浅议档案的现代化管理

胡英

中图分类号：G72 文献标识码：B文章编号：1672-1578（2017）09-0238-01

随着社会进步和科技飞速发展，档案工作在城市建设中发挥的作用也越来越大， 特别是近几年，由于通信技术和信息科学的迅猛发展，使参与城市建设活动的各个环节得以迅速的有机结合，同时，由于计算机技术的高度发展，大大提高了档案馆的信息收集、存储、加工、传输能力，打破了时间和空间的障碍，迅速的、全面的处理和传输大量电子文件成为可能。 档案管理工作己经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化自动管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶，确实有效地减少了工作中的重复劳动， 节省了大量的时间和人力、物力，大大提高了工作效率。作为一名普通的档案管理工作人员，我深切体会到这场前所未有的科技革命给档案管理工作带来的巨大变化，下面，就档案的管理工作谈一点自己的看法。

一是档案管理工作的标准化、规范化。这是档案工作走向现代化的前提条件。档案工作标准化、规范化的内容包括案卷组织的方法和格式、分类规则、标引规则、档案保密规则等，而以案卷组织及其著录、标引规则为核心。只有这样，它才会为计算机的输入、检索提供可行的条件。

二是利用现代化的高科技手段提高档案工作效率。利用高科技手段不仅能够提高工作效率，而且能够克服以往手工操作时一些难以解决的困难。现代化的管理离不开现代化的设备，档案工作需要不断增加现代化的设备，如利用电子计算机进行检索，利用扫描仪进行扫描，利用传真机进行传真等，这些扫描、 传真、网络及现代化的档案保护等技术，都是进行档案现代化管理的重要保证。加强档案现代化管理必然促使档案管理工作更加科学、合理， 为社会创造更多的经济价值和社会价值。纵观现代社会的档案管理，基本呈现以下几个特点：

（1）现代化档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任，档案主要是为城市建设服务的，其内容的多样性要求档案工作者必須具有多方面的知识，要有档案管理方面的知识，这就要求我们的档案员需具备细致和认真的工作态度。档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好档案管理的各项工作。从当前的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、 知识结构不尽合理等现象.现在是信息时代，要跟上社会发展，才能解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。

（2）现代化档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。 现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格等对档案分门别类，组成档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。 需要查阅哪方面的内容，只需用鼠标轻轻点示对应的目录即可，方便快捷， 整个档案管理系统清晰明朗，一目了然。

（3）现代化档案管理存在的不足.①随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码。电子文件具有易修改性、拷贝性、真实性和完整性、 归档管理及档案信息载体的原始性。要求档案管理学理论予以深入研究并作出指导。②现代化档案管理作为一项新生事物，对于如何实现档案信息 资源共享并及时、准确定位、提供社会服务等方面仍存在很多不够完善的地方，这是档案管理工作所面临的新问题。③电子档案的保密性。现代化档案管理中，由于许多文件都需要通过网络传输，网络安全问题，在传输的过程中及存档后的保密问题也是面临的新问题。那么该如何做好档案的现代化管理工作呢？

1.提高依法管理档案的意识

档案管理方面的法规目前主要 有《中华人民共和国档案法》，但是，许多地方、部门并没有能够严格执行国家的法律法规，依法管理档案的意识不强、 措施不到位，档案管理工作的标准化、制度化、规范化都无从谈起。提高依法管理档案的意识，是使档案工作进一步走向法制化、规范化道路的必要途径。

2.提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员综合素质的的提高，是现代化管理中不容忽视的问题。档案管理人员的素质包括知识素质和业务素质，知识素质主要是档案工作人员的学历、知识的深度和广度等， 业务知识主要包括现代社会中应具备的职业技能，如计算机水平、组织协调能力等。我们只有通过不断的学习、培训，不断的加强自身的科学文化教育， 努力提高自己的综合素质特别是科技素质，才能满足现代化档案管理工作的需要，使档案管理工作能够顺利进行，从而更加科学的管理好现代档案。

3.加强档案管理的制度建设

建立比较完善的档案管理制度是做好档案管理工作的保障，它必须是在遵循国家现有的法律法规的基础上，结合本单位的实际情况，具体问题具体分析，作出的符告本地区政治、经济、社会 发展需要的管理制度。

4.加强网络建设

我们正处在网络时代，全球信息高速公路建设和信息化步伐日新月异以前所未有的速度发展。我们的档案管理工作也要紧抓时代的步伐，进一步加强单位的网络建设，畅通信息渠道。 档案管理的最终目的是为了提供利用，为城市的发展、人民的生活提供更多的便利，因此，加强网络建设，对提高档案管理工作的整体性和系统性有很大的促进作用。

相信随着科技的发展和进步，经过千千万万档案工作者的不懈努力，档案管理工作一定会在更高、更广、更深的领域得到发展，为国民经济的发展做出一定的贡献。endprint