对《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的思考

邹静

摘 要：国家档案局10号令是适应市场经济体制下的档案管理工作要求，是企业结合实际贯彻执行的文件。我公司通过加强学习，完善档案人员队伍，充分发挥专兼档案员职能，分步骤确定归档范围，完善档案管理系统，实现归档文件的应归尽归。

关键词：档案局10号令；档案资源；资产关系档案管理

2012年12月17日，国家档案局颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令），自2013年2月1日施行。

我所在单位公司对10号令开始加大力度组织学习和落实。在学习过程中深刻认识到10号令不仅是对企业文件材料的归档范围和保管期限的规定，也是在企业作为市场经济主体地位不断凸显的大背景下，结合企业自身发展特点开展企业档案资源建设的重要依据。

1 10号令出台的重要背景

1、企业档案管理随着市场的发展而发展

近年来，我国现代企业管理再社会主义市场经济的大环境下伴随着信息化的发展带来了包含企业档案管理的变化，其变化在两个方面表现得尤为突出，一方面企业管理在规范企业内控管理、科研生产一线输入、研发实力积累、追踪产品质量、展现企业形象等方面所起的重要凭证依据和参考作用越来越明显；另一方面，企业档案管理的环境、对象等都发生全新的变化，特别是电子文件的大量产生，给传统档案管理工作带来挑战和机遇。

2、市场经济环境下对档案管理提出了更高的要求

国际上，安然事件出现后，美国版本了“萨班斯法案”，该法案明确了会计档案的保管期限，而且要求必须充分保证会计档案的真实性和长期可用性。在国内，财政部、审计署、证监会、保监会五部门印发的《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用、评价和审计指引》中，要求企业应当妥善保存相关记录或资料，要求企业建立完善的档案记录管理。

3、10号令引入了资产关系的内容

10号令第三条指出：“各级档案管理部门依照资产关系分别负责对文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。”这其中将“资产关系”概念引入到档案工作中，是十分必要和及时的。也就是说，企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围，而且从10号令的归档范围来看，也是囊括了企业所有的各类活动中产生的重要文件。

2 10号令的法律地位

10号令“以令”的形式发布，属国务院部门规章，是除《档案法》和《档案法实施方法》等法律法规外最有效的文件，居于一般的办法、标准、规范上。10号令对企业文件材料收集、归档的范围和相应的保管期限的规定实用性和操作性很强，是对现有企业档案管理依据的有益补充。

3 在落实10号令过程中的思考

1、组织学习、完善队伍

公司对专职档案员和兼职档案员进行10号令内容的宣贯和组织学习。按照“企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围”思路的指引，我们意识到兼职档案员掌握的第一手材料很关键，只有充分发挥兼职档案员的作用，让其掌握10号令对本部门文件材料的要求，才有可能实现文件材料的“应归尽归”。

2、分步梳理公司档案归档范围和保管期限

集中学习后，考试分步梳理公司实际的档案归档范围和保管期限。第一步是部门层级的梳理。部门兼职档案员对照10号令的范围要求，梳理各部门应当归档的范围和保管期限。第二步是公司级的梳理。专职档案在汇总部门的情况后，进行集中讨论，确定公司文件材料的归档范围和保管期限，并纳入公司档案顶层文件。

3、与现有档案类目划分的衔接

公司按照10号令的总归档范围，设计了规档方案，最大限度地发掘现有档案类目的包容性，将新的归档范围尽可能合理地纳入其中。并要求完成归档范围与档案类目划分的对应关系的梳理。同时，完善公司现有各门类的档案管理方法，将新的归档范围和保管期限要求纳入到具体的管理方法中。兼职档案员只需要熟知自己部门的归档范围和保管期限，做到应归尽归。归档材料与档案类目的衔接由专职档案员完成。

4、加强预立卷指导，积极为公司各类检查提供档案材料

公司档案部门树立了档案前端控制思想，要求对档案产生部门的预立卷指导工作，监督归档前的文件管理活动，与业务部门配合。

通过上述几个方面的措施，公司的档案资源体系建設进一步完善。然而，档案资源建设是一项长期而艰巨的基础性工作，以后我们将持续深入贯彻执行国家档案局10号令，大力推进档案资源建设，促进企业档案工作的发展，为企业发展助力。

参考文献

[1]金科加强基础建设促进企业自律《中国档案》2013（2）

[2]朱桂玲萨班斯-奥克雷法案与企业文档管理《山西档案》2016（2）endprint