做好儿童福利院孤残儿童档案工作的措施分析

彭纯玲

摘 要：孤残儿童是儿童福利院的主要组成部分，对他们的档案进行严格的登记与管理至关重要。加强对孤残儿童档案的规范化管理，可以在一定程度上展开援助与帮扶。随着科技的高速发展，信息技术已经渗透到工作与生活的方方面面，孤残儿童档案管理可以借助新的信息技术来进一步提升工作效率，更好地为儿童福利院孤残儿童提供服务。

关键字：儿童福利院；孤残儿童；档案管理

儿童福利院是由国家民政部门举办的，国家给予经费，儿童的公民权利、生存、生活和受教育的权利受到法律保护的儿童福利机构，主要收养的是无人抚养的孤儿、弃婴和残疾儿童。孤残儿童是社会救助的重点对象，对他们在福利院的档案进行严格登记与管理可以有效保障他们的合法权益不受侵害，让他们更加快乐的成长。

1 儿童福利院孤残儿童档案管理的现状

1.1 档案管理工作者整体工作水平不高，对工作不重视

由于儿童福利院的领导对于孤残儿童档案建立工作的不重视，才导致档案工作人员工作懈怠情况的出现，在一定程度上制约了孤残儿童档案工作的发展。福利院孤残儿童的信息资料登记一般是由相关的业务部门的人员进行简单的登记，在收集整理完后交给福利院档案室进行保管，没有设立一个专业的档案管理部门进行登记与保管。负责档案登记的人员有的是单位其它部门的职工或是兼职人员，由于他们的不专业，对于档案资料的整理与登记不能抱有谨慎、细致的态度，存在对孤儿与残疾儿童的概念进行叠加记录的现象，书写不规范，字迹不清晰，证明材料不齐全等问题频频出现。从孤残儿童的入院到出院，都没能及时将这个过程中孤残儿童病史、体检、心理障碍、被收养信息和原始凭证进行及时建档入档。

1.2 档案管理部门与其他各部门的联动性较差

由于档案室与各职能管理部门之间信息的不对称，在福利院孤残儿童的姓名、收养、病史治疗等信息改变之后不能在第一时间进行资料的更新，这就会给福利院后续的管理工作带来阻碍。档案管理部门被看成是一个形式化的部门，不能够发挥其真正的效用。档案管理人员缺乏与其他部门，如医务部门、康复部门等之间的交流，而这些其他部门有这些孤残儿童有价值的原始信息。加之，没有运用到电脑的办公软件对儿童资料进行汇总更新，所以对孤残儿童信息的保存在各个部门零散地进行堆砌，长此以往就会造成孤残儿童材料的丢失。

1.3 孤残儿童档案建档、更新速度缓慢

很多的福利院对档案的登记工作还是运用传统的纸质档案，这种过时的纸质档案登记薄一方面会造成大量纸的消耗，另一方面由于档案室的空间小、湿度大、光照少等原因都会给档案的保管产生较大的问題。孤残儿童的信息是不断进行变动的，比如说：心理疾病治愈情况、寻亲父母的结果、收养情况等，在纸质档案上对孤残儿童的信息进行涂改是非常不规范的做法。同时，由于档案的数量多，在对某些孤残儿童的档案进行登记、查阅时也需要花费大量的时间与精力。如果不能够顺应时代的发展建立孤残儿童档案信息数据库，那么就无法实现与同级部门之间、上级部门之间的信息共享。

2 如何做好儿童福利院孤残儿童的档案管理工作

2.1 出台严格的档案管理机制，增强档案意识

随着经济社会的不断发展，我国社会的各项经济制度已经得到了进一步的完善与改进，但是社会福利制度方面还是存在很多的问题，与发达国家的发展水平还存在一定的差距。福利院等相关的慈善部门还要结合自身的档案管理水平来完善档案管理制度，社会上的其它医疗、教育单位也要伸出自己的援助之手，最大范围为福利事业做出自己的贡献。孤残儿童的管理要进行严格的保密，不经允许不得擅自让无关人员进行查看、复制孤残儿童的档案，对违反规定的人员要承担相应的法律责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任。档案管理人员要增强学法、守法、执法的意识，恪尽职守。

儿童福利院管理部门还要加大对档案管理重要性的宣传，不要让档案管理部门认为自己的工作是可有可无的，要让工作人员们知道对孤残儿童的档案进行管理可以有效避免在孤残儿童在走向社会后的各种问题与麻烦。加大对档案管理人员的薪资待遇，重视他们在工作中的地位，调动档案工作人员的工作积极性。

2.2 引进档案管理人才，重视对工作人员的日常培训

在档案管理人才的招聘方面，增加编制，招收一些有高度的责任心、能够发挥主观能动性、有爱心并且善于向同事、领导学习的年轻人来到福利院工作。引进的人才不仅要有较高的思想觉悟和职业道德，还要熟悉电脑办公技术的运用。在专业技能培养上，定期让他们去兄弟单位沟通交流办公技巧、请单位业务能力强的人给大家开展讲座、鼓励档案管理人员去参加继续教育等，努力提高知识水平与管理能力。同时，档案管理人员还要具备信息化技术手段。随着信息技术的不断发展，计算机办公已经应用于社会生活的各个方面，所以档案管理人员要熟练运用电脑软件对福利院的孤残儿童进行建档入档，进一步提升工作的效率。此外，档案管理人员还要在工作的过程中不断积累经验，始终抱有一颗谦虚、谨慎、努力、上进之心去对待工作，不断学习先进的社会制度与理念，创新工作方法，与时俱进，把小事做精做细。

2.3 儿童福利院各管理部门加强联动，实现信息共享

孤残儿童的信息资料会涉及到多个部门，这就要求各部门之间要经常进行沟通协调，及时进行数据资料的交接，确保各部门之间信息的对称。可以在每一个管理部门里专门设置一名档案资料管理人员，档案资料管理人员要定期与档案室的管理人员进行对孤残儿童的照片、基本信息、病史、收养父母资料、死亡等情况的核对，做好档案的移交工作，由档案室收集资料，再统一进行保管。可以通过建立孤残儿童档案大数据库，每个部门的档案档案管理人员都有权限登录到该网站，对孤残儿童数据库进行建档更新，那么各部门之间就可以实现信息的共享。档案室的管理人员要对各个孤残儿童的每个信息进行记录与核对，做好摸底工作，从孤残儿童、孤残儿童亲戚邻居及各部门来收集资料信息，确保信息的全面。

2.4 建立电子档案，个性化定制“一人一档”

为了更好的记录这些孤残儿童的成长经历，福利院可以建立孤残儿童信息管理系统，对每一位进入福利院的儿童进行编号，按照编号建立个人档案，内容包括入院记录、健康检查记录、康复治疗记录、受教育记录、家庭收养纪录、离院记录、反馈记录、寻亲记录和其他需要登记的信息，确保“一人一档”。运用电子计算机技术系统完成文件的起草、登记、修改、删减、打印、统计等工作，减少用手抄写的时间，进一步提升工作的效率。此外，在对孤残儿童的档案进行管理时一定要注意对照片的收集，如果有的孤残儿童被养父母收留之后会寄来他们收养的孤残儿童的成长照片，那么福利院的档案保管室管理人员要把照片及时上传到该孤残儿童的个人档案里，避免信息的错误输入。档案里的这些信息与资料是对于孤残儿童来说最宝贵的资料，会对他们以后的人生发展产生巨大的影响。

3 结语

综上所述，做好儿童福利院孤残儿童的档案管理工作不仅可以向孤残儿童这类弱势群体提供帮助，还能够实现档案管理工作的自身价值。随着儿童福利事业的推进，对儿童档案管理的要求会越来越高，档案管理人员要严格遵守相关法律法规，创新工作方式与方法，不断追求进步，提升对管理工作的认识，把社会先进技术手段融入进自己的档案管理工作中，努力为我国的福利事业迈上一个更高的台阶做出自己的贡献。

参考文献

[1]魏巍.试论儿童福利院孤残儿童档案的规范化管理对策[J].华章，2014.10（16）：324.

[2]江丽娜.孤残儿童福利院照顾模式存在的问题及发展展望[J].南京：南京理工大学.2013.endprint