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编辑应如何做好组约稿件退稿工作

2017-11-14王永灿

现代出版 2017年1期
关键词:稿件编辑部学术

◎ 王永灿

编辑应如何做好组约稿件退稿工作

◎ 王永灿

组约稿件退稿工作有其自身特殊性。编辑应在充分了解其特殊性的基础上,从思维、言语、情感和行为四个维度上同化、引导、感召、服务作者,并遵循“早”“慎”“巧”的退稿原则,实现组约稿件退稿工作的人性化、艺术化,最终达到让作者心悦诚服的退稿目的。

组约稿件;退稿;对策;原则

组约稿件一般是根据期刊的办刊特色、栏目设置、学科方向和选题计划,向专家、学者、研究人员等就预定题目或主题范围进行约稿或组稿,以提升期刊的学术影响力和学术品质。在实际工作中,部分组约稿件会受各种因素影响而不能采用进而被退稿,而退稿难免会牵涉到作者—编辑部—编辑之间的各种利益关系,不仅关系到优质作者队伍的稳定性,更关系到学术期刊的学术影响力和竞争力。因此,妥善做好组约稿件的退稿工作显得尤为重要。

一、组约稿件退稿工作的特殊性

1.作者:说服难度较大

组约稿件作者既有普通作者的共性,也存在特殊性。相对于成长期作者而言,组约稿件多为某个领域具有一定知名度或影响力的专家、学者和研究人员,属于成熟期作者。一般而言,此类组约稿件可以代表该领域的研究前沿和水平,其学术质量无疑值得肯定,且作者对自己的学术水平、学术观点等也很有信心和把握。但在实际工作中,编辑确实会遇到这种情况:组约稿件的学术质量不尽如人意;选题陈旧,立意不新,难以反映当前该领域的研究水平;存在政治导向问题或涉及国家机密等;所述观点经专家论证确实有误;引用资料、使用方法或论证过程不严谨或存在错误;某些稿件甚至经过反复修改也难以达到编辑部的约稿要求,难以与该作者的学术声誉和水平相符;未能完全契合预定的题目或主体范围;等等。鉴于此,即便是组约稿件,编辑部也只能做退稿处理。但是,由于组约稿件作者的特殊性,这一工作较之于普通作者而言更难处理。这类作者由于具有一定的学术影响力,对其稿件有很强的自我肯定性和维护性,自尊心很强。贾尼斯的“自信心假说”认为,自信心强弱和可说服性高低之间存在密切关联,自信心越强,可说服性越低。因此,要想有效说服作者退稿,并且还不伤及双方良好的合作关系,稳定优质作者队伍,编辑就必须充分发挥自身的主观能动性,采用人性化的策略和艺术化手段,以顺应和说服作者。

2.编辑部:陷入两难困境

一般而言,组约稿件是编辑部主动向作者邀约而来的,只要文章能够达到约定要求就应该录用和刊发。但当部分组约稿件并未达到预定要求和刊发水准时,编辑部就会陷入两难境地:如果录用,稿件一旦刊出,可能给刊物自身和作者带来负面影响,难免会让人对刊物和作者的学术品质和学术能力产生质疑;反之,编辑部就会陷入单方面失约的困境,即便是由于作者本人没有按照双方事先认定的责任和义务行事,导致稿件学术质量不达标而退稿,作者也会心存芥蒂,今后双方的合作关系很可能受到损害。因此,编辑部如何化解这个矛盾,做到既不伤害作者感情,又能维护刊物的学术声誉和信誉,还能赢得作者的谅解,确实值得深入思考。

3.编辑:面临双重压力

编辑处在期刊出版的中心环节,也是连接期刊和作者的重要桥梁。编辑是否具有较高的业务素养、良好的职业形象和出色的沟通能力,在很大程度上会影响到组约稿件的质量。一篇质量上乘的佳作除了作者自身的努力之外,还离不开编辑的及时跟进、有效沟通和热情服务。然而,有时尽管编辑按照要求认真进行组约稿工作,最后辛苦约来的稿件却面临退稿的尴尬境地,这样的结果显然是对编辑工作和作者劳动的双重否定。同时,处在期刊和作者“夹缝”中的编辑还要面临双重的心理压力。一方面,编辑要接受组约稿件被退稿的事实,很可能会对自己的工作能力产生怀疑;另一方面,编辑还要去妥善处理退稿事宜,尽力消除作者的误解和不快,使作者能够理解并接受,以维护双方既有的良好合作关系。因此,在这个过程中,编辑如何调整自己的心态,巧妙解决这个棘手问题,尽力避免退稿的负面影响,对于作者、期刊和自身都有重要意义。

二、做好组约稿件退稿工作的对策

组约稿件退稿工作的核心就是通过编著双方的互动和交流,有礼、有理、有据、有节、有情地让作者接受退稿,并能够高度认可编辑部的退稿缘由,使双方能够继续保持长久的友好合作关系。因此,编辑要本着“学术至上、服务作者”的理念,在充分了解作者和稿件的基础上,以人性化、艺术化的方式和策略与作者进行有效沟通。

1.思维上同化作者, 促进双方价值认同一致

人与人之间的矛盾和分歧多来自于双方价值理念的认知差异,作者和编者也不例外。价值观一致是双方有效沟通的关键。编辑是主体性色彩较浓的职业,其在工作中逐步形成的独特的思维方式和理念会融入到对稿件的审定、选择和优化以及与作者的互动交流中,作者也会在潜移默化中对编辑的职业价值观念有所认知和接纳,这种相互的认知和接纳会避免很多不必要的麻烦和分歧。

就职业信仰而言,职业信仰是编辑确定社会地位和皈依生命价值的一种理性化抉择,意味着一种力量的支持和精神上的动力,并决定编辑自身在未来社会中的职业定型和发展走向。一个优秀编辑应有的职业信仰莫过于“求真、向善、尚美”。其投射在实际工作中,就是坚持“学术至上”“作者至上”的价值理念。编辑只有在稿件退稿工作中坚持这样的价值理念,才能坚持同一标准秉公处理稿件,一视同仁,才能主动进行换位思考,充分顾及作者心理,理解作者的失望和苦恼,尽可能维护作者的利益,留住作者的心。编辑秉持的价值观会深刻影响作者,促使双方建立起较为一致的学术价值认知体系。这种一致的价值认知是双方无障碍交流的前提和关键。

从职业素养而言,编辑应该以思维的广阔性、深刻性、建构性、逻辑性“征服”作者、说服作者、顺化作者,将作者带入到编辑的思维框架中,从思维上引领作者。因此,编辑要具有“专”与“博”统一的学术背景;具备很强的编辑力,特别是审读力、选择力、公关力,即能够根据自己所掌握的科学知识和专业知识,对组约稿件作出客观中肯的质量评估和取舍。编辑在告知作者退稿决定时,必须附一份充分糅合专家、编辑部和编辑个人三方的详实而全面的审稿意见。一方面,既要有整体评价,又要有局部分析,能够把握稿件总体思路和结构轮廓,从思想的层次性、思路的连贯性、论证的条理性和结构的清晰度方面进行分析,又能抓住重要细节并阐释自己独特的见解;另一方面,编辑要有高度的问题意识,对稿件问题的分析和判断要切中要害并果断决策,充分体现出编辑选择决策的全面性和科学性,让作者高度认同编辑对判断思维的整体联动性。

就编辑职业形象而言,一般来说,展现在作者面前的编辑职业形象并非有形的、具象的,而是一个被间接感知的语言、行为、思维、情感的集合体。编辑应该以何种职业形象出现在编著双方的交往中特别是退稿时的交往中?是不是反正要退稿,这种交往就会随着退稿戛然而止,不顾职业形象?其实,一个优秀的编辑不仅不会在退稿时不在乎自己的职业形象,反而会将此作为展现自身职业形象的最佳契机,会以实际行动在作者面前维护和升华其职业形象,让职业形象成为自己最有说服力的名片。对待作者平等、热情、诚信、尊重;处理文稿准确、全面、客观、独到;既有崇尚学术、忠于出版的职业取向,也有一丝不苟、认真负责的敬业态度;既有深厚的学术积淀和很强的专业技能,又能掌握科学的沟通方法和说服策略。如此,编辑才能具有引领作者思维的可能,才能获得作者的由衷信任和认同。

2.言语上引导作者,促进双方有效沟通

编辑在处理稿件的过程中会通过电话、邮件、QQ、微信等各种媒介和作者进行多次沟通和交流。无论哪种方式,也不管是口头表述还是书面文字,都要遵守“得体”的原则,保证用语的“适切性”,即切己、切文、切人。

要“切己”。编辑在退稿过程中的语言表达要符合编辑自身的角色定位和职业要求,并能自觉遵守伦理和法规,调整自己的语言交际行为。编辑不能向作者泄露审稿人的个人信息和审稿意见,避免造成审稿人和作者的矛盾;不能将编辑部内部对于稿件审稿的分歧和具体的审稿意见透露给作者;编辑退稿是代表编辑部的集体发言,虽然以一个人的形式表现出来,但并非完全是个体行为,不能因为作者责怪而将退稿责任转嫁给他人,以避免给退稿工作带来不必要的麻烦;不能将所退文稿中涉及的实验数据、涉密信息、创新程度透露给他人,以免损害作者的利益;等等。总之,编辑的退稿行为应该切合自己的文化使命、社会责任和职业角色,努力做到审稿公正、退稿公正。

要“切文”。首先,编辑在处理组约稿件退稿时,要给出令作者信服的理由和证据,审稿结论要切合所退文稿的实际,要能够从整体结构、主题思想、学术价值、论证方法、实验数据、逻辑层次和语言表述等各方面把握文章的内容信息,并能够在此基础上给出准确而客观的评价。其次,在向作者传递这些信息时,语言表述一定要简明扼要,准确无误,切忌冗杂;表述要全面、客观,既要充分肯定稿件的价值,又要明确指出实质性问题和症结;针对性要强,有的放矢;要明确指出原则性问题,如政治导向问题、违背学术诚信的抄袭、一稿多投行为等。如此,编辑传递的信息才能让作者充分信服,才能够达到有效沟通的目的。

要“切人”。有老作者、名作者,也有新作者、普通作者,每个作者的学历、职业、心理、个性、特点都各不相同,不能搞一刀切。这就要求编辑退稿时要根据不同作者采用不同的语言策略。对待经常合作的、有一定学术声望的老作者、名作者或自尊心强的作者,编辑应谨慎处理,用语既要考虑到作者的学术地位,不能伤其尊严,同时又要恰当说明退稿缘由,不做无原则让步,也不能随意苛责。对待年轻作者、普通作者或自卑感较强的作者,编辑要本着“多帮扶、多鼓励、多关心”的态度,说明退稿理由,详细阐明稿件存在的问题,以帮助作者做好稿件后续的完善修改工作。虽然稿件不被录用,但编著双方的情义仍在,要做到让作者不仅“诚服”于审稿结论,又能“心悦”于编辑人性化的语言,进而达到“稿退人不退”的目标。

3.情感上感召作者,赢得作者的理解和认可

编辑和作者打交道,不仅要讲理,而且要讲情。情感是最能打动人心的力量,也是双方能够相互欣赏、相互理解的纽带,更是激励双方共同打造学术精品的内在动力。编辑应如何将退稿工作做到“看似无情却有情”的境界?这与情感的调动和运用有关联。具体到组约稿件退稿过程,编辑要做到以下几点:

提高共情能力,消除作者的不快。组约稿件作者对自己的稿件具有很高的自我肯定性和自我维护性,而且这种肯定性、维护性和退稿时产生的挫败感成正比。对于某些有一定学术影响力的作者而言,退稿导致的挫折感、自信心缺失会表现得更为明显,甚至会产生再也不向该刊投稿的强烈抵触心理。正如赵大良所说:“退稿通知就像一份不合格的成绩报告单,也像一封心上人寄来的断交信,无论你怎么安慰自己都无济于事。”这就要求编辑在组约稿件退稿工作中坚持正确的作者观,提高共情能力,能以己之心度作者之心。编辑要本着诚恳的态度,以“共情”的心理、以“倾听者”的角色去充分理解、安抚作者,交流中要充分肯定稿件的学术价值,坦诚而明确地向作者表示不能录用的原因,诚挚地向作者表达歉意等。只要编辑真正用心、用情去面对作者,这种真挚情感的互通和流露就会感染作者,作者也才可能站在编辑的角度去考量和理解编辑部的退稿决定。

认真分析稿件,消除作者的质疑。在组约稿件退稿过程中,作者也常常会对专家的审稿意见或编辑部审稿结论存在质疑甚至抱怨。特别是某些专家级作者会发出“自己的稿件国外知名期刊都能录用却被你们退稿”之类的抱怨,乃至会对审稿专家的学术水平、编辑工作是否认真、审稿程序是否规范产生质疑。这就要求编辑退稿时对稿件进行全面分析,将审稿意见和编辑部审稿结论进行梳理归纳后,再向作者明确退稿原因,究竟是因为选题陈旧、立意不新,还是学术质量不达标,科学性差,抑或是存在学术不端现象等;也可根据情况委婉提出修改建议,帮助作者弥补不足之处。对待某些在编辑充分解释之后还是心存疑虑的作者,编辑也可建议作者将稿件与已发表的同类文章进行比较或自行征求同行专家的意见,以期对稿件有全面科学的认知,消除疑虑。编辑在此过程中表现出的真诚、耐心和谦逊,也会让作者感受到一种善意、信任和前进的力量。如此,作者才会认为编辑退稿并非随意为之,而是有理有据的。

4.行为上服务作者,尽量维护作者的利益

做好后续服务,消除作者后顾之忧。在组约稿件的退稿过程中,编辑不能认为只要通知作者稿件不能录用即算完成退稿工作,这种“只瞻前不顾后”的“一锤子买卖”很容易造成作者队伍的流失以及刊物形象的贬损。如前文所述,退稿工作尤其能凸显出编辑的职业素养和服务意识的优劣、高低。编辑应认真做好稿件退稿的后续工作。本来组约稿件就是定向投稿,不管什么原因,编辑部退稿就会给作者带来损失。因此,编辑应有高度的服务意识,力所能及地为作者提供帮助。如,尽量向合适刊物引荐稿件,或向作者提供改投他处的信息,使作者的稿件能有新的流向;有针对性地向重点培养的作者定期赠阅刊物,保持良好的互动和沟通;对于某些需要完善稿件的作者,编辑可以尽量为作者提供一些参考资料、最新的学术信息或帮忙引荐与稿件所涉领域相关的专家等,为作者修改稿件提供切实的帮助。

适当给予补偿,尽量减少作者损失。在组约稿件退稿后,编辑除了真诚致歉以外,还可根据情况(约定或无约定)给予作者一定的经济补偿。这主要适用稿件本身质量达到编著双方之前约定的学术质量和主题范围且无政治导向、涉密、学术不端、一稿多投等问题,但由于期刊单方面原因而导致稿件不能正常录用的情况。在这种情况下,如若之前已经签订了单方面违约应如何处理和赔偿的条款,编辑部就应履行约定,按照协议进行补偿。如若没有相关约定条款,编辑部可根据实际情况对作者进行适当的物质补偿和精神抚慰。

三、做好组约稿件退稿工作应坚持的几个原则

1.“早”:尽早告知,不拖延

组约稿件退稿如果不能录用,编辑应尽早给作者发去退稿信,切不可拖延、积压。有的编辑在组约稿件退稿时可能会感到进退两难,认为退稿这个“白脸”不易唱;或者是思度该如何妥善处理此事,因此就可能会有意无意地推延退稿。其实,这样反而会侵害作者的利益。如果组约稿件经过编辑部审理确需退稿,那就要尽快告知作者,将退稿工作既快又好地处理完毕,为作者转投他刊或者是修改再投赢得时间,特别是对某些时效性强的稿件,这点尤其重要。目前很多期刊都用了自己的网络采编平台和微信公众平台,这种快捷的交流平台也为编辑做好退稿工作提供了更多途径。

2.“慎”:审慎对待,不随意

“慎”在退稿工作中可以体现在很多方面:谨慎对待每篇稿件,不错过任何一个闪光点,也不放过任何一个细微问题;谨慎用语,特别是退稿时,多鼓励积极之言,少讽刺苛责之语,尽量保护作者的自尊心和自信心;谨慎对待约稿作者,遇到作者的质疑时,多倾听,多商榷,多谦和,少独断、少不敬,遇到问题一起研究、讨论;谨慎地、因“稿”制宜地写好退稿信,退稿信里不仅要有详尽的退稿缘由,更要有谦逊、诚恳的致歉,不仅要用心,而且要用情。如此,编辑在退稿过程中表现出谨慎认真的态度,才会让作者觉得退稿结论是审慎的。

3.“巧”:掌握方法,不唐突

在语言技巧上,表达要得体,切忌格式化语言或“官方”用语,应针对每个作者文化程度、性格特征、职业经历和每篇文稿的优缺点,使用不同的语言表述方式;表达要清晰,既要实事求是给予评价,又要委婉指出问题,措辞要恳切而明确,不能模棱两可,逻辑和条理要清晰。

在说服策略上,坚持换位思考。编辑应秉持“己所不欲,勿施于人”的理念去和作者交流,以达到编著双方对文稿判定的默契和一致;营造“自己人效应”,编辑应在构建二者和谐关系的基础上,将自己纳入到作者的思维框架和利益结构中,唯有如此,作者才能真正将编辑当作“自己人”,从心里对“自己人”所说的话更加信赖、更易接受,减少沟通障碍;坚持“互惠互利”,编辑应以为双方带来较大利益或尽量减少双方损失为出发点来处理编著之间的关系,让作者明白退稿这一行为并非单纯是对稿件的否定,而是为了维护作者和期刊的学术声誉,归根结底还是有益于作者的;提高“回馈效应”,在稿件处理的各个环节中,编辑—稿件—作者组成了一个信息回馈回路,编辑和作者是这个回馈回路中信息传播的两端。编辑应充分利用回馈效应,本着“诚恳待人,秉公办事”的原则,将自己的职业信仰、素养和形象融入到处理稿件的各个环节以及与作者沟通的每个细节中,通过回馈效应将二者关系整合为统一的“利益共同体”,为“提高稿件质量”这一共同目标协同发展,增进双方的理解和合作。

在沟通方式上,首先要抓准时机。从心理学角度出发,当某种条件还未在作者心中形成根深蒂固的观念时,编辑应抓住这一“空档期”,先入为主地引导作者接受自己的观点和建议,进而使其倾向于编辑的态度,这一点在退稿处理中非常重要。编辑应及时对稿件的整体情况进行详细梳理,归纳优缺点,同时从内容、结构、版式、栏目要求等细节方面进行阐释并列出退稿理由,尽可能做到无懈可击。其次要进行平等交往。双方应建立朋友般的平等关系,以“建议式”取代“必须式”,特别是对某些领域的权威、善于独立思考的作者,退稿时更要注意沟通态度,不能居高临下、敷衍塞责,也不能与作者争执不休甚至相互对峙。最后,要“因人制宜”。不同的作者在接到稿约时会有不同的心理。“任务完成型”作者在接到稿约时往往会因为其他繁杂事务而不能专心于论文撰写,进而导致论文质量未能达到约稿要求而被退稿,对于此类作者,编辑应严格按照稿件审理程序进行处理,多征集同行审稿专家意见并交予主编最后审定,给出客观的审稿结论,进行审慎处理;对于“专业擅长型”作者,编辑应提前做足功课,全面了解该稿件涉及领域的新术语、新名词、新观点等,并结合审稿专家的评审意见,给出专业的评价,用事实和有力的证据告知作者稿件的问题所在。

(王永灿,上海师范大学博士研究生,江苏科技大学讲师)

注释:

① 王静,冯学赞,马宝珍.提高科技期刊约稿质量和成功率的途径和方法[J].编辑学报,2013(6):553-555.

②④周国清.论编辑退稿的说服性传播策略[J].编辑之友,2004(3):38-41.

③ 孙悦,仲柳靖,王艳会.提高编辑与作者有效沟通的心理学策略[J].西部广播电视,2013(15):25-26.

⑤⑥李军领.编辑力“五力模型”试探[J].编辑之友,2011(4):71-73.

⑦ 孙宽.科技期刊常见退稿原因及退稿艺术[J].天津科技,2007(6):78-79.

⑧ 赵大良.如何面对无理的审稿意见[DB/OL].(2007-10-04)[2016-09-12]. http://zhaodal.blog.163.com/blog/static/55838420079410114881/.

⑨ 颜廷梅,任廷刚.以退稿为例谈编辑如何更好地服务作者[J].编辑学报,2013(4):359-361.

⑩ 周国清.编辑退稿时如何稳定作者队伍 [J].编辑之友,2005(2):45-47.

⑪ 王贞.浅谈退稿中的人文关怀[J].聊城大学学报(社会科学版),2009(5):125-126.

⑫⑬邓群,王继红.作者投稿心理与编辑退稿策略的互动研究[J].河北工程大学学报(社会科学版),2013(1):123-125.

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