秘书长的必备条件及要求

◎汤涓

秘书长的必备条件及要求

◎汤涓

根据本次研修班的主题，通过广泛收集相关专业材料，结合在总会担任秘书长的工作实践，经过认真梳理，现就秘书长的必备条件及要求谈一些心得体会，意在抛砖引玉，与同行共勉。

秘书长的基本职责和角色定位

秘书长是社会组织非常关键的职位。根据民政部社会团体章程示范文本和有关社会组织管理制度规定，秘书长在理事会、会长领导下工作，并对其负责。概括起来，秘书长在日常工中要担负起四个主要职责，扮演好四个重要角色。

四个主要职责

1.主持办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划。

2.组织实施社会组织主办或承办的重大活动。

3.收集、整理、分析与本组织有关的重要信息、动态向会长报告工作情况，为理事会决策提供参考建议。

4.组织协调各分支机构，代表机构，实体机构开展工作；提名相关机构主要负责人，提交理事会审定。

四个重要角色

1.日常工作的管理者

秘书长最重要的角色是主持秘书处日常工作。秘书处是社会组织开展工作的坚强堡垒，是执行理事会决定，落实办会宗旨的具体保证，秘书处的建设水平和工作能力，直接影响社会组织整体发展状况。作为日常工作的管理者，秘书长要切实抓好秘书处的自身建设，通过思想建设、作风建设、制度建设、组织建设和能力建设，建立一支思想觉悟高、业务素质好、工作能力强的工作人员队伍，以保障各项工作顺利开展。要组织开展各项活动，确保年度工作计划顺利完成，切实发挥好“大管家”的作用。

2.战略规划的建议者

秘书长在工作中，既要认真组织落实年度工作计划，更要通过收集、整理、分析与本社团有关的重要信息和会员的意见和建议，对本会中长期工作提出切实可行的工作方案设想和发展规划建议，切实发挥好“参谋助手”的作用。

3.决策、任务的执行者

秘书长要负责牵头执行理事会作出的决策，负责将各项工作部署进行细化并组织落实。秘书长对决策的执行要向理事会、会长负责，并接受领导机构和全体会员的监督和检查，要真正发挥好“首席执行官”的作用。

4.各种关系的协调者

社会组织是民间组织，没有行政权力，做好工作要依靠政府部门、会员单位、社会各界的大力支持，秘书长担当协调各种关系的职责，是社会组织的外交官。

秘书长的思想素质要求

为了履行秘书长应尽的主要职责，切实完成好“大管家”、“参谋助手”、“首席执行官”、“外交官”的角色，秘书长在思想素质方面要具备下面五种精神。

学习精神

当今时代是信息高度密集，新技术层出不穷的时代，知识更新快，经济社会发展快，社会组织面临的新机遇新挑战多。秘书长要有终身学习的意识，通过各种方式向会长、会员学习，向专家学习，加强理论研究，通过开阔视野，拓宽思维，不断打开工作的新局面。

敬业精神

要热爱秘书长这一光荣的职业，把职业当作事业对待，淡泊名利，守好本分，全心投入，把工作职责范围内每项工作，每个细节都做好，爱岗敬业，争创一流。

奉献精神

无论处理秘书处日常工作，还是与机构分支、会员单位合作，秘书长都必须要勇挑重担，积极付出，乐于奉献，营造以付出劳动为光荣的氛围，带领团队快乐完成各项任务。

吃苦精神

在工作中将面临各种矛盾和问题，面对许多的风险和挑战，秘书长在思想上要不怕苦不怕难，行动上要咬定目标，苦干实干，想法设法，攻坚克难，经受考验，增长才干。

自律精神

秘书长是秘书处工作人员的表率，是对外开展工作的形象大使。秘书长要树立正确的世界观，人生观，价值观，无论有无监督，都能自我控制和自我监督，依法依规，遵章办事，不断陶冶情操，努力提高内在和外在形象，成为一名道德品质高尚，自律能力强的秘书长。

秘书长的能力素质要求

具体表现为具备六种能力：

一、团队管理能力

秘书长应具备一定的组织领导水平，运用丰富的管理经验，充分发挥团队各部门、各工作人员的优势，在合理时间内组织团队完成既定目标，并在工作中不断培训、交流，不断提高团队的战斗力。

二、执行能力

秘书长要根据理事会、会长的工作部署，根据完成时间的要求，把每一项工作进行细化管理，制定详细的执行方案，把每项任务落实到部门，落实到具体经办人员，并认真根据执行方案，严格检查、指导、督促，确保每项任务按时、按质完成。

三、组织协调能力

秘书长要具备全局观念，民主作风；协调处理好秘书处不同部门之间、不同分支机构、代表机构、实体机构之间的关系，要坚持公平公正，遵章办事，以和为贵的原则，及时解决存在问题，充分发挥各方优势，形成合力，促进和谐发展。

四、创新能力

秘书长作为“首席执行官”，在服务会员、执行计划、完成任务的过程中，经常会碰到新问题，接触新事物，发现新机遇，迎接新挑战。因此要有创新思想，从实际出发，客观分析新情况，及时提出新思路，果断解决新问题，不断总结新经验，创造性地开展工作。

五、业务能力

秘书长要熟悉社会组织运作，要熟悉行业业务，要熟悉会员需求，业务上要具备下面四种基本能力：

1.服务能力

“服务国家，服务社会，服务群众，服务行业”是社会组织的办会宗旨，秘书长必须要有强烈的服务意识和建立完整服务体系，带领秘书处在日常的每项工作中为会员、为政府、为各方合作伙伴提供良好服务。

2.经营能力

社会组织是非政府拨款单位，该组织的办公场地，人力资源，活动开展都需要经费。秘书长需要有很强的经营意识和经营能力。每年要根据本社会组织的费用支出实际，制定年度经济目标，并组织秘书处各部门按照计划开展活动。通过会费收入，政府购买服务，业务活动等确保实现年度目标。

3.策划、宣传能力

秘书长要有品牌意识，根据会员的要求，所在行业、地区的特点，积极策划本组织的品牌项目，并通过报纸、公开刊物、互联网等媒体广泛宣传，打造成全省、全国，甚至是国际品牌。

4.写作、表达能力

提交社会组织的发展规划，编制年度工作计划，提出活动方案是秘书长的主要工作，所以秘书长要有较强的写作能力。组织座谈会、培训会、代表社会组织出席会议等也是秘书长的日常工作，所以秘书长需要具备较好的表达沟通能力，增强本社团的凝聚力和影响力。

六、社交能力

由于秘书长的工作联系面较广，涉及面较宽，又有较强的综合性、机动性和应急性，因此秘书长要处理好下面几个关系：

1.内部关系

关键要处理好与会长和同事的关系。

（1）与会长的关系。会长主持日常工作，秘书长接受会长领导，因此在处理与会长的关系中要抓住三个关键环节：首先要积极努力工作，想方设法完成各项任务；其次，遇到困难或计划有变时要及时请示、汇报，争取指导，解决问题；最后，遇到新机遇，接到新任务，要积极建言献策，发挥参谋助手作用。

（2）与同事的关系。秘书处的同事是与秘书长朝夕相处共同工作的合作伙伴，秘书长工作上要以身作则，按规章制度平等对待每一位同事，按照目标任务督促全面落实，心平气和指出问题，耐心细致地帮助改正错误。在生活上，要关心同事的身心健康，同事遇到思想问题要及时分析，帮助解决；遇到家庭、个人等问题要主动关心，调动资源，协助解决困难。

2.会员关系

为会员服务是各社会组织的办会宗旨，不言而喻，秘书长与会员是服务与被服务的关系。因此在思想上要牢固树立全心全意为会员服务的意识，行动上要有“三心”。一是热心，对会员提出的要求，只要能办的要积极热情地协助办理，不能解决的要说明原因，并提出解决建议，务必做到热情周到，有求必应；二是要虚心，有许多会员在自身建设，品牌打造，活动宣传等方面积累了丰富经验，要虚心向会员取经，取长补短，携手合作，共同发展；三要耐心，有时也会遇到一些情绪比较激动，语言比较偏激的会员，对此要耐心聆听，换位思考，想法设法稳定对方情绪，积极沟通，化解矛盾，解决问题。

3.政府部门关系

处理好与政府部门的关系，要抓好三个关键，一要自觉接受业务主管部门的领导和指导，重要会务、重要工作、重大活动要请示报告；二要积极协助、配合业务主管单位、指导单位完成各项任务；三要多汇报，多沟通，及时反映行业、会员的现状、诉求，及时通报信息，专业提出政策建议。

4.社会各界关系

社会各界泛指与社会组织有关联的不同单位和团体，如新闻界、学术界、商界等。真诚沟通，合作共赢是处理好与社会各界关系的总原则。

新闻界是与社会组织联系最广泛、最密切的，社会组织如果要在公众中获得良好的声誉和影响，一定要获得新闻媒介的积极支持。秘书长要处理好与新闻媒介的关系，需把握好三个要点：

（1）要经常积极主动与新闻媒介取得联系，及时提供好素材、好稿件。

（2）要尊重他们的独立性、特殊性和重要性，充分了解不同新闻媒介的特点，发挥不同媒介的优势，广泛深入宣传社会组织。

（3）要正确对待新闻媒介的批评和误解。对于负面报道，如果内容属实，应该立即承认错误，着手整改，并通过新闻媒介把正确的态度和行为传播出去，重新树立形象；如果报道失实，要心平气和地指出失实之处，并邀请媒体调查核实后给以更正。

（作者系广东省社会组织总会常务副会长兼秘书长/本文根据作者在广东省社会组织负责人研修班发言材料整理而成）