当前文书档案管理中的缺失与对策探析

柳霞

摘 要：高速发展的现代化社会中，随着人们对文书档案管理工作重视度的提高，文书档案管理迎来了新的发展机遇，但同时也面临着巨大的挑战。为确保文书档案管理与现代化社会发展保持相同步调，有必要利用现代化的管理模式与管理方法来管理文书档案。文书档案管理水平的高低，可判断出单位综合能力。高效的文书档案管理可有效推动单位的发展。因而需分析文书档案管理中存在的问题，以便取相应的对策，完善文书档案管理工作。本文就对此进行简单分析。

关键词：文书档案管理；缺失；对策

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）19-0251-01

社会经济发展速度不断加快的过程中，经济主体面临的竞争日趋激烈。在多变的市场环境下，各单位需不断完善自身管理。文书档案管理作为单位管理系统的重要分支，对单位发展具有非常重要的作用。如文书档案管理中存在缺失现象，就可能导致单位失去档案资源，失发展良机。通过文书档案，能够了解单位经营状况与运营状态。为确保与市场经济发展同步，单位在加强文书档案管理工作的同时，还应采取有效对策针对该项工作存在的缺失。

1 文书档案管理的重要性

现代化社会，做好文书档案管理，有助于资源开发。在开发各类资源的时候，各单位可依据文书档案，将文书档案作为参考[1]。对此，当前时期，完善文书档案管理工作，可实现资源开发利用。文书档案是对历史的真实记录，具有法律效用。同时文书档案属于自然形成，与其他文献资料有着根本性的区别。可以说，文书档案的客观性表现的尤为明显。文书档案记录方式，有当事人的亲笔手稿，还包括了当事人的声音与形象文件。因而，文书档案的真实性同样表现的较为显著。根据文书档案记载的内容，能够反映实践性活动可达到的广度，并对认识自然和改造自然提供参考性的根据。

2 当前文书档案管理中的缺失

分析当前文书档案管理工作现状，可发现实际工作开展期间有着缺失的现象。具体来说文书档案管理中缺失表现在以下几方面。

首先，文书与档案管理相互脱节。档案管理工作的展开，需以文书作为基础，同时档案管理是文书的延续，两者相互联系又区别。日常工作展开期间文书与档案管理应适宜依照分体式管理体系展开。但实际发现，文书工作与档案管理属于分块的。即便能够取得较好的效果，但将文书与档案之间的距离拉大。就当前而言，文书工作人员档案意识相对薄弱，档案管理人员对文书了解不深，造成两者相互脱节，衔接不协调[2]。

其次，工作人员素质偏低。实际工作开展中，发现不少单位档案管理工作人员并没有进行专业的档案管理培训，也不具备上岗资格，尚未熟练掌握档案分类与立卷等各项工作。管理人员的综合素质不能满足当前文书档案管理工作的需要。部分档案管理工作人员具备上岗资格，但后期没有继续教育，知识没有及时更新。与此同时，部分单位并不具备专职档案人员，由文秘人员完成。而文秘人员做好本职工作后，投入于档案管理工作的精力有限，导致文书工作不能满足现实需要。

最后，缺乏领导足够重视。部分单位，针对文书档案管理工作，很多领导认识并不全面，不透彻。部分领导人员人为，档案管理工作属于简单的工作。即便投入较大的人力和物力，也很难取得理想的效果，不能创造出满意的经济效益。对此，仅仅要求工作人员保存好文件，以备不时之需。导致文书档案管理工作不能获得足够重视，没有将具体工作落到实处，影响文书档案管理工作人员的积极性。

3 提高文书档案管理水平的对策

从前文中就可发现，文书档案管理工作开展的过程中存在着较多不足和缺失的地方。文书档案管理不到位，对单位系统性管理产生影响。对此，就需要采取相应的对策提高文书档案管理水平。

3.1 促进文书工作与档案管理有效衔接

前文所述，档案管理是文书的延续，文书是档案管理的基础，两者相互联系又有区别。如果文件不好，就难以获得高质量的档案。规范化处理文书，是提高档案管理的基础。工作人员需提高档案意识，文件处理的时候应考虑档案工作。妥善处理文书资料，实现文书与档案管理一体化。实际工作开展期间，档案管理人员应把好文书质量关，统一规范纸张大小、文体规格，禁止使用铅笔和圆珠笔修改和批阅文件。对档案管理工作而言，高度重视文书资料立卷具有非常重要的意义。文书资料立卷是档案管理的首要部分，同时也是文书与档案管理的结合点。要求各部门办公后，及时整理文书，促进文书工作与档案管理有效衔接。

3.2 提高工作人员综合素质

档案管理工作人员素质高低将直接关乎文书档案管理工作质量的优劣。为保证文书档案管理工作质量，单位领导人员应加强对档案管理工作人员培训，加强学习档案专业知识，更新档案工作理念，学会运用计算机来管理文书档案，提高自身业务水平与综合素质，为文书档案管理工作的展开奠定坚实基础。在科学技术快速发展中，工作人员应熟练计算机管理知识与技能，并采用现代化的办公设备使用、维护和制作电子文件与资料。根据单位实际情况，可加强对档案管理工作人员培训，提高工作人员的综合素质。

3.3 强化领导重视

实际工作开展，领导的重视程度，将在一定程度上影响文书档案工作人员的工作积极性。对此，为提高单位文书档案管理水平，领导人员应高度重视该项工作[3]。工作人员落实文书档案管理工作，促使其能够充分发挥作用，为本单位工作开展提供必要的支持与保障。文书档案管理人员应通过自身的努力，将文书档案管理工作的实际效用在单位经营中体现出来，以此获得单位领导人员的重视和支持。同时，还应积极开展各项工作，获得各部门对文书档案管理工作的理解和支持，以便该项工作在实际中更好的开展。

4 结语

文书档案管理对单位发展具有一定的作用。全面科学管理文书档案，各部门相互协调合作，促使文書档案在单位运营中的作用凸现出来。工作人员利用现代化的技术手段，充分体现档案的功能，提高管理水平。

参考文献

[1]林岭春.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].中文信息，2016，13（18）：18-18.

[2]高兰.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].赤子：上中旬，2015，35（3）：137-137.

[3]魏洁.关于文书档案管理存在的问题和对策[J].建筑工程技术与设计，2016，13（22）：897.endprint