规范学校档案管理，提高学校管理层次

2017-11-25潘荣菊

长江丛刊 2017年17期

潘荣菊

规范学校档案管理，提高学校管理层次

潘荣菊

学校档案不仅记录着它发展的历程，还有全校师生工作以及学习情况的记载。对过去，它具有历史意义，对现在，它体现管理现状，对未来，它指明发展方向。无论是上级或社会的要求还是自我发展的需要，学校的档案管理必须完整无缺，客观真实，具有价值。本文通过对学校档案管理现状存在的问题进行分析，提出以下几点建议，尽些绵薄之力。

学校档案管理措施层次

一、对学校管理工作中存在的问题分析

从根源上，学校领导和管理档案工作人员在管理意识上虽有一定的提高，但依然出于较薄弱层面，虽然管理工作在社会和制度的影响下有一定的进步，但在主观能动性上依然欠缺，心理上没有认可档案管理的重要性，这和学校以往发展管理问题有关。从及时上，档案管理不能及时归类整档，存在有一定的延时性。从技术上，工作管理人员依然较习惯从传统的文字记载入手，较少甚至不选择信息化管理，这在一定程度上影响整档速度。从水平上，学校档案管理人员部分水平较低，存在过于‘年轻化’或者‘老龄化’，有些甚至只处于收集资料的层面，影响管理工作的进展。从价值上，学校档案的整理存在笼统性、片面性，缺少针对性和指向性。从利用上，学校档案主体依然处于被动备查局面，无法起到对档案的归档研究，挖掘档案的作用。

二、学校档案管理工作问题对策分析

（一）选拔招聘合格管理人员，并对其进行培训

若要提高档案管理水平，就必须根源入手。首先在对人员进行选拔上，一定要慎重，需对其文化水平、工作能力以及道德素质进行考察，招聘真正有能力、有道德修养和良好习惯的人才对档案资料进行管理。在工作之余，学校要对工作人员进行定期的座谈，以便加强和巩固对工作的认识，让其不生丝毫懈怠之心。学校还要对工作人员的薄弱之处，进行有针对性的培训，制定学习进度，并于与关注和检测，达到提高工作人员工作水平能力的效果。开展校校联合，学校领导交流管理心得，工作人员互相学习技术，拓展工作人员的眼界，增强工作信心。

（二）优化学校档案管理人员结构，保持管理层面良好发展

学校要优化管理人员的结构，定期开展一带多，点带面的帮扶，有意识的培养年轻管理人员，让年轻的工作人员尽快成为学校可以放心的管理者，防止人员过于“年轻化”和“老龄化”，让管理人员工作能力衔接有序，避免出现经验和精力不足的问题，从结构上保证档案管理工作的顺利进行，让档案管理层面良好发展。

（三）提高管理人员技术应用能力，与时俱进

传统管理模式在现如今时代发展下，已经呈现落后疲惫之势。因而，学校要鼓励和支持管理工作人员进行现代化管理模式培训，学校可以利用网络资源，进行远程培训学习，提升工作人员计算机应用能力。学校聘请专业网络人员对档案管理系统进行架构，使学校档案管理网络化。让传统与现代相结合，优化管理模式，提升管理效率。

（四）整合档案，让档案简而有质

随着教育事业的改革和社会的发展，学校档案包含的内容也随之趋于复杂化和多样化，让档案在数量上直线上升，加大了档案的查询和利用难度。这就需要我们管理人员从繁多的档案中筛选出有价值的进行整档保留，首先，需要工作人员对档案进行基本的区分，区分出档案的性质。学校文书类档案按照相关章程进行收集和放置，类似教学档案，工作人员可以从重复性，针对性入手，利用现代化技术进行整理归档，在减少不必要的工作量的同时，也可以减小学校档案保存难度。这样，取其精华去其糟粕，从而让档案简而有质。工作人员还要对年代久远的档案进行归置和妥善保存，以备不时之需。

（五）充分利用档案资源，提高教学质量

学校档案的建立不是永久性的封存，也不仅仅只是进行档案资料查询。要定期开展教育教学会议，提高学校所有教师对档案的全面认识。学校开放信息化档案，让教师在遇到工作或者学生问题时，可以选择从档案入手，查找问题的根源，结合其它资源，进行分析，进而及时找到或者制定有效解决方法，这让学校的档案资源得以充分利用，提高学校教学质量。在教师充分利用档案资源的同时，发现档案工作中的问题，也会让档案的管理工作更加完善。

（六）制定完善工作和管理机制

档案管理工作的顺利开展，离不开与之相匹配的完善管理机制。学校需要统筹管理，结合所有情况制定一个完善的档案管理制度，建立一个使工作制度到有效发挥的机构。首先，学校领导需要将涉及到档案资料整理的各个方面汇总起来，然后针对这些方面筛选出有意义、有价值的部分，分门别类的建立一些档案收集和开发的专栏。然后从相关部门选拔有能力的管理人员，从宏观和微观上实现对档案资料的全面有效管理。最后，学校需要制定完善的档案管理工作制度规范，使工作人员有条可依，有度可循。制定严格奖惩制度，让工作人员规范的进行有效率的管理。同时，学校领导应时刻关注档案管理工作的进度，并适时调度档案管理各个环节的工作机构，使之有效的结合起来，形成良好的协调配合，从而确保档案管理工作机制的运转。