影响行政事业单位档案质量原因及应对

温冬冬

摘 要：行政事业单位档案的工作制度要依照档案管理的效率和质量为基本原则，进而对行政档案进行科学化和规范化的管理，进一步加强对行政事业单位的有效评价和监督。本文首先说明了行政事业单位档案管理的重要性，然后分析了影响行政事业单位档案质量的因素，最后详细阐述了提高行政事业单位档案管理质量的应对措施。

关键词：行政事业单位；档案管理；质量；制度；信息化

1 行政事业单位档案管理的重要性

行政事业单位在变革和发展中，为了确保各项工作有序开展，建立科学合理的管理制度是必然选择，结合单位自身发展情况明确发展方向，有针对性推动事业单位的改革进程。档案管理工作在行政事业单位中所起到的作用十分重要，贯穿于各项工作始末，直接影响到事业单位的整体运行和发展，同时为事业单位的管理和决策提供了参考依据。故此，加强行政事业单位的档案管理，首先需要完善档案管理制度，寻求合理的创新思路，推动行政事业单位发展。由此看来，提高行政事业单位档案管理质量十分关键，有助于进一步发挥档案管理工作的重要性。

2 影响行政事业单位档案质量的因素

（一）档案管理制度不完善、重视程度不够

大部分行政事业单位缺乏系统的管理制度和管理体系，而且行政事业单位的领导者没有充分认识到档案管理工作的重要性，同时对档案管理工作的监督力度不够明显。其次，由于档案管理工作自身的特点，许多档案管理人员认为档案管理工作枯燥乏味、不重要，而且没有花费过多时间的必要。正是由于领导者和管理人员没有档案管理意识，思维落后才使得档案管理人员大多缺乏工作积极性。这严重制约了行政事业单位档案管理工作的进步。

（二）档案管理现代化水平不高

虽然现代社会信息技术在不断创新和发展，但是档案信息管理没有充分利用现代设备和现代技术使得档案管理仍然处于较低的水平。而且由于档案管理技术复杂且混乱，档案管理工作变得越来越随意和盲目。除此之外，行政事业单位对档案管理部门的投入过低，许多电子设备已经不能适应当前单位的需求。一些档案管理的软件已经不能实现信息共享和信息管理的目的，这是制约档案管理信息化的重要因素。

（三）档案管理人员的素质有待提高

档案管理人员是档案管理的实行者，他们的专业素质和综合能力是决定档案管理水平的重要因素。在信息化背景下，行政事业单位的档案管理人员需要具备基本的操作能力和专业知识。但是就目前的情况来看，许多行政事业单位的档案管理人才极为短缺，大部分管理人员不具备档案管理的能力，而且他们缺乏档案管理意识，认为自己的工作无足轻重以至于他们缺乏责任感。由此可见，信息化背景下培养专业的档案管理团队的重要性。

3 提高行政事业单位档案管理质量的应对措施

（一）提高领导重视程度，建立完善的档案管理制度

为了确保行政事业单位档案管理工作有序开展，首先应该提高领导干部的重视程度，注重在传统工作基础上创新，建立完善的档案管理制度，为后续工作有序开展提供坚实的保障，促使档案管理工作可以充分发挥原有作用。与此同时，还需要发挥制度的约束作用，促使员工可以严格遵循制度要求开展工作，确保制度内容落到实处。同时建立完善的奖惩制度，调动员工工作积极性，对于违背制度要求的予以惩处，切实提升档案管理工作的成效。

（二）加大档案管理工作的宣传力度

在单位档案管理工作中，很多人对档案管理的工作没有引起足够的重视，从而导致档案管理的工作出现一定的问题。为加强相关人员对档案管理工作的认知和了解，我们可以从宣传的角度出发，来对其进行一定的宣传。首先应加强单位领导阶层对档案的认知和管理；其次，可以在现有的宣传基础上，制定一些新的宣传措施；最后，还要在宣传的基础上做好相应的监督管理工作，以提高相关的管理人员对档案管理工作的 认知。

（三）加强管理力度，提升档案管理水平。

行政事业单位在档案管理工作中，工作人员自身专业素质和职业素养水平高低将直接影响到工作效率，为了便于各项工作的开展，应该加强档案管理工作的宣传力度，定期组织员工培训和学习，掌握更加前沿的理论知识和工作技能，可以借助现代化手段开展档案管理工作。同时，行政事业单位应该加强队伍建设，定期检查档案管理工作情况，根据实际情况动态完善管理方法，并进行严格的档案管理考核工作，提高档案管理重视程度，促使档案管理工作更加規范化、标准化。

（四）提升行政事业单位档案管理的信息化程度

管理现代化是档案管理的发展趋势，同时也是档案管理服务质量的发展需求。行政事业单位的信息化档案管理可以提高管理的效率，还可以延长档案的保存和使用寿命。

第一，行政事业单位要提高档案信息的时效性管理，及时传输信息；

第二；实行计算机辅助管理，利用现代化技术对档案资料进行技术处理，完成对档案资料的纸质形式和数据形式的存储和管理；

第三，充分利用计算机网络实现档案管理的创新，并且在一定程度上实现档案信息的网络共享，向社会提供更好的服务。档案管理信息化的实现能够提高行政事业单位档案的质量和效率，从而提高了档案信息的利用率。

（五）创新行政事业单位档案管理人员培训机制，提高档案管理能力

从我国目前行政事业单位档案管理的整体情况来看，档案管理的效率不够高、专业技术比较落后，管理人员的整体素质也不够高，从容导致在进行实际管理工作的过程中，容易出现一些问题。由此可见，相关单位必须加强档案管理创新的工作，尤其是要加强对单位档案管理人员的管理。在一些必要的情况下，还需要对相关的管理人员进行一定的培训，从而加强工作人员的专业素质。因此，可以建立相关的培训机制，并对不同岗位的工作人员进行有针对性的培训，而在进行培训的过程中，也要有针对性地进行培训，从而保证能够从最大程度上提高档案管理人员的整体素质，最终达到提高档案管理质量的目的。例如：可以进行多媒体的培训、讲座的宣传等。在现在多媒体应用的情况下，还可以进行线上的宣传，既方便又省时，宣传的效率也比较高。除此之外，还需要加强工作人员的思想道德教育，使其工作态度得到进行进一步加强。

（六）创新档案资源共享，提高档案利用价值

从一定程度上来看，档案管理主要就是为了能够对档案进行科学而有效地分类，并及时提供相应的数据资料，最终达到提高行政事业单位管理水平及综合实力的目的。但是现在大多数行政事业单位中，档案的管理水平和管理技术都相对比较落后，这就从很大程度上限制了档案管理的发展。因此，我们可以采取相关措施，比如：通过实现资源的共享的方式来加强档案的管理。在行政事业单位的档案管理过程中，可以利用云共享的方式加强档案的管理效率，也可以利用云共享对档案进行上传、储存以及其他相应的管理。为了让档案的利用价值得到提升，还需要加强互联网的应用，才能够有效实现资源的共享，并提高档案的利用价值。

4 结语

综上，行政事业单位在改革发展中，档案管理工作在其中起到了十分重要的作用，传统的档案管理方法和手段已经无法满足实际工作需求，迫切地需要寻求合理对策予以解决，提升档案管理质量。

参考文献

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