“大数据”时代下的电子档案建设趋势

卫丽亚

摘要：随着电子信息技术的发展，电子档案越来越受到人们的青睐，由于电子档案有其自身无法克服的缺陷以及管理的局限性，使得电子档案不能完全取代纸质档案，因此在现阶段档案管理中电子档案与纸质档案应并存是客观需要的。

关键词：电子档案；纸质档案；并存；管理

档案是社会信息的历史沉淀，也是人类社会历史发展的轨迹。根据《中华人民共和国档案法》的解释，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的具有保存价值的各种不同形式的歷史记录。长期以来，纸质文件作为档案的主要载体被保存、利用。信息时代的到来，作为信息重要承载形式的档案存储介质发生了巨大的变化，以纸质为主要介质的传统档案存储形式正在逐步向以磁盘、光盘等为介质的电子档案存储形式过渡。在今后相当长的一个时期内，档案工作将处于纸质档案与电子档案并存阶段。因此探索电子档案和纸质档案的同步管理，对建立与发展档案信息网络信息共享、充分利用档案信息资源有着重大意义。这两类档案有着各自的特点，决定了它们将长期共同存在、共同发展。

一、大数据及电子档案概述

（一）大数据的概念

大数据又称“巨量资料”、“海量资料”，指的是所涉及的资料量规模巨大到无法透过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理，并整理成为帮助用户筛选决策的积极资讯。“大数据”是由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的数据集合，是基于云计算的数据处理与应用模式，通过数据的整合共享，交叉复用，形成的智力资源和知识服务能力。

（二）大数据的特点

一是数据体量巨大（Volume）。当前，典型个人计算机硬盘的容量为TB量级，而一些大企业的数据量已经接近EB量级。二是数据类型繁多（Variety）。这种类型的多样性也让数据被分为结构化数据和非结构化数据。除了以文本为主的结构化数据，非结构化数据越来越多，包括网络日志、音频、视频、图片、地理位置信息等，这些多类型的数据对数据的处理能力提出了更高要求。三是价值密度低（Value）。如何通过强大的机器算法更迅速地完成数据的价值“提纯”成为目前大数据背景下亟待解决的难题。

（三）电子档案的概念

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。在大数据背景下，电子档案是具备数量巨大、结构复杂、类型众多特征的数据集合。

二、电子档案与纸质档案相比较各自不同的特点

从本质上讲，电子档案与纸质档案都是文件存在的形式，是信息与载体的集合体，电子档案与纸质档案都是社会活动者真实活动的记录，具有参考利用价值，需要存档备查。所不同的是，电子档案在记录方式上有许多不同于纸质档案的特点。

（一）信息存储的高密度性

电子档案的储存介质或者载体可为磁盘、光盘、软盘、硬盘等能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容，而纸质档案只以纸质为载体。无论是磁盘还是光盘，有海量存储之称，这种信息存储的高密度性可节省档案的存储空间。

（二）依赖性和不可识别性

电子档案是利用计算机形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，它是电子计算机在档案工作中应用的产物，也是档案现代化的重要标志。电子档案必须依赖于计算机软、硬件和数据库及网络系统才能识别出来。然而，纸质档案采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出。

（三）信息与载体间的可分离性

就电子档案而言，信息与载体是可分离的，它可以在不同介质间拷贝，其信息可以完全游离于记录方式和载体之外，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。相对于电子档案而言，纸质档案的载体是实体，具有相对的稳定性，那么，传统的纸质档案在承载信息的稳定方面仍然处于高优势状态。

三、电子档案与纸质档案并存的必要性、长期性

档案的本质属性是它的原始记录性，档案管理的最终目的是为了查阅，纸质档案与电子档案并存恰恰满足了档案本身的这两种基本功能。在档案管理实践中，纸质档案具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但其承载的信息量较小，占据空间较大，管理与检索不便。而电子档案体积小、信息量大、检索迅速便捷，但其数据在传输过程中容易失真，一旦被修改则无法识别，没有确定的法律地位。同时，电子档案的信息形态是数字化的，对设备有着很强的依赖性，并且寿命短，影像记录的稳定期不长。比较两者的优劣不难看出，纸质档案与电子档案并存融合了两种档案的优势，既可发挥高效检索功能，又可保证档案的凭证价值。因此，在电子档案的局限性未得到根本解决之前，两种档案将长期并存。

四、对纸质档案与电子档案并存管理的探索

（一）建立相对独立又彼此联系的两套管理系统

由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

（二）并存期间应根据自身特点实行双套制

鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带），制成双重备份，分别归档管理。

（三）实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式

电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。

（四）建立一套科学合理的管理制度

电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

五、结束语

综上所述，纸质档案与电子档案在现阶段各有优势，在经济建设及服务中各自发挥着特殊的作用。因此现阶段做好电子档案与纸质档案的长期并存工作，相辅相成，相得益彰，逐步完善档案管理手段，是档案管理工作的重要课题。

参考文献：

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[3]刘俊玲.档案开放利用的信息安全保障研究[D].安徽大学，2016（09）：88-89.

（作者单位：中国建筑第七工程局有限公司）