基于Excel+Word批量生成学生成绩单的案例研究

刘雪飞+戴仕明

摘要：相信在大多数人的印象中，都有过这样的经历：每个学期末班主任都会将期末考试成绩以成绩单的形式发给大家，并且成绩单上的姓名和各科成绩都是通过手工填上去的。而一个班的学生大概会有50-70人，面对这么多的学生如果还用之前的方法—将姓名和各科成绩手工填在成绩单上，就显得效率低下了。为了解决这个问题，笔者采取了基于Excel+Word批量生成学生成绩单的办法，以供大家参考。

关键词：Excel+Word； 批量； 成绩单

中图分类号：G40-057 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）29-0077-02

Abstract： I believe in most people's minds， have had this experience： at the end of each semester teacher will take the form of the final exam transcripts sent to you， and report the names and subjects are filled out by hand. And a class of students may have 50 to 70 people， in the face of so many students， if you have to use the former method - the name and various subjects hand written in the report card， it seems inefficient. In order to solve this problem， the author adopts the method of batch generation of student transcripts Based on Excel+Word for your reference.

Key words： Excel+Word； batch； School report

1 概述

本文的研究对象是基于Excel+Word批量生成学生成绩单，选取了遵义市第六小学四年级（7）班5位学生的期末考试成绩作为数据样本。笔者先通过word设置并统一了学生成绩单的格式，在此基础上配合excel进行了一系列操作，最终批量生成了全部学生的成绩单，达到了预期效果，供大家参考。

2 数据来源及导入

本文以遵义市第六小学四年级（7）班为例，班上总人数为65人，笔者只选取其中5人的期末考试成绩（各科成绩、总分以及平均分）作为研究样本，考试科目包括语文、数学和英语。将这些数据导入到excel中得到“学生成绩表”，如图1所示。

3 基于Excel+Word批量生成学生成绩单的案例

3.1 设置学生成绩单格式

生活中不乏批量生产的案例，例如工厂里要批量生产某一产品，就需要有一个统一的生产线、生产标准以及生产规范。批量生成成绩单也应遵循这个道理，即统一成绩单的格式。如图2所示，可知成绩单格式主要包括两大部分：纸张大小（A4）；成绩单基本样式。

3.2 批量生成学生成绩单

设置完成绩单格式之后，接下来就需要从现有的excel表中挑选收件人，如图3所示；从现有的excel表中选取数据源（如学生成绩表.xls）时，需要注意的地方就是，文件后缀名尽量用“.xls”，因为有些低版本的word不兼容“.xlsx”，笔者用的是2007版的word，不兼容“.xlsx”，所以将其后缀名改为了“.xls”，如图4所示；打开“学生成绩表.xls”之后，表中的数据就与成绩单格式文档绑定了，接下来就可以将我们需要的数据以“《变量名》”的形式插入到成绩单格式文档中；选择了数据源之后，我们就可以在成绩单格式文档中将我们所需的数据插入到特定的位置，即“插入合并域”，具体的操作示意图，如图5所示。

操作完“插入合并域”之后，成绩单格式文档的效果图如图6所示；向成绩单格式文档中插入对应的合并域之后，接下来就可以将单个文档合并到新文档（图7、图8），而新文档界面中的合并“记录”选项又包括全部、当前记录以及从……到……，此处选择“全部”。“全部”是指生成全部学生的成绩单；“当前记录”是指只生成当前学生的成绩单；“从……到……”是指生成指定数量的学生成绩单，生成的顺序默认是从第一条数据开始；点击“确定”之后，就生成了全部学生的成绩单，效果图如图9所示。

4 结论

本文选取了遵义市第六小学四年级（7）班5位学生的期末考试成绩（各科成绩、总分以及平均分）作为数据样本，将这些数据导入到excel中并配合事先在word中设置好的学生成绩单格式文档，最终达到批量生成学生成绩单的效果。虽然在信息化时代学生成绩单也会由传统的纸质档转变为电子档，但我们追求高效率的目标始终不会改变。

参考文献：

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