办公自动化环境下的统计电子档案管理之我见——以沂南县统计局统计电子档案管理为例

文·任常红

办公自动化环境下的统计电子档案管理之我见
——以沂南县统计局统计电子档案管理为例

文·任常红

统计电子档案是随着信息发展而产生的新生事物，它肩负着记载真实历史数据、为领导决策、服务社会提供重要信息的重任。将办公自动化应用于统计电子档案管理中，不仅提高了统计档案信息的利用率，同时为统计档案信息化管理奠定了基础。沂南县统计局应用自行研发的统计电子档案管理软件，让档案管理的信息化水平有了大幅度提升，探索出办公自动化环境下的统计档案管理新路径。当然，随着社会经济和信息技术的发展，统计电子档案管理还需要进一步改进和规范，以更加推动统计电子档案工作走上标准化、信息化的管理轨道。

一、基层统计数据的特点

第一，原始性。所有的统计数据都来源于基层的一线统计，基层统计的本源性，决定了统计数据的原始性的特点。

第二，具体性。所有统计数据都通过基层调查获取，不同的数据、不同的时代有不同的调查方法和方式，具有明显的时代属性和数据属性，导致了基层统计数据具有明显的具体性。

第三，私密性。基层统计数据都是通过具体的调查对象或个体取得的，有的涉及个人隐私，有的涉及商业机密，因此基层统计数据具有极强的私密性。

第四，连续性。基层统计数据是通过逐日、逐月、逐年连续调查取得的，以形成鲜明的对比性和可分析性，这赋予了基层统计数据连续性的特点。

这些具有原始性、具体性、私密性、连续性特点的基层统计数据，大都以表式、表格形式存在。在传统纸质档案管理阶段，基层统计部门很难将这些海量统计数据长期完好保存。因此，寻求一种科学有效的管理方法，就成了基层统计档案工作亟待破解的难题。

二、基层统计档案实行电子化管理的可行性

办公自动化的应运而生，为基层统计电子档案的产生提供了可行性。办公自动化是采取信息化手段将统计档案分类汇总的过程，而统计电子档案则是办公自动化的最终结果。

办公自动化与电子档案管理，是一种相辅相成的关系。办公自动化是以满足局机关各项业务工作需要为目的，以计算机网络专业系统集成为手段，构成了一个与局机关相关文件、专业数据相连接的信息系统，系统具有安全保密性、规范性。统计电子档案可以在此基础上根据档案工作需要，进行文件分类、整理、存储、归档。

办公自动化与统计电子档案管理，又是一种相互影响的关系。办公自动化在前，统计电子档案管理在后。办公自动化信息程度的高低决定了统计电子档案管理的发展水平，同样档案管理水平的高低也影响着办公自动化的进展脚步，使办公自动化系统可以有依据性地进行优胜劣汰。也正是有这种相互间影响，既确保了办公自动化程度的先进性，也确保了统计电子档案的完整性、真实性和可持续性。

因此，在办公自动化的环境下采用统计电子档案管理模式，开始渗透到了统计档案工作的方方面面。目前，沂南县统计局自行研发的办公自动化技术，已经可以在办公过程中真实记录和反映文件产生的全过程，并及时、准确地将文件归入相应的统计档案数据库里面形成统计电子档案，让基层统计档案电子化管理模式成为现实。

三、基层统计档案电子化管理系统的模块构成和特点

（一）模块构成

沂南县统计局基层统计档案电子化管理系统共设有6大模块，分别是系统环境设置、档案整理归档、档案查询浏览、档案维护、初始化、帮助信息。

1.系统环境设置，主要有档案处理年度、乡镇地址代码、开档密码、档案代码和档案编辑人员等基础信息等功能，以备档案存储、查档调用。

2.档案整理归档，设置“选择保存期限”“选择档案类型”“选择档案年度”“选择档案文件”“删除档案文件”等功能，自动将扫描的电子文档存储在规定的目录中。

3.档案查询浏览，设置“选择查询内容”“选择查询的运算关系”及“选择逻辑关系”或“输入查询关键字”的功能，以浏览档案的详细内容。

4.档案维护，分档案备份和追加档案两个功能，以进行档案备份和档案追加，并为多机存档和多机合并设立功能。

5.初始化，就是可以将档案目录清零的功能，但档案的详细内容删除则需要到具体目录中手工操作。

6.帮助信息，设有两项功能，即直接浏览程序使用说明，浏览程序结构模块构成和设计者的联系方式。

（二）系统特点

1.存档操作方便。在确定了存档年限、档案格式和入档年度之后，选择需存档的文件，便可以直接归档。

2.查档操作灵活。查档操作形式多种多样，既可根据存档年限、档案格式、入档年度和存档文件灵活查档，也可以采用模糊查询方式，只要输入文件的一个关键字，便可查到包含关键字的所有文件。

3.存档格式多样。不仅可存储doc、xls、jpg、bmp等格式，还可存储压缩格式的统计档案和pdf文件。

4.成功实现了与pdf转换器、pdf阅读器、文件压缩工具，及exlel、Word的交互使用，增加了档案管理的灵活性和保密性。

四、办公自动化环境下统计电子档案管理的优势

一是办公效率大幅提高。在传统的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集齐全、完整，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误等，结果费时费力，也难取得满意的效果。在应用了统计电子档案管理之后，基层统计档案工作从繁琐的手工整理转变到便捷的电子管理，文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节都变得十分方便与快捷，不仅减轻了统计档案工作者的负担，也确保了档案的整理准确、管理科学、利用便捷。

二是文件保存更加稳妥。与纸质档案独一性的特质相比，电子档案因其可复制性而显得寿命更长。另外，纸张的耐久性差，容易受到破坏，而一旦受损便不可逆转。而电子文件则不同，随着电子技术迅速发展，贮存、读取电子文件的设备越来越先进，我们可以根据自己需要，选择不同的电子载体，如大容量的移动硬盘、服务器等。这些载体的共同特点都是存、读方便，容易传递，且存的时间长，受外部环境影响小，不容易损坏。

总之，办公自动化对统计电子档案规范化、标准化管理水平要求很高，只有标准的文件信息才能用计算机处理并共享公共网络交换。因此，电子档案管理的基础工作必须做到规范化、科学化。同时，办公自动化对管理人员的素质要求也很高，这就要求档案管理人员不断学习新知识、掌握新技术，及时更新知识体系，提高自身素质和业务水平，以适应办公自动化环境下基层统计电子档案管理模式的要求。

（作者单位：沂南县统计局）