数字化档案文件格式选择的基本要求

吴冰云

摘 要：档案事关一个人的重要信息，它也是伴随一个人一生的重要问文件，真可谓事关重大。它的真实性和长久保持性都要求数字化档案文件的格式相对稳定和它的环境相对安全稳定，能够长期不变和被保存。如果文档的文件格式容易变化，容易被改变，或者是文件格式一遭受到破坏，或者被人恶意的损坏，就可能使档案的安全受到威胁。所以对数字化档案文件的选择要特别谨慎，要坚持这些最基本的原则和要求。

关键词：档案文件格式；选择；基本要求

随着科学技术的发展，纸质版的档案在人们处理问题、核实信息的过程中，呈现了它诸多的不足。纸质版档案已经跟不上时代的步伐了。这就需要改变另一种模式，去实现档案的管理和保存，这时候数字化档案就出现了。数字化档案的出现是互联网进步的结果。是人类高科技的体现。数字化档案可以有效的是实现档案的长期性管理，它可以弥补纸质档案的诸多不足，还可以提高人们对档案管理的效率，可以保证全网档案信息资源的充足、全面和系统，而且数字化档案可以规避许多风险，真正实现档案的长期保存和有效管理，对信息的管理意义重大。但数字化档案文件的实现要求有适合它的文件格式，而且数字化文件格式又受诸多因素的影响，我们要全面综合的去评估它，从而去选择最合适的文件格式。

1 广泛性

数字化档案文件格式的广泛性是指这种格式被广大的商家和用户使用，具有很大的通用性，广泛的被大家采纳。具体体现一个文件格式是不是具有通用性，就可以看它的数量，它被商家接受的程度，各个系统对这个文件格式的包容性，还有就是用户获取它的便利性。它能否被广泛使用一个很大的程度，就取决于它的便利性，即是否可以更好的为大家服务。数字化档案的格式化最终目的就是要被广大的用户去利用，所以它的广泛性是很重要的，只有这个文件格式具有通用性，在较为平常的环境下，就能够打开使用。这样它才会有市场，才会得到广大用户的支持。如果一个文件格式具有通用性，那么相信更多的系统都会尽可能的去适合那个文件格式，各个系统就会以这个文件格式作为规范，以求达到兼容。这样他的系统才能发展起来。技术是否开放性，必然会影响到一个文件格式的通用性，如果一个文件格式的技术是开放的，那么它的通用性肯定就很大。如果一些文件格式是具有专利的，仅被少数人使用，那么它的通用性是会受到很大的限制。所以档案的文件格式，技术的开放也是一个很重要的因素。所以数字化档案文件格式一定要有广泛性，被很多商家用户使用，使用户在较平常的环境下就能打开和使用。这样数字化文件格式，才实现了它应有的价值。

2 保证文件的保真性

数字化档案是把纸质的档案数字化，也就是进行拷贝。而且档案一定要保证它的真实性，内容绝对不可以失真，不可以泄露。所以选择文件格式一定要保证文件的保真度，任何文件档案进行数字化时，都会造成一定的失真。失真是不可以避免的，但是要把那个范围控制到很小，文档一定要真实。在数字化时切不可失真，这是文件格式最起码要保证的，也是最基础的，同时也是最重要的。数字化档案的目的不同，对其保真的要求也不同。但档案文件的保真度是明显要高于其他文献的。所以一定要控制失真的范围，把失真率控制到最小。如果连档案最起码的真实和准确都保证不了的话，那么数字化档案就失去了它原有的意义。

3 保证文件的大小

眾所周知，卷帙浩繁的档案文献，就算是精品中的数字化，也需要占据大量的存储空间。而且档案一年增加就特别多，逐年的累加，只会多，不会少。所以会需要大量的存储空间，在刚起步的时候，可能觉得档案存储空间需求不是那么大。但是数字话档案文件是需要长期保存的，它的累积量是惊人的。所以文件大小的选择，十分的重要。使用不同格式的文件格式，它所占据的存储空间的差别是非常大的。所以我们要尽量选择一个文件档案，但是它所需的存储格式要尽量的小。而且对于音频、视频文件格式，里面的差别就越发的大。有时一个文件的大小，用不同的文件格式，其中最大的容量是最小容量的92倍。由此可见，选择小的文件，是有多么的重要。而且对于同一种档案文件，采用不同的压缩方式，它所占据的存储空间也相去甚远。其最大占有空间比可以达到两百比一。但是他们的视频保真度却相差不大，即效果差不多。需要值得注意的是文件格式的大小，不仅与它所采取的压缩方式，它所选择的文件格式有关，还跟数字化过程中有关参数的设定有关，比如图像文件的分辨率、音频文件的采样频率，还有某些文件格式的压缩方式和压缩比等等。而且文件的文件越小，它的保真度就可能不那么好，文件的大小是与保真度成反比的。所以，如果你对档案的要求特别高，要求保证率特别高的话，那么它的文件就不能特别小。要根据具体情况具体分析。，要明确数字文件所能所允许的最大的范围。在这情况下，尽量选择所需空间小的文件。

4 档案数字化的目的

档案数字化的目的是为了长期的保存，但是为长期保存的目的，同时也存在两种情况，一种是原件销毁，用数字化档案文件代替原件。当然这种档案文件要求可以长期保存，且不失真。另一种就是原件不消毁，利用数字化制作一个复件。对于前一种情况，要求的保真性及长期保存性要远远高于后者，数字化档案文件的目的不同，那么它所要求的文件格式类型也就不一样。我们要根据档案数字化的目的，去选择，尽量适合它的文件格式。各种档案的文件格式可以不一样，但一定要是最适合的，可以让用户在较为平常的环境下就能够打开使用。使它的普及性比较高，通用性比较强。档案数字化的目的就是最大限度的发挥档案资源的价值。对传统档案进行数字化，旨在为信息传输备货，其意义不言而喻。所以，档案对它的失真度及长期保存有着严格的要求，对文件格式的选择极其严格，文件格式对档案数字化的意义是非常重大的。

5 结语

数字化是档案信息建设过程中一个非常重要的环节，它将纸质的各种信息如纸质档案、图片信息、声音档案等信息通过扫描、摄入、采集等方式转化成数字化的文件。通过这项技术，可以极大的提高档案信息的利用率。在这之前有许多历史档案老化，或者是保存不当、管理不当的原因，而遭受到毁坏。甚至有一些重要的档案，现在已经不存在了。但是通过制作数字化副本来代替原来的纸质档案。可以有效的保护重要历史档案免遭破坏。还可以避免各种自然灾害给纸质档案带来的灾害性后果。通过异地存放多种数字化档案文件可以解决以前纸质档案的诸多不足。但是，数字化档案文件也需要选择合适的文件格式，而且选择合适的文件格式是受诸多因素的影响的。比如说文件的大小、文件格式的通用性、文件的保真性和文件的目的的影响等等，我们要根据数字化档案的背景，去合理的选择文件格式。使得数字化档案文件可以最大限度的为人们服务，实现它的最大化价值。

参考文献

[1]数字化档案文件格式选择的基本要求[J]. 索辰妍. 黑龙江科技信息. 2016（07）

[2]高校档案数字化问题与对策[J]. 张庆美. 山东档案. 2017（04）endprint