大数据时代下档案管理的价值提升

2017-11-24闫伟

长江丛刊 2017年22期

闫伟

大数据时代下档案管理的价值提升

闫伟

对于档案管理来说，不论在哪个企业或者是事业单位中都有着非常重要的作用，是一项不可或缺的工作。随着信息化和网络化的不断发展，大数据时代的到来使得档案管理摆脱了以往管理模式的束缚，向信息化、数据化和电子化方向发展，不但提高了档案管理工作的价值，而且也为其进一步的发展奠定了坚实的基础。本文就对在大数据环境中档案管理工作价值的提升进行了分析，并针对其日后发展提出了几点建议，希望可以更好的促其发展。

大数据时代档案管理价值提升分析

大数据的来临虽然在一定程度上为多种行业创造了良好的发展空间，但相对应的也带来了挑战。以档案管理来说，大数据的到来会使需要管理的数据、信息会越来越多，管理方面也逐渐扩大，更加需要科学化和高效化的管理，因此就应善于利大数据所带来的益处，对档案管理进行完善和优化，努力实现其价值的提升。从而使其可以与大数据时代相适应，创造其自身更大的价值。

一、大数据时代下档案管理工作价值提升的体现

（一）工作效率得到了显著提升

在以往的当官管理工作中，其管理模式大多都是人工化管理，采用纸质、图片或者视频的方式进行管理，因此很容易出现差错，而且纸质版档案易损坏，所以就给管理造成了一定的困扰，管理效率也得不到提升。但大数据的出现，将档案管理向信息化管理方向推进，充分利用计算机技术以及网络等对数据进行有效统一的管理，建立数据库进行分类、整合等等，不但缩减了人员减轻了工作力度，还大大提高了工作效率和质量。

（二）拓宽了档案的搜集途径

在大数据环境中，档案管理工作的主要发展方向是数据库和文本，以保证可以及时的对档案信息进行收集和搜索，对与档案管理相关的一些内容也要进行搜集，并对其进行全面的监控。所以，档案管理人员在对档案进行收集和储存时并没有只是关注文本档案，而是进行了全面的收集，这在一定程度上拓宽了档案的搜集途径，创新了管理形式，增添了档案的资源。

（三）实现了档案信息的实时共享

因大数据背景下网络技术以及信息技术等都在飞速的发展，所以档案管理也应充分利用这些技术来管理档案，这些技术的引入不但提高了档案查看和管理的效率，而且也节省了相互传送的时间，让用户可以随时随地的了解到自己所关注的信息，满足了用户的多种需求。另外，利用网络技术建立信息共享平台，通过它来对档案进行管理，既可以便于储存和调看，也可以及时了解其内容，使数据信息传递的准确性得到了保障。

（四）完善了档案服务

在大数据背景下，档案管理的服务工作越来越贴切于客户，相比与传统的管理服务来说，其更具有针对性，全面展现了大数据环境下的服务特点，不但可以随时保证与客户的需求相适应，而且也可以根据不同用户的需求进行深入的分析，了解客户所需，在数据库中找到更加详细、丰富的信息，以此来满足客户对资源的需求。

二、大数据环境中档案管理工作进一步发展的有效意见

（一）注重管理人员综合素养的提升

档案管理人员综合素养的高低与否与其发展有着非常重要的联系，所以，就要求档案管理人员在落实工作的同时也应注重提升自身的专业知识和信息化的操作。在大数据环境中，对于档案管理人员来说工作角色和形式都发生了较大的改变，其工作也不只是对原有的档案信息进行分类、调整等，也不是专注数据的传递，所以就要求档案管理人员要适应此工作状态和形式，将自己在短时间内融入到其中，学习先进的管理思想和技术，健全和完善档案管理人员，学习相应的软件升级和系统维护技术，从而促进档案管理更好的发展。

（二）数据整合进行全面统一的管理

现阶段，虽然在档案管理方面已经在利用大数据，但其数据信息分散的仍是较为散漫，且各个数据信息之间缺乏严密的连接性，使得在管理方面还没有真正实现便捷化和统一化。所以，在科技日益飞速的发展下，档案管理系统应引入云端技术，将我国的全部档案信息进行整合，以此来改善数据过于分散的问题，从而为进一步的实现资源共享创造条件，这样既可以提高档案的有效利用率，又可以充分发挥其作用。另外，现阶段，主要负责档案管理的机构仍然较为缺乏，所以，也要注重数据途径协作能力的强化，与多个领域行业相结合，从而推动档案管理的可持续发展。

（三）注重数据信息的安全性

在利用网络和计算机技术对档案进行管理的过程中，尽管可以大大的提高工作效率和质量，但依然有不足之处，就是管理系统的安全会存在问题。所以，在工作时一定要注重对安全问题的管理和监控，强化系统的安全性，提高防范性能，通过使用多中监测和防护软件来保证系统的安全，以此来保证管理工作的稳定性，以免因存在安全问题而导致信息缺失的现象发生。