试析电子档案管理和传统档案管理利与弊

韩聪敏

摘 要 随着我国信息技术的不断发展，传统的档案管理模式逐渐被电子档案所取代，电子档案管理大大提高了档案管理人员的工作效率，但是也存在一些弊端。基于此，本文对传统档案管理和电子档案管理的利弊进行了分析，以期对档案管理人员的管理工作有所裨益。

关键词 电子档案管理 传统档案管理 利弊分析

中图分类号：G271 文献标识码：A

0引言

档案资料是对一个企业或单位生产活动和经营过程的真实记录，具有很好的保存价值。档案管理工作是一项长期而复杂的工作，科学性很强。做好档案管理工作对企业的经营和发展有着十分重要的意义。因此，我们应加强对当前传统档案管理与电子档案管理的利弊研究工作，为档案管理事业做出贡獻。

1电子档案管理与传统档案管理的关系

电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，或者说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案与传统档案存在不可分割的关系，传统档案管理的信息主要是社会实践数据，具有很大的真实性，而对于电子档案管理来讲，传统档案资料是电子档案真实性的重要保障；三是电子档案扩大了传统档案的信息量，由于电子档案是建立在信息技术基础上的，具有很大的容量优势，既能存储各种档案信息，也能实现资源共享，具有很强的便利性，同时利用电子档案也可以查看实体档案资料。

2电子档案管理的利与弊

2.1电子档案管理的优点

（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低，纸张的节省不仅减少了资金的投入，还有效改善了我国树木砍伐情况，不仅有利于我国森林资源的保护，也大大减少了曲别针、订书钉、笔墨、打印机等工具的使用量。

（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。有效缩短了档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间，使得档案管理人员的工作效率得到了很大提升。电子档案可以通过数据传输的方式实现资料的传递与共享，不需要进行文件打印等工作，可以随时查询相关档案信息，使档案信息的查询与管理更具时效性。

2.2电子档案管理的弊端

（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，使用电子档案管理方式，应进行实时备份，采用先进的存储技术和安全管理技术，保证电子档案的正常使用和安全。

（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的计算机操作能力和信息技术掌握知识要求较高。采用电子档案管理方式，还要增加对档案管理人员的信息技术培训，才能保证电子档案的安全性。而传统档案对档案管理人员的要求相对较低。

（3）电子档案存储载体多，数据程序复杂，部分程序出错易影响整个档案信息库的安全性。此外，应用信息技术，必然就要面对病毒和网络攻击的威胁。电子档案的开放浏览端口很可能成为非法篡改档案的入口，因此，采用电子档案管理，就需要加强信息安全的防护措施，保证档案的安全。如：采用建立防火墙、档案加密、信息安全监测系统等方式。

（4）电子档案建立在现代信息技术的基础上，数字化信息易于删改变化，载体多样，单从内容、形式和载体特征难以确定档案的原始性和真实性。而且电子档案将实体的档案资料编辑成电子版的档案，在编辑过程中，稍微有失误就会导致档案信息失真，与传统档案相比，其信息出错概率相对较高。

3传统档案管理利与弊

3.1传统档案管理优点

（1）传统的纸质档案鉴别审核非常严格，一旦归档完成，将不再变化，只要保管得当，就很容易保证其真实性和原始性。

（2）传统档案，采用纸质进行存储，不需要任何电子终端设备，且相较于计算机来说能更好的保证档案的完整性和安全性，不用担心网络攻击。

3.2传统档案管理弊端

（1）传统档案管理主要是通过人工对档案进行分类和整理的，通过档案管理人员将档案按照具体的种类、来源、类型等进行分类整理，档案文件一般按照行政类文件和科技类文件进行整理的，但是在整理的时间上是有着严格的区分的，科技类文件可以随时进行归档处理，而行政类文件则需要在第二年进行归档，这种归档模式在档案整理初期非常简单，但是随着档案数量逐渐增多，将会加大后期档案整理的工作量，非常不利于档案的整理工作。

（2）传统的档案在归档之前就需要对档案的价值进行鉴别，在鉴别的过程中要采取逐页鉴别的方式，对每一份档案文件的价值和保管期限进行审核，档案归档完成后，还要对其进行复核，这种鉴别方式，工作复杂，需要很大的工作量，不利于档案管理工作的开展。

（3）传统档案管理方式在存贮的时候需要人工进行存贮，持续的时间是非常长的，这样就会消耗大量的人力、物力和财力，档案种类、数量会持续增加，不便于档案的查找和使用，使得在档案的查阅过程中出现问题。导致查询某份档案需要很大的工作量来完成，查找档案不仅需要到档案管理室，而且一份档案不能同时被多个人流览。

4结束语

总而言之，信息时代的来临，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，随着信息技术的发展和完善，信息技术必有广阔的应用前景。传统档案管理和电子档案管理都有不可替代的优点，也存在很多弊端，我们应当取其精华，去其糟粕，不断探索更加有效、安全的档案管理方法，帮助档案管理工作更加顺利地进行，为时代的发展做出一定的贡献。

参考文献

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