OA系统在县级气象部门办公中的应用

翁玲+张婷

摘 要：赤水市气象局建立了OA办公系统，是为办公信息上傳下达、信息采集汇总等需求提供的电子政务办公管理系统，可以将市委、市政府、省局、市局各股室的文件进行手动录入，实现公文、通知、公告、请示的上传下达，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，最终实现赤水市气象局日常办公管理的规范化、标准化、科学化。

关键词：OA系统；基层气象部门；规范化

中图分类号：S716.1 文献标志码：A 文章编号：2095-2945（2017）33-0129-02

1 概述

随着计算机和网络技术的快速发展，办公室信息化及自动化的步伐也日益加快。赤水市气象局作为基层气象部门需接受上级气象部门、地方政府、其他相关单位的邮件，其办公室的工作繁琐、处理邮件工作量不断增大，在日常工作中要努力加强电子政务建设。为大力推行公文处理管理发展模式，建立科学有效的运行管理机制，进一步规范公文处理管理工作，在气象业务体制改革的新形势下，有必要通过“OA办公系统”以实现公文处理零积压，推进公文处理管理工作科学、稳定发展，实现系统多人异地共同完成一件工作，从而实现无纸化、移动办公。

2 OA系统

结合基层气象部门的实际需要，在充分考虑管理部门工作人员和业务人员的不同需求后，设计了OA系统，包括五个模块，分别为：公文收文、公文发文、人员管理、事务公开、基础信息。

2.1 公文收文

收文管理的功能主要是以电子文档的形式处理和记录上级公文、平级来文、内部公文等。主要的处理过程有：收文登记、拟办意见、办公室主任意见、副局长意见、局长意见、分发股室承办、传阅、送交归档等功能。管理人员可以通过“收文查询操作”对收文处理全过程进行跟踪与监督。对办理完毕的收文系统还提供全文检索、条件检索、统计等功能。

收文管理是公文到达后，收文登记人选择公文类别，登记编号，送交相关人员进行拟办，根据公文类别的设定流程，送相关人员进行处理，承办，传阅等，也可以自定义下一步处理流程。并且在流转过程中，只有待办人员才有权打开办理，其他人不能打开。最后由公文管理员对公文进行归档。归档时，可采用自动归档。

由气象局办公室文秘对政府发过来的公文进行收件处理。政府文件分为办件，阅件两种。办件需要进行批复，阅件只需要查询。公文收文要按照各种类别的公文分别进行接收。即是每一种公文的处理流程不同。每一种公文都有单独的处理签，流程步骤，正文版式。公文收文拟稿要从选择一种公文处理签开始。每一种公文的处理签，流程步骤需要预先定义到系统中。后期也可以添加新的公文类型。

公文收文被办公室文秘拟稿后，根据该种公文的处理流程开始流转审批。本级审批后，可以选择下一步的审批人。也可以由系统自动选定下一步审批人。如果选择拒绝，那么审批流程将会被中止。进过层层审批后，文档最终进入到归档状态。

在公文收文的过程中，主要是通过逐级审批把公文的流转向前推动。同时公文在流转过程中也存在传阅的流程。传阅即时是把该公文传递给指定某些人进行查看。

2.2 公文发文

发文管理的功能主要是处理内部制定的或外来文件转发的公文。发文管理是一个单位对具有约束能力文件形成过程的一种管理。如执行发文拟稿、核稿、会审、会签、签发、文书打印、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成，所有的工作流程可以由用户自定义，所有的送交批阅痕迹，修改痕迹，操作时间和操作人都被详细保留。同时，对发文系统还提供全文检索、条件检索等功能。

发文管理是拟稿人根据需要选择行文列别（行文用签，处理流程，正文模板）起草公文，根据行文类别的流程设定，送交相关人员进行审核，复核，会签，签发，校对等工作，然后由办公室进行发文登记，编号，套头，盖章后进行文件的发放（分发，下发，办结）等工作。最后由公文管理员对办结公文进行归档。

2.3 人员管理

2.3.1 请销假记录管理

气象局职工登录OA后，可以在请假管理中申请请假。申请从开始时间到结束时间，某种类型的假。请假申请被管理员（一般是办公室人员）批准后，该请假条开始执行。请假期满或规定的假期满后该职工通过OA平台销假，销假申请结束后，整个请假流程完成。考虑到通用性，也可以由管理员自行录入某人的请假和销假过程。局长可以查看全局的请假统计。比如某人全年一共请了多少假，每个月请了多少假，分别在哪些天。

2.3.2 出差记录管理

出差记录管理是由气象局职工在OA中填报出差申请单，由管理员进行批准后，出差开始执行。出差返回后，该职工应在OA中对出差申请单进行返回登记，管理员批准后，出差完成。考虑到通用性，也可以由管理员自行录入某人的出差申请和返回登记过程。局长可以查看全局的出差统计。比如某人全年一共有多少天出差，分别在哪些天。

2.4 事务公开

管理员（气象局局长）把办公室重要文件通过本功能进行公开，但是需要指定哪些文件公开给哪些人。只有具有查看该文件权限的人才能查看，无权限的人不能查看。

发布重要文件，管理员在该模块下发布重要的文件，文件类型可以是word，txt，xls，pdf等各种类型的文件。并且指定可以阅读的人。只有具有阅读权限的人才能查看该文件。无权限的人可以查看重要文件的标题，但不能查看详细内容。如果他确实需要查看该文件，可以申请查看权限。申请后，管理员可以在后台对该申请进行批准或者拒绝。只有申请被批准后，原申请人才可以查看该重要文件。

2.5 基础信息

职工管理：

对气象局的职工的基本信息进行管理。包括姓名，年龄，性别，职称，职务等基本信息进行增加，修改，删除。为其他功能模块提供基础数据。添加，修改，删除职工基本信息。在这个模块可以定义职工的各类基本信息。包括登录系统的账号及密码。

3 结束语

公文一体化：系统建设实现了我局收文管理和发文管理的自动化，同时支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。

规范化管理：内部审批模块的所有流程全部基于工作流引擎，可按照实际需求调整，多种专项工作的审批办理更加合理。用户可以发起审批流程，查看待办和已办结的审批，并可以对审批工作进行多条件查询。

提升工作效率：大大缩减了信息的传输时间，使以往必须进行人工操作的，可以在办公系统进行虚拟办公、无纸化传输；提高我局内部办公效率，实现内部公文、通知、会议、信息等主要办公业务数字化和网络化。

参考文献：

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