初探信息时代档案管理工作存在问题及对策

那·巴衣尔达拉

【摘要】随着科学技术的不断发展，信息技术已经深入到了人们的日常生活中，尤其是对于档案管理工作来说，在信息技术的运用下有着重要的意义。与传统档案管理不同，信息时代下的档案管理就是借助信息技术来进行管理的，所以就要分析出现阶段中存在的问题，采取有针对性的措施，提高管理的质量。基于此本文针对信息时代下档案管理工作中存在的问题进行了简要阐述，并提出几点个人看法，仅供参考。

【关键词】信息时代 档案管理 工作 对策研究

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）40-0033-02

在社会经济的发展下，科学技术得到了广泛的运用。信息管理与公开已经成为了社会发展水平的重要体现之一。且对于档案管理工作来说，属于一项比较复杂，工作量相对较大的工作，因此就要正确利用好信息技术，以此来提高档案管理的效果，保证工作的质量，满足信息时代下的档案管理发展需求。

一、现阶段档案管理工作中存在的问题

（一）通用性不足

对于档案管理工作来说，存在着软件不统一的问题，且在档案部门中所采用的计算机型号以及软件系统上也存在着较大的差异，这样也给档案管理软件研发工作产生出了较大的困难。其次，在电子政务系统以及办公自动化系统上也存在着统一化研发不足的现象，加之受到管理软件通用性不足的影响，使得档案共享难以实现，最终也就限制了档案的信息化发展。

（二）标准化程度不高

在不同地区中档案管理内部网站建立时并没有采取统一化的建设形势，这样也就造成了后期管理上出现了风格不同的问题，从而也就难以形成标准化与规范化的管理。由于档案管理标准化程度不高，也就降低了档案管理工作的质量[1]。

（三）安全性与保密性不足

借助信息化手段来开展档案管理工作虽然在一定程度上降低了档案管理中的工作量，但是受到网络黑客以及病毒等方面的影响，使得档案管理工作很容易受到攻击，从而造成系统瘫痪，甚至是一些重要资料出现了丢失的问题。其次，在不稳定环境的影响下，使得档案管理的安全性与保密性不断降低，最终也就造成了档案管理难以满足实际的要求。

（四）工作人员素质不高

在信息时代的影响下，现代档案管理与传统档案管理上存在着较大的差异，所以也就需要工作人员掌握好计算机技术与网络技术，并熟练操作计算机，这样才能在管理软件出现问题时及时采取正确方法。但是通过调查可以看出，现阶段的档案管理人员综合素质并不理想。所以为了保证档案管理工作可以满足健康发展的需求，就要不断提高工作人员的综合素养，以此来满足长远发展的需求。

二、提高档案管理工作效果的措施

（一）做好信息化建设工作

对于信息化建设工作来说，是解决信息时代下档案管理工作的重点。且确保档案管理实现信息化管理的目的就是要实现档案资源共享，充分发挥出档案的价值。第一，要借助先进的信息技术来提高档案管理的自动化水平。如在对档案进行分类的过程中就要及时做好编程工作，以此来识别好不同类型的档案资源，从而对档案资源实现有效的整理。第二，要借助互联网中的传输通道来进行远程操作，实现相互交流的目标[2]。

（二）提高数据的质量

在开展档案管理数据库建设的过程中，不仅要满足当前状态的管理任务，同时还要从未来发展的角度上出发，保证工作的前瞻性，这样才能保证数据库可以满足时代发展的需求，实现不断的完善与补充。其次，是要控制好数据库的建设质量，确保计算机在识别档案资源的过程中可以找出优质的信息，对于一些已经老化的信息来说，就要做好单独存储工作。

（三）建立出安全保障系统

为了提高档案管理工作的安全性，就要及时对档案管理中的安全系统进行升级与完善，以此来避免出现资源外泄等问题，从而保证政治建设与经济建设的质量，满足社会的发展需求。其次，档案管理安全系统中主要包含了以下两个部分：第一，要保证档案信息存储上的安全。第二，要确保档案信息使用上的安全性。对于存储安全工作来说，就需要工作人员在系统设计的过程中不断加强安全系统，保证信息录入的效果。在档案使用安全系统时也要及时对接触档案资源的工作人员进行审查，并借助实名制等方法来进行登录[3]。

（四）提高专业人才的培训力度

想要做好档案管理工作并不是一件简单的事，所以在实际中就要求相关部门要积极组织工作人员参与到培训中去，通过建设出专业技术强与综合能力高的技术团队，以此来满足档案管理工作的需求。其次，对于档案管理人员来说，也要掌握好基本的管理制度，借助课余时间来进行学习，以此来掌握好信息化、网络化以及计算机等方面的知识。

综上所述可以看出，随着时代的不断发展，档案管理工作就是从信息技术与网络技术的基础上来进行的，不仅可以满足信息时代发展的需求，同时也成为了档案管理工作健康长远发展的基础。因此，在实际中就要分析出现阶段存在的问题，采取有针对性的措施，保证档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]柳青，董娟，林雪.信息時代档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2004，（05）：45-46.

[2]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012，（23）：124-124.

[3]陈琳.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].时代报告：学术版，2012，（12）：88-88.