部分，但我国相关管理工作发展较为缓慢，缺乏相应的经验可以借鉴，使得该管理工作在实际应用中存在种种问题。本文对文书档案管理工作中存在的问题进行探究，有利于解决其管理模式中的短板问题，使得工作流程更加完善，操作系统更加便捷，具有重要意义。

文书档案管理；管理问题；管理对策

一、管理体系中的问题

（一）对文书管理的重视度不够。单位的管理人员往往忽视文书档案工作的重要性，认识不全面，不细致、不充分，忽略了其逻辑性、科学性以及实践意义。部分领导只重视实际创造价值效益的环节，认为此项管理工作不能带来收益，因而对其相关部门的设立草草了事。在管理时更是疏忽懈怠，受各综合因素影响，使其成为单位垫底的部门，因此造成管理效率不高，利用率差，丧失其实际的价值，如此一来，会使得领导认为此部门可有可无，最终陷入恶性循环。

（二）难以区分文书与档案工作。通常情况下，工作人员对文书档案管理工作的认识不准确，认为这两部分是一样的内容，将两项工作混淆。而在实际中，文书工作是档案工作的前提与基础，只有在文书工作准确完成的情况下才能有序开展档案管理工作。当前许多单位两项管理出现混乱局面，没能协调统一发展，使得衔接工作进展不顺利，存在脱节问题，致使档案的记载缺乏连接性，或出现重复性，降低了工作效率，使得工作质量难以得到保证。

（三）缺乏专业管理人才。普遍存在缺乏相关专业管理人员的问题。造成此现象的主要原因是，缺乏对该领域的重视程度；没有可借鉴的相关经验；忽略对人才的培养，在许多单位存在此部门为将退休人员，或其他部门人员兼顾此岗位等等；缺乏创新的理念等。

（四）检索体系不健全。虽然现代技术逐步应用文书档案的检索，但是普遍情况下，大部分单位通常选取传统方法进行文书档案检索。此方法耗费人力物力，使得文书档案失去应有的便捷度，降低了工作的效率。此外经常出现人工编制检索目录时，出现不同人员认知上的偏差，没有统一的编制标准，使得检索并未发挥其应有的工具性。另外对现代信息检索制度的利用率差，也导致检索体系不健全。

二、完善管理的对策

（一）提升管理层对文书档案管理工作的统一认识。要组织领导定期学习相关知识，在单位内部进行文书管理工作重要性的宣传，强化领导管理层对此项工作的正确认识，对相关单位的成功经验进行学习。加强法律法规的多样宣传，从上而下，调动各个部门人员参与的积极性，形成对此项工作统一的认识，并开展完善建议征集活动，以此加强对文书档案工作的重视度。并且在年度大会时，进行重点强调，适当增加经费预计，以此来实现对此项工作的全面支持。

（二）区分文书与档案，加强衔接环节。首先要提高档案记载及文秘文书的质量，以此来保证后续工作的顺利进行。其次要求对文件进行科学、合理的分类整理，运用电子辅助进行目录编纂，严格规范操作流程，形成正确的编档。再次，要完善细节工作，统一规范模式，如对文件的格式、版式进行统一要求等。同时要注意档案的审查工作，减少错漏、遗失等现象的发生。在此基础上，将文书与档案进行衔接，使两项工作互相监督，如文书没有编纂到位就难以有效完善档案管理，若档案管理出现漏洞则浪费文书资源，形成相互制约的模式，来提升管理工作的质量。

（三）培养相关人才，提升管理人员素质。首先单位要培养专业性强的人才来进行相关管理工作，对其进行定期培训，增强其专业技能，减少身兼两职现象的发生，与此同时，要注意培养其对现代科学技能的掌握。其次要注意把握相关人员的人文情怀、细心耐心度等等提升其综合素质。此外，要注意督促相关人员的再教育、在学习，有计划地提升其专业素养。

（四）完善管理制度细化工作环节。完善整体管理的体系，建立具体的管理机制，根据各单位的不同情况进行细化。同时要细致精准刻画每一项工作环节，如配置器械如何分配，软硬件设施如何协同发展等问题；要完善信息化机制的安全性能，保证档案资料的加密性；同时在单位内部，要做到各部门之间资源共享。加强各部门的沟通与联系，建立问责机制，减少纰漏，提升文书管理工作的有效性。

（五）建立电子化文书档案体系。运用信息技术建立电子档案体系。进行批量审核、批量作业，节省工作时间，提升工作效率。同时要注意电子档案的审核制度与加密制度，合理合规进行操作，并且注意资料的时时保存、时时备份，减少不必要的损失。