财务档案管理中存在的问题和对策探究

王庆云

摘要：随着我国经济的快速发展，企业单位与事业单位的财务档案管理工作得到了人们的普遍关注，其在单位管理中发挥着举足轻重的作用，有力支撑着事业单位各项活动的顺利开展。时代的发展日新月异，财务档案管理工作也需与时俱进，要适应社会经济的飞速发展。为了保证财务档案管理工作的顺利开展，本文首先指出了财务档案管理工作中存在的一些弊端，接着提出了针对性解决策略，希望对财务档案管理工作的创新有所帮助。

关键词：财务档案管理；制度；问题；对策

所谓财务档案就是记录与处理企业与事业单位各种经济活动所出现的全部财务信息，其不但在企業事业单位的决策与发展规划中起着决定性作用，而且也为企业事业单位开展经济活动提供了有效的信息支持。财务档案的管理就是管理企业事业单位内部的财务工作。只有切实提高企业事业单位的财务档案管理水平才能促进企事业单位的健康发展。

一、企事业单位财务档案管理的主要方面

第一，在使用资金过程中出现的各种凭证；第二，各种财务报表；第三，会计账目主要涉及资金使用情况与固定资产等；第四，银行存款对账单与会计档案；第五，电子档案；第六，在财务档案升级过程中需要保存的有关数据与备份；第七，记录财务数据的维护记录本；第八，设备设施；第九，经过审核的会计档案；第十，其他财务管理资料与数据。

二、开展财务档案管理的意义

企事业单位的财务档案记录着其开展的各种社会经济活动，在其财务管理中具有非常重要的地位，其中包括着企事业单位过去长期发展过程中形成的财务资料，在企业事业单位的发展中发挥着不可替代作用。

第一，在社会快速发展过程中会涌现数不胜数的信息，信息资源在社会发展中发挥的作用日益彰显。财务档案则代表着一个企业事业单位的经济信息，其在企业事业单位的发展过程中发挥着重要作用，如果一个企业事业单位能够有效开展财务档案管理，那么则可以有力推动企业事业单位财务与经济建设的顺利进行。因此提高财务档案管理水平可以促进企业事业单位的健康发展。

第二，在财务档案管理过程中，财务档案可以为企业事业单位的决策者提供有效数据，财务档案也可以记录企业事业单位中的重大经济活动。依据财务档案信息可以掌握一个企事业单位财务信息的详细情况，有时还可以据此了解企事业单位过去的经营情况，企事业单位的管理人员在做出重大决策过程中，要参考单位内部提供的财务信息，才能保证决策的科学性与合理性。

第三，企事业单位可以依据财务档案制订预算。在企业单位与事业单位当中，要想做到开源节流还需依靠完善的财务档案信息，只有不断提高财务管理水平，才能获得较高的经济收益。不管企业单位与事业单位处于哪一个档次，其财务档案信息都包涵着单位的收入与支出、重大经济活动等具体情况。因此企业单位或事业单位的财务管理工作在其转型升级与提高管理水平中均发挥着非常重要的作用。

三、当前财务档案管理中存在的主要弊端

在企业单位与事业单位的财务管理中都存在着一定的弊端，阻碍着这些单位财务管理工作的顺利开展。只要善于确定财务管理工作中的重点内容，解决其存在的主要问题，就可以不断提高财务档案管理水平。笔者下面指出了上述单位在财务档案管理中存在的主要弊端，希望能够引起有关工作人员的大力重视。

（一）没有意识到财务档案管理工作的重要性

一个企业不但承担着创造社会财富的作用，而且也要为人们提供大量的就业岗位，所以企业的存在价值就是产生可观的经济效益与社会效益。一个企业要想实现健康发展，离不开企业内部的财务档案管理工作，财务档案记录着一个企业在不同发展时期各种活动的详细情况，因此要意识到财务档案工作的重要性，才能促进企业的持续性发展，同时在激烈的市场竞争中处于有利地位，有时还能够帮助企业有效应对当前国际竞争，在国家经济发展中贡献自己的力量。因此财务档案管理具有非常重要的作用，财务档案管理工作同样指导着各种市场活动的正确运行，一个企业要想得到健康发展，则必须要认识到财务档案管理工作的重要性，做到这一点才能保证企业的顺利发展。当前财务档案管理工作中存在的主要弊端就是人们没有意识到其重要性，在财务档案管理工作中还没有形成有效的制度。如果企业领导意识不到财务档案管理工作的重要性，不重视财务档案管理工作，那么则会严重阻碍其财务管理工作的顺利开展，间接制约企业竞争力水平的提高。

（二）不能贯彻执行相关法律法规

当前不具备完善的财务管理标准，我国推出《档案法》与《会计档案管理办法》以后，历经多年的发展与完善，财务档案管理工作收到了一定的效果，但当前很多企业的财务工作人员与管理人员还不能主动开展财务档案管理工作，不存在自觉管理意识，不能认真贯彻执行上述规定。还有的企业认为财务管理工作就是银行业务中的转账与汇款等，大量企业管理人员更不能将财务档案建设与我国法律法规联系在一起，导致我国企业财务档案管理工作质量低下。我国虽然已经推出了有关财务档案管理的若干规定与措施，但这些规定与措施只是一些宏观上的手段，并没有具体推动办法。

（三）财务档案管理信息化程度不高

最近几年，我国科学技术得到了快速发展，当前财务档案管理工作中普遍引入了信息技术手段，但有的单位还不了解电子财务档案管理工作内容，没有制订与此相对应的管理制度，导致电子财务档案管理工作不能顺利进行。有的研究单位不具备相应的管理经验，不能及时处理收集的档案数据与资料，导致档案信息的安全性受到威胁。同时因为保存电子档案的环境存在一定的问题，有的研究单位在保存储存有电子财务档案信息的介质时出现损坏现象，导致储存数据的丢失。

（四）不能有效执行各项规章制度

由于财务档案管理制度不完善，因此工作人员在实际管理工作中存在一定的轻视心理。因为没有及时制订完善的管理制度与不能配备数量充足的管理人员，有的领导对财务档案管理工作不重视，所以很多工作人员在实际管理工作中存在严重的形式化现象。企事业单位在实际财务档案管理工作中效率不高，特别是不能严格依据国家法律法规关于财务档案管理工作的具体要求进行档案信息的整理工作，出现了大量的不良言论。有的事业单位不能及时将收集的档案信息整理入档，有的企业单位不能严格管理财务档案中的商业机密信息，导致机密信息的泄露，进而使企业在激烈的市场竞争中处于不利地位。

（五）存在较大的安全风险

事业单位与企业单位的财务档案管理工作都必须建立完善的管理制度，才能有效保障财务档案信息的安全。我国当前法律规定，在查阅有关财务档案信息时，只有经济监督部门具有此项权力，其他部门要想查阅档案信息必须得到各个部门的审批才能进行，这样设计的目的就是为了有效保障档案信息的安全。但很多单位在执行过程中，不顾及制度的约束，将人情面子放在第一位，只要处于体制内的工作人员都可以查阅档案信息，甚至在具备条件时还可以任意复制或粘贴档案内容，导致档案信息的大量泄露，对档案信息的安全造成了较大威胁。查阅档案信息的环节非常繁琐，导致档案信息不能及时为社会各界提供有效服务。由于不能有效保障档案信息的安全，导致财务档案管理在单位中处于尴尬地位。

四、提高当前财务档案管理工作水平的具体措施

上面主要论述了企事业单位财务档案管理工作中存在的主要弊端，为了有效解决上述各个方面的问题，笔者认为可以应用下面这些措施予以应对，切实保证企事业单位财务档案管理工作的顺利开展，提高财务档案管理能力。

（一）制定实用的、完善的财务档案管理制度

在企事业单位的财务档案管理过程中，首先要建立完善的档案管理制度，才能保证档案管理工作的顺利开展，才能具备明确的档案管理工作判断标准。不管哪一方面的工作都必须具备完善的规章制度，财务档案管理工作也不例外，因此当前财务档案管理工作必须建立完善的、一致的制度，有利于保证档案管理工作有法可依，有利于保证及时整理企业发展过程中出现的各种财务数据，开展系统性档案管理，使档案管理在企业今后发展中发挥更为重要的作用。加强财务档案信息的保护工作，才能进一步提高财务档案管理水平，在财务档案管理过程中，要求每天详细记录企业的收支情况，保留原始记录，有利于今后工作中查找。

（二）建设高素质的财务档案管理团队

第一，档案管理制度要切实发挥应有的作用，要做好企业内部的教育培训工作，财务负责人要组织有关部门对财务管理工作人员开展财务档案管理培训，定期进行考核，只有考核通过的管理人员才能进入工作岗位，在考核中不能取得合格成绩的人员要继续参加学习，中间不得参加工作，只有考核通过后才能上岗。制度中设计相关监督处罚条款，要定期审核财务档案管理人员的工作开展情况，主要涉及档案资料的收集、整理、分类、登记等各个方面，档案管理人员务必要严格依据法律法规的规定认真整理档案资料，同时做好档案信息的保管工作，要严格依据企业财务档案管理规定落实档案信息的查阅、复制、销毁等各项工作。第二，财务档案管理工作要在员工绩效考核中有所体现，企业在开展绩效考核过程中要引入财务档案管理内容，要严格考核有关管理人员的工作完成情况，考核结果与管理人员的工资待遇结合在一起，凡在财务档案管理工作中做出重大贡献的工作人员要给予一定的奖励，在管理工作中表现平平的工作人员要给予一定的惩罚，这种制度有利于激发管理工作人员的工作热情，认识到财务档案管理工作的重要性。

（三）档案管理工作实现信息化

我国当前已经进入信息化时代，财务档案管理工作也应尽快实现信息化。在档案管理工作中引入信息化技术可以保证财务档案管理效率的有效提高。引入信息化技術可以实现档案管理的现代化发展。随着在档案管理工作中大量引入网络技术、远程通信技术、计算机技术等现代化手段，档案数据处理与信息传输也实现了电子化，有力拓展了财务档案管理领域。由于大量引入先进的现代化技术导致有效提高了档案管理效率，逐步淘汰了财务档案传统管理模式。再有，还需保证财务档案管理工作信息化水平的不断提高，要逐步形成网络档案体系。要想保证财务档案管理工作信息化水平的不断提高就需及时引进高质量的基础设施，也就是各种软件与硬件，建设档案信息网络，大量引进高质量的新型存储介质，大力应用信息技术手段，淘汰传统档案管理模式。要注意选择那些安全性能高的储存介质，及时做好备份工作，才能有效保障档案信息安全。当前用于电子财务档案管理的介质纷繁多样，要求不断提高管理水平，应用合理的管理手段。要求储存环境满足储存介质保存的各项标准，保证其时刻处于良好状态，随时可以投入使用。在管理电子档案过程中还需意识到计算机病毒对其具有重大的危害，一旦储存档案信息的计算机被病毒入侵则会导致信息的泄露与丢失，因此要求财务管理人员必须采取各种有效手段保证档案信息的安全。同时结合当前新型档案载体特点及时引进新型保护措施，以确保档案信息的完整。电子档案管理还需建立完善的、实用性强的管理制度与控制制度，保证机密档案信息不会出现泄露现象，严格管理储存有机密档案信息的磁性介质，防止磁性介质出现消磁现象，才能有效保证财务档案信息的安全。

（四）档案管理工作要责任到人

导致财务档案管理制度不能有效执行的主要原因是由于管理当中存在着诸多问题，首先要在实际管理当中提高工作人员的责任意识，在落实财务档案管理责任的同时将绩效考核与人员的工资状况结合在一起，要求企业与事业单位都需意识到这一点，事业单位中包括医院、医保中心、高职院校等部门。档案管理人员要实行必要的奖惩措施，才能保证管理工作的高效开展。再有，还需严格监督财务档案管理工作人员的工作情况，只有建立完善的监督机制才能保证工作人员切实履行自身职责，意识到自身工作的重要性，激发工作热情。

（五）建立完善的管理程序

为了解决财务档案管理工作中存在的风险问题，应该制订完善的保密措施，不但可以有效保证财务信息的安全，而且也可以使财务档案在企业管理中发挥更为积极的作用，提高企事业单位的服务水平。设计管理程序要不受人情面子的约束，切实保证制度的贯彻执行，严格落实档案信息的保密措施，一旦出现泄密行为则需严厉追究相关责任人的责任，对其给予必要的惩罚，才能使财务档案信息管理收到较好的经济效益与社会效益。

五、结论

总之，我国经济的崛起离不开企业单位与事业单位的健康发展，而企业单位与事业单位中的财务档案管理工作在其中发挥着不可替代的作用。要求企业单位与事业单位的领导层意识到财务档案管理工作的重要性，为其配备数量充足的管理人员、制订完善的档案管理制度，使其在企业发展中发挥更为积极的作用，为企业带来可观的经济效益与社会效益。

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（作者单位：中国石化炼油销售有限公司）