数据处理中Excel的应用

周文玉

摘 要当前是数字信息化时代，社会各个领域都在利用具有高精度与高效率优势的数据处理技术，随着这种技术的不断发展以及其在应用范围上的不断扩展，其自身得到了一定程度的完善，而计算机软件技术的加入使得数据处理技术具有着更加广泛的发展前景。Excel表格处理程序是微软公司研发的数据处理软件，其不仅可以用于记录和统计各种数据，还能利用函数和公式来进行数据的计算。本文以高校作为立足点，试探讨Excel表格处理程序在高校中的应用效果。

【关键词】数据处理 Excel 办公软件 表格 应用

进入21世纪之后，我国开始大力推动数字信息化技术的发展，兼具精度与效率的数据处理技术被广泛应用在社会各个领域，并且，随着数据处理技术在各个领域的不断深入，这项技术也愈加地完善。Excel作为一种数据处理软件，其在相关领域的应用可以大大提高数据处理效率与数据处理质量，给人们的学习、工作、生活带来极大的便利。

1 Excel概述

Excel是一种数据处理软件，其功能非常强化，除了具备优秀的图表功能，还能计算与分析各种各样的数据，无论是简单容易的家庭理财，还是复杂的专业处理，Excel软件都可以胜任。目前，除了微软公司研发了Microsoft Excel 2003、Microsoft Excel 2007、Microsoft Excel 2010、Microsoft Excel 2013等一系列数据处理软件，还有许多国内外的公司研发了功能类似的处理软件，如：金山公司研发的wps office 表格、永中公司研发的office 表格，等等，这些软件都可以快速处理复杂的数据，而Microsoft Excel 正是应用最为广泛的一种。除了学生可以利用Excel进行简单的加减乘除计算，还可以利用软件内置的函数与公式进行更加高级、复杂的计算，当然，高校管理人员还可以利用Excel进行人员信息的登记与管理。总而言之，Excel软件在高校中有着非常广泛的应用，其在数据处理上所具有的优势是非常鲜明的。

2 具体的数据处理功能

作为微软公司研制的重要办公软件，Excel不仅功能丰富，更是具有非常高的数据处理效率，目前用于数据处理的功能主要有如下几个：

（1）图标集。

（2）数据条。

（3）数据的筛选、分类、统计。

（4）构建数据透视表。

（5）建立各种形式的图表。

在使用色阶与图标集时，使用者可以按照自身喜好建立数据分析图表，这种图表具有可视化的优势，能在数据区域为不同的单元格分配出不同的颜色，这样可以使数据处理界面变得更加丰富。而在Excel的通用规则中，用户还可以通过对指定项设置最大、最小百分数来实现对不同项目的识别。当然，Excel还具有表格功能，其可以使用户具有更多的表格创建、扩展权限，用户可以在标题单元格上进行筛选或排序按钮的设置，用户可以对数据进行排序与筛选。当然，还可以利用公式对指定项目进行引用和替换。而在数据排序方面，Excel可以将筛选范围进行扩展，用户可以为更多的列进行排序，也可以按照单元格的颜色、图表进行排序。还有数据透视图表，用户可以通过绘制透视图表来直接展现数据处理结果，在此基础上，构建透视图表时还能对其显示效果进行完善，使图表的边缘更加柔化，使图表具有倾斜效果或3D效果，当然，用户还可以通过更换图表类型这一功能来使原有的图表内容显现的更加直观。

3 Excel数据处理功能的应用

3.1 在学生调整专业管理工作中的应用

现阶段高校在学生大学一年级课程结束之后，根据学校的专业设置情况、学生的考试成绩、由学生自愿申请，为一部分学生调整专业。但是这时为学生进行专业调整，会遇到一系列的问题：

（1）学校指定转专业的名额与该专业学生自愿报名数量之间存在着矛盾，经常出现指定的名额少于学生的报名人数；

（2）需要根据考试成绩与面试成绩筛选出符合转专业的学生。这无疑增加了需要处理的信息量。这时便可以借助Excel软件中的函数来快速处理这一问题。

利用Excel的VLOOKUP函数可以解决上面提及的问题，这个函数在高校管理中较为常用，其共涉及了四个参数，即：①lookup_value（意思是“要查找的值”，需要输入的数据类型是“数值”、“引用”或者是“文本字符串”）；②table_array（意思是“要查找的区域”，需要输入的数据类型是“数据表区域”）；③col_index_num（意思是“返回数据在所查找区域的第N列”，需要输入的数据类型是“正整数”）；④range_lookup（意思是“模糊匹配”，需要输入的数据类型是“null”、“TRUE”或者是“FALSE”）。数据处理者可以利用table_array参数选择考试成绩符合转专业标准的学生，将其信息复制粘贴到新的表格中，打印出来交给面试教师，由面试教师给出面试学生的面试成绩，再由数据处理者录入到Excel中，按照面试成绩与学年考试成绩进行排列，选出在学校指定名额内的学生，将其信息再次复制粘贴到新的表格中，打印出来交给负责调节专业的教师，由其按照表格信息联系学生。

3.2 在社团管理中的应用

相较于学校教学管理工作，社团管理要稍显松散，学生登记信息时大多只填写了身份证号而没有填写出生日期，若是人工查找填写工作量过大，也容易出现错误，这时可以利用MID字符串函数快速解决问题，这个函数的功能是从一个字符串中指定性地截取一部分字符，函数格式：MID（text，start_num，num_chars），函数中的text表示被截取的字符，start_num从左开始第几位开始截取，num_chars表示截取多少长度。通过设置函数可以从18位身份证号中截取第7～15位的字符，即学生的出生日期。

4 结语

在数据处理中应用Excel是非常有必要的，我们需要重视起来，加强对Excel的利用，以满足日常对数据处理的需要。

参考文献

[1]李如平，朱炼，张震，张玉荣.EXCEL函数在数据处理与分析中的应用[J].电脑知识与技术，2015，11（14）.

[2]王海珍.数据处理中Excel的应用分析[J].計算机光盘软件与应用，2015（03）.

[3]欧阳红东.数据处理中excel的应用分析[J].电脑知识与技术，2014，10（09）.

作者单位

中国矿业大学 江苏省徐州市 221116