秘书要善于总结经验

文/张跻国

秘书要善于总结经验

文/张跻国

总结经验，是推动工作的重要方法。任何一项工作要想不断提高，就必须坚持及时总结，发扬成绩，纠正错误，深化认识，不断地把感性认识上升到理性认识，不断地使认识升华和发展。

《学习时报》曾刊登过一篇张珊珍写的《“我是靠总结经验吃饭的”——学习毛泽东的思想方法和工作方法》的文章（2017年2月27日党史党建版）。文中说，1965年7月26日，毛泽东在中南海接见刚从海外归来的李宗仁和夫人时，突然主动向李宗仁的机要秘书程思远发问：“你知道我靠什么吃饭吗？”程一时茫然不知所对。毛泽东接着意味深长地说：“我是靠总结经验吃饭的。以前，我们人民解放军打仗，在每个战役后，总来一次总结经验，发扬优点，克服缺点，然后轻装上阵，乘胜前进，从胜利走向胜利，终于建立了中华人民共和国。”的确，毛泽东等老一辈无产阶级革命家，除了具有高超的理论水平外，还一贯重视在战争中学、向人民群众学、从历史中学、从错误中学，把总结经验作为重要的思想方法和工作方法。对于今天的秘书来说，在做好日常工作的同时，能够做到“有进步、会积累、善总结”，同样是非常重要的思想方法和工作方法。

一、有进步

要多做创造性的工作，少做反应性的工作，这对秘书新人来说是至关重要的。这需要做到以下三点：

首先要有进步的心态。对于刚刚踏进秘书工作大门的新人来说，这可能不是一个问题。但等到各种工作都接触了一遍，对所有工作都能略知一二后，很多人会产生一种应付心理，满足于把事情应付过去，更喜欢做一些纯粹的反应性事务，不愿做或做不了创造性的事务，觉得凡事差不多就可以了。这种“差不多”心态的结果，就是最后工作效果“差了很多”。对于秘书新人来说，首先要有爱岗敬业、甘于奉献的精神。要想从事秘书工作，就不能有太强烈的名利思想。曾有一位领导同志说：“世界上有两种人最大公无私，一是教师（也有说编辑的），二是写材料的。很多写材料的同志，把毕生的心血、智慧和精力献给了党的事业。”因此，抱定要走秘书这条道的决心后，应付、差不多、跑龙套的心态是万万不能有的，拿工作当跳板、满脑子都是名利思想更是要不得，需要自觉摒弃速成心理和侥幸心理，静下心来，下大力气把冷板凳坐热，踏踏实实地增厚自己，一点一滴地备好自己行船的压舱石。

其次要有进步的方法。要学会模仿写作的方法，这是秘书快速入门的一条捷径。比如在公文写作中，掌握了公文写作规范后，就要分门别类地收集一些合乎规范的公文范例，自己需要起草、撰写某种公文时，就能“比着葫芦画瓢”，即便“画”得不那么像，至少画出来的“瓢”不会翘偏得很厉害，起码是站在一个较高的平台上起步了。写一些特定文稿，也需要模仿一下别人的文章结构、语言风格等。比如，在一些重要文稿的写作上，首先要有理论的高度、全局的高度。为领导同志起草讲话稿，要充分反映领导同志的政治眼光、思想境界、政策水平、学识才干。怎么反映呢？以下几点首先是必须要考虑到的：一是思想政治上要正确，不能有原则性错误；二是观点要鲜明，不能模糊、含混不清；三是内容要充实、饱满；四是层次要清楚；五是逻辑要周严；六是语言要讲究；七是有自己的特点、风格；八是提出问题要抓住重点和本质，分析问题要鞭辟入里、入木三分，解决问题的政策措施要切实可行等。再就是要简洁、精练，不拖泥带水。如此，便是一篇好文稿。所以，模仿写作是初学者入门的有效途径，但模仿绝不是抄袭，模仿是借用别人有用、有益的地方，掰开了、揉碎了，升华为自己的东西的过程。

二、会积累

要善于在工作过程中积累知识、积累经验，不仅把自己当作一个连通器，使做过了的事情毫无痕迹地一遍遍从手中溜过，还要把自己当成一潭深水，每做一件事都能沉淀下一些东西来，并且对沉淀的这些东西能吐故纳新，而不是成为“死”知识。

能积累的一个重要前提是要有比较宽广的知识面。要能胜任各种文稿写作的任务，秘书除了具备从事文字工作的基本知识外，还要掌握和了解一些经济方面的知识，熟悉经济工作，有数字概念。要广泛涉猎政治、历史、法律、文化等方面的知识，了解一些自然科学领域的知识，懂得一些写作技巧、逻辑知识、文法和修辞等。这就需要秘书时刻注意加强自身知识积累，做到工作学习化、学习工作化。

这种积累，一方面是指要善于自我积累，每干完一件事都能从中学习到一些经验、技巧，这些都是需要靠平时的知识积累才能实现的；另一方面是指要学会做知识管理。在知识爆炸的今天，秘书不可能什么知识都会去涉猎、去实践，而且还有很多情况是实践不了的。这时就需要用到知识管理了，也就是说，对自己还没有掌握或者积累起来的知识，自己需要时知道从什么渠道获得，向谁获取，进而与自己已经积累起来的知识互通有无，使所有的知识都能“活”起来。只有这样，才能做到博观、博学、博览，“集众长归于我”，使所积累的知识和尚未积累的知识都能为我所用，进而更聪明有效地工作。

三、善总结

要善于从自己做过的工作中总结经验。这就要求秘书在工作中要用心。所谓用心，就是要从所做过的事情中总结提炼出点儿东西来，不能盲目去干，干完就散，不动脑，不总结，马马虎虎，稀里糊涂，知其然不知其所以然。而是要充分发挥大脑加工厂的作用，勤于思索，善于思索，处处留心，多问几个问什么，当一个工作上的明白人。比如，许多事情似乎早就明白，如果问上几个为什么，就会发现自己并不明白而是糊涂，经过认真思索之后，就会变糊涂为明白，这个明白才是真明白。只有这样，才能在有工作的“量”的积累的基础上向“质”的方向努力，这一次的工作才不仅仅是上次工作的简单重复。

比如，办完一次会，就要回过头来看看，成功在什么地方，有哪些不足，成功的原因得益于什么，不足是什么原因造成的，下一次再办这样的会时，应当怎么注意克服，然后将成功的做法模式化、标准化。哪些程序是按部就班推进的，哪些是需要思考完善创新的，哪些是应当特别注意的，哪些是容易出现纰漏的，等等。只有这样，才能把一些隐性的知识显性化，把一些创新性的工作创造性地做好，既节省时间，提高效率，还能不断积累知识、经验。起草文件也是这样，起草前要认真吃透上情，摸清下情，做好上下结合的文章；起草后要关注这件文稿是如何流转的，各环节分别做了哪些改动，为什么要这样改，自己当时是如何考虑的；下发后在阅读执行和理解上有什么问题，这些问题是因何产生的，今后如何才能避免这些问题等。完成一篇讲话稿也是如此。秘书在接到一个讲话稿起草任务后，要多问几个为什么，到底用什么样的主题更能说明问题，用什么结构更能表达出这个主题，用什么样的语言才能符合领导身份和讲话习惯。文稿出手后，不能以为领导通过就万事大吉了，还要继续跟踪这篇讲话稿在会场上的实际效果，领导在现场做了哪些改动，为什么要这样改，自己当时为什么没有考虑到，听众的反映是什么，应该达到的效果达到了没有，达到或没达到的原因是什么，等等，都要一一分析清楚，为下一次撰写积累经验。只有这样，时刻注意把握各种文稿的基本特点、基本规律、基本方法，用正确的思想、科学的方法指导文稿的写作，在不断地写、不断地总结、不断地反思、不断地改善中，秘书的文稿写作水平和能力才能一步步提高，才能在时常回头看和不断总结提炼中，使思想认识有新飞跃，写作水平有新提升，工作能力有新提高。

总结经验，是由感性认识上升到理性认识的一个重要环节，也是每个人提高与进步的有效途径。仔细观察一下，我们周围有很多好的同志，有的相互之间天赋接近，学历相同，经历相似，实干的劲头也差不多，但他们提高和进步的程度却相差很大，重要的原因在于如何对待总结经验。提高快的人，每做完一项工作，都要琢磨琢磨，总结一下，找出成功的原因，或失败的理由。有的人之所以本事小、办法少、进步慢，主要原因不是脑子笨，而是脑子懒、工作不得法。因为总结经验并不是一件简单的事，不是编顺口溜，凑四六句，而是在马克思主义理论的指导下，将丰富的材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作，要经过艰苦思考、分析、综合、概括、抽象。总结经验需要提高认识，需要加强理论学习，总结经验的目的是为了把今后的工作搞得更好。所以，总结经验需要把学习理论、研究工作紧密相连，三者在一定意义上讲都是一码事。否则，不注重学习，静不下心来，豁不出辛苦，不经过“十月怀胎”般的琢磨与苦思，怎么能指望有“一朝分娩”的经验诞生呢？

（责编/刘博）