新形势下主副岗管理制度在高校档案工作中的实践<br/>——以中国石油大学（华东）档案馆为例

新形势下主副岗管理制度在高校档案工作中的实践
——以中国石油大学（华东）档案馆为例

2017-11-21马梦华牛庆玮张玮

山东档案 2017年5期

文·马梦华牛庆玮张玮

新形势下主副岗管理制度在高校档案工作中的实践
——以中国石油大学（华东）档案馆为例

文·马梦华牛庆玮张玮

当前，我国正处在经济社会转型的关键时期，各行各业都经历着深刻的变革和发展，旧的工作格局逐渐消退，新的工作格局开始形成。档案行业作为经济社会的基础行业，也面临着前所未有的发展机遇。十八大以来党和国家高度重视档案工作，无论是对档案工作的政策支持还是经费投入力度都空前加大，中西部县级档案馆建设、国家重点档案保护与开发、传统档案数字化等重点项目持续推进。同时，也面临着形势严峻的巨大挑战。面对党和国家的新要求、人民群众的新期待、信息时代发展新趋势迫使档案部门要进一步提升创新能力、服务能力和安全管控能力[1]。面对机遇和挑战，如何做好新形势下的档案工作，成为摆在档案工作管理者面前的一道难题，而究其根本还是要解决“档案人”的问题。档案工作的专业技术性决定了人力资源是档案行业最为重要的发展资源，同时也是档案行业最为稀缺资源，现阶段的档案专业技术人才与实际需求缺口较大，高层次、高技能人才，具有实践经验的工匠型人才相对缺乏[2]。新形势下，只有有效盘活有限人力资源，充分挖掘个体潜力，最大程度发挥人力资源价值，才能积极应对档案行业的新局面，推动工作创新、优化档案服务、提高档案工作管理新水平。主副岗管理制度就是一种从保证人才资源复用、提高管理效能角度出发，通过有效整合人力资源以实现组织目标的制度，是人力资源管理活动中的创新举措。

一、主副岗管理制度内涵及其实施必要性

对高校档案工作而言，主副岗管理制度即档案管理人员在履行好本职岗位工作的基础上，根据自己知识体系、业务技能、管理水平，结合部门工作需要选定一个工作副岗，并通过学习或培训同时具备两个岗位所需要的工作素质和能力。每位工作人员平时主要承担主岗工作任务，而在主岗责任人因故离岗或工作量激增情况下，副岗能够及时顶替或进行协助，以保证工作的延续性和稳定性。新形势下高校档案工作实行主副岗管理制度，既是党和国家对档案工作的要求使然，也是高校档案机构整合自身人力资源、提高员工业务素质、推动工作创新发展的需要。

（一）新形势下党和国家对档案工作的要求使然

2014 年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出要建立档案工作新格局，同时提出“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”[3]李明华局长在全国档案安全工作会议上的讲话也提到：“人是档案事业发展的根本依靠，也是决定档案安全的第一位因素，管好档案必须首先管好队伍。”[4]由此可见建设一支高素质的档案员工队伍已成为新形势下党和国家对档案工作的新要求，高校档案机构实行主副岗管理制度，能够有效整合人力资源，保障关键岗位人才复用，实现人力资源建设的适度冗余，而保持适度人力资源冗余能够有效应对问题和利用外部机会，以提高工作绩效，从而促进工作创新[5]。

（二）高校档案机构自身建设发展需要

新形势下档案内容大大丰富，载体形态和管理、利用手段大大改变，档案工作覆盖的领域和档案工作发挥作用的领域大大延伸，但档案人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变，人员素质没有得到相应的提高，因而影响档案工作的有效开展和有效服务。[6]同样高校档案机构工作领域和工作幅度也在不断拓展与扩充，以中国石油大学（华东）档案馆为例，2013年以来，档案馆由单一的档案实体管理职能逐步扩展了档案行政管理、档案数字信息化建设、校史文化研究、校史陈列馆和艺术馆维护及新校史馆规划建设等多项职能，而档案人数却不能得到相应的增加。针对人员缺乏与工作幅度拓宽之间的矛盾，制定主副岗管理制度，为各项工作的开展提供制度性保障，能够有效的推动档案馆自身的发展。

（三）主副岗管理制度的实施已取得了较好收益

目前我国已有较多党政机关、事业单位实行了主副岗管理制度，且取得了较好收益。河南省唐河县检察院在青年干警中推行主、副岗工作制度，打破部门和岗位局限，试行青年干警在各部门之间进行岗位交流，学习业务，挖掘了青年干警潜力，有效的解决了各部门业务量与人员不均的矛盾，合理整合优化了人力资源。[7]山东省桓台县房管局推行主副岗工作机制，一定程度上缓解了人员紧缺的现状，改善了干部职工技能单一、业务面窄的状况，有效推动了“一人一专”向“一专多能”转变。[8]北京大学图书馆也计划于2018年探索馆员主副岗聘用模式，除主岗外，跨部门确定一个或多个副岗，在全面履行主岗工作职责的同时，要求完成副岗工作任务，实行岗位双（多）定、一人双（多）责、业绩双（多）考。[9]主副岗管理制度在诸多党政机关、事业单位的实行且取得的实际收益，都为高校档案工作实行主副岗管理制度提供了现实借鉴意义。

二、高校档案工作实行主副岗管理制度具体实践

（一）甄别关键岗位

高校档案机构（通常为档案馆）业务部门设置由档案工作业务特点所决定，虽各高校档案馆规模各异，但大体可分为收集整理部、保管利用部、编研开发部、信息技术部四个业务部门，或者是以上四个部门的整合划分，每个部门下又可按具体业务进行岗位细分，部门名称在高校而可能不尽相同，但部门功能基本如此。

实行主副岗的前提条件是甄选出关键岗位，关键岗位是指对档案馆业务开展起到关键性作用的岗位，关键岗位人员的不到位直接影响到档案馆工作的正常开展。通常来讲，关键岗位对人员专业知识、技术水平、管理能力要求较高，一般要经过一定的培训才能够胜任工作。从具体实践来看，档案馆关键岗位有服务窗口岗、校史研究岗、档案业务系统维护岗等。此外，同一岗位在不同时期的关键作用也有所不同，例如在每年存档高峰期，收集管理的每个岗位都十分关键；而在档案馆策划展览、展出时，档案编研岗就不可或缺甚至会出现人手紧张现象，其岗位关键性不言而喻。档案馆主副岗设置应优先满足关键岗位。

（二）档案馆主副岗设置办法

高校档案馆主副岗管理制度设置办法可按甄选岗位、匹配人员、培训技能、实践运转、发现问题、再行优化六部曲进行。

1.甄选岗位。高校档案馆实行主副岗制度不必涵盖全部工作岗位，岗位甄选要经过充分的调研和论证，优先保证关键岗位和重要岗位（如各部门主任岗），对于可代替性比较强、技术含量比较低、事务性工作较多的岗位就没有设置副岗的必要。

2.匹配人员。对副岗进行人员匹配时要进行全盘统筹，应结合岗位特点并充分考虑候选人的业务素质、知识体系、管理能力等各方面因素，尽量做到岗位需要和人员能力的最大程度吻合。

3.技能培训。在具体实践中，不可避免的会出现所选人员不能胜任副岗工作要求的情况，这时就需要对人员进行工作技能培训。培训既要走出去参加相应培训班或继续教育研修班，又要引进来，邀请相关专家进馆进行专题培训，以尽快提升人员素质，满足工作要求。

4.实践运转。在岗位、人员都确定下来以及人员能够胜任副岗工作后，主副岗管理制度便可以进入试运转状态。副岗责任人应尽快熟知工作职责、工作要求，并在主岗责任人离岗或选择每周确定时间段到副岗实际工作，通过实际锻炼，来提升自己副岗工作能力。

5.发现问题。主副岗管理制度运转后，应当根据运转实际情况对责任人的副岗胜任情况、工作开展情况进行分析总结，及时发现相关问题并记录再按，以备后期进行调整优化。

6.再行优化。主副岗管理制度运转一定时间以后（通常为一个学期），应根据期间运转情况，对部分岗位副岗人员进行适度调整，逐步实现最优化配置，切实提升工作水平。

三、高校档案工作实施主副岗管理制度的收益

主副岗管理制度在高校档案工作中的应用与实践，确保了关键岗位和重要岗位的持续运转，培养了复合型人才、推动了工作创新、提高了工作效能，取得了较好的工作效益。

（一）培养了复合型人才

主副岗管理制度的实施及其“双岗双责双考核”的工作要求，使单位内部形成了浓厚的学习氛围，每名工作人员都通过不断学习来提升自己业务素质，逐步形成了“一专多能”的工作能力，培养了复合型人才。

（二）推动了工作创新

主副岗管理制度有益于员工破除了单一岗位思维，行成了全局意识。通过主岗和副岗业务的结合，能够发现其中存在的薄弱环节和创新点，有效推动工作创新。例如中国石油大学（华东）档案馆使用的档案远程利用服务系统就是实施主副岗管理制度后的创新成果，系统的投入使用，实现了整个档案利用流程由线下向线上的转变，使档案利用者足不出户获取档案资源成为可能，档案馆的服务工作也因此赢得了较好的口碑。