加强公路工程监理档案管理之我见

文·赵芸芸

加强公路工程监理档案管理之我见

文·赵芸芸

公路工程监理档案管理，是公路工程信息管理的一项重要工作，是监理工程师实施工程建设监理、进行目标控制的基础性工作。它有助于监理工程师积累宝贵经验，有助于保护监理单位合法利益，对不断提高公路工程监理工作水平，为公路工程竣工资料整理提供可靠保证等，都有着极其重要的作用。

一、公路工程监理档案管理中存在的问题

（一）重工程建设，轻档案管理

在公路工程施工监理过程中实施档案管理，不仅是工程项目建设的真实记载，也是公路建设后道路运行、养护和管理的历史依据，更是维护监理单位合法利益的保障，具有重要的凭证作用和法律价值。但是，在实际工作中，由于档案工作发挥效益的滞后性所致档案收集工作在项目建设前期得不到应有的重视，监理单位“重建设、轻档案”的问题普遍存在，严重影响了工程建设过程中对文件资料的收集整理，导致监理项目档案资料管理工作不能和项目建设进度同步进行。往往到项目建设后期，监理工程师才匆忙整理内业资料，从而导致期间的许多文件资料丢失或损坏。

（二）制度不健全，执行不到位

由于大部分监理单位对档案资料重视程度不够，所以很多工程参建单位虽然建立了一些资料管理制度，但都很不健全，难以保证文件资料收集整理工作的有效开展。如监理月报、质量控制文件、监理指令等缺乏统一规定，文件编号混乱、不成体系，文件格式不统一，对后期资料整理工作带来很大困难；对工程竣工资料的编制要求不清晰，缺乏有效控制文件资料质量的具体措施；对资料的保管以及移交等没有专项制度，加之由于项目建设周期长、人员调动频繁等，往往会造成文件资料的遗失，给后期归档工作造成不便和损失。

（三）监督检查不到位

由于公路建设项目管理单位档案意识缺乏，在项目建设过程中，往往是检查质量、安全、进度多，而检查档案管理少。有效的监督检查缺乏，造成监理单位对档案管理工作的不在意，严重影响了工程档案的质量。而档案管理部门往往是在项目后期，甚至是项目完工后才介入项目档案管理工作，造成无法从源头上对项目档案工作加以控制和指导，因此形成的档案质量便难以得到保证。

（四）资料存档不规范，甚至弄虚作假

由于制度不健全、档案意识差，造成了监理单位原始签证资料填写不规范，内容失真，甚至弄虚作假等问题。例如，项目文件字迹不清晰、图标规范，缺少监理工程签认或者使用易褪色书写材料书写；项目文件使用复印件，或未使用激光打印；资料签名不规范，特殊情况代签时没有签字人的委托书；现场监理指令、监理工程师通知、整改情况反馈、监理日志等使用复印件，等等。

（五）业务培训不到位，档案管理人员素质低

由于监理单位档案管理人员，通常由一线工程师技术人员兼职，他们通常比较缺乏对《档案法》和公路工程档案管理相关规定的学习，档案意识、档案知识相当匮乏。有些监理单位虽然也配备了专门的档案管理人员，从事工程档案管理工作，但是这些人员又通常缺乏工程建设方面的专业知识，由于不懂工程专业技术，在档案收集整理过程中也难免经常出现错误。因此，档案管理人员素质低、技术力量薄弱、业务培训缺乏，已经成为限制监理单位档案管理水平进一步提高的瓶颈。

二、改进公路工程监理档案管理的措施

（一）强化公路工程监理档案管理工作领导责任

公路工程监理档案的产生周期长，基本上反映了工程施工监理过程中的每一个步骤和监理工程师的每一项工作，并且具有不可逆性。因此，工程监理档案收集和管理工作必须狠抓责任落实。一方面，要层层落实档案管理的领导责任和岗位责任，依靠合同文件和责任书，将档案管理工作落实到岗位、落实到个人；另一方面，要加大加重对档案管理工作中违法、违规行为的责任追究，按照《档案法》中相关法律责任的规定来约束监理单位的行为。

（二）建立健全公路工程监理档案管理制度

公路工程监理单位要按照档案法和档案管理条例的要求，结合工程项目的具体实际，制定和完善档案管理的规章制度，建立档案管理的领导责任和岗位责任制，健全文件资料的收集、整理、保管、利用、保密等管理制度，做到严格管理、规范管理、科学管理。首先，监理单位负责人要把项目档案管理纳入职责范围、工作计划和工作程序中去，要经常检查和落实。其次，要加强过程控制，坚持项目建设与档案整理同步发展，把档案质量控制融入项目建设全过程。

（三）加强日常监督检查工作，注重奖优罚劣

项目建设管理单位要按照相关法律法规和技术规范的要求，层层落实档案管理工作责任制，督促监理单位在项目实施过程中严格执行“自检、互检、交接检”三检制度和档案验收移交制度。在施工过程中，要定期或不定期的对监理单位的资料收集整理情况进行监督检查，对档案管理先进单位和个人进行表彰和奖励，对公路建设档案工作中有法不依、有章不循的违法单位和个人进行严肃处理。要把在施工阶段档案管理工作与计量支付挂钩，每期中间交工完成的分项工程在计量时，必须在相应的质检资料、试验资料齐全并合格后才能进行计量支付，为搞好监理档案管理工作提供保障。

（四）运用技术手段，提高监理档案管理水平

由于公路建设项目周期长、专业涵盖面广，造成档案数量非常巨大，这些档案资料又不同于一般历史资料，对项目日后的管理、养护有着重要意义。因此，要实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，切实提高档案利用率和利用价值。随着公路事业的不断发展，现代化管理手段已经广泛应用到了公路工程档案管理当中，监理单位在档案收集整理过程中，应该与公路管理信息化建设相适应，积极推广使用档案管理信息化系统，充分利用计算机、摄像机、扫描仪等现代化技术，对项目施工监理过程中所保存的档案资源进行信息化处理，提高档案存储、整理、编目、检索效率，使档案管理由科学化、规范化，逐步走向现代化、信息化。

（五）加强监理档案管理专兼职人员培训

首先，要加强档案管理人员的专业知识培训，使档案管理人员对项目建设程序、技术标准、工程管理、计量支付等有较为深入的理解，让监理单位档案管理负责人同时具备交通部监理工程师资质；其次，要加强档案管理新知识、新技术的学习和培训，使档案管理人员具备工程技术和档案管理双层知识框架。

随着公路建设事业的不断发展，暴露在公众面前的公路安全质量问题也越来越多，监理单位在认真做好项目施工监理工作的同时，加强档案管理、确保档案的完整性和真实性，对保护监理工程师利益具有重大意义。因此，提高监理内业资料管理整体水平，已经成为公路监理企业的当务之急和未来发展的必经之路。

（作者单位：临沂交通工程咨询监理中心）