再论我国档案信息化建设的三个问题

文 / 任越

再论我国档案信息化建设的三个问题

文 / 任越

文章从档案信息化建设的元问题着手，结合当下我国档案信息化的实际，对档案信息化建设的目标、核心和未来发展规划等三个基础问题展开了探讨，并指出当下我国档案信息化建设的目标应集中在技术、资源与管理三个层面，建设的核心是档案资源存在方式的转化及其后续的资源整合处理，而档案信息资源体系建设、档案管理网络建设及数字档案馆工程将成为未来我国档案信息化建设的重心。

档案信息化；建设目标；建设核心；发展规划

美国未来学家阿尔温·托夫勒在著作《第三次浪潮》中指出，经历了农业文明和工业文明的两次浪潮之后，人类正兴起第三次浪潮。这次浪潮没有确切的名称，但是它的特征却十分明显，最根本的特点表现在生产工具以电子计算机、互联网为代表的高价值低价格为主，社会进步不再以技术和物质生活标准来衡量，而以丰富多彩的文化来衡量。第三次浪潮立足于高新科技，在高新科技的带动下，社会生产观念与价值观念发生了巨大的改变，在崇尚效率与效益的同时注重人的全方面发展。如果说托夫勒那个时代为此后社会的发展奠定了基调，那么我们现在所处的时代正符合他的预测。这种时代背景不仅改变着我们的生活，同时也融入了我们的生活，并重新塑造着我们的生活。档案作为人类社会历史发展的记录工具，作为现代社会活动管理的管控工具，作为公众公共文化知识的承载体，面对着无论是现实管理工具，还是管理主体观念都被技术化的社会背景，选择技术、应用技术并融入技术成为了档案工作现代化转型的必然要求。由此，以档案信息化为代表的档案工作技术转型工程在上世纪末拉开了帷幕。经过了近二十年的技术升级与转型，以档案信息化、数字化和网络化为核心的档案“三化”工程已经取得了一定的成果。但是，从我国档案工作技术转型的细节内容上看，华丽的技术外包装之后却是对“三化”之后档案工作目标的迷茫，是继续大刀阔斧的信息化，还是在已有信息化资源的基础上实现资源的整合？是继续为实现数字档案馆目标而加快档案管理无纸化、网络化的进程，还是静下心来思索档案工作未来所面临的技术难题？一系列问题成为禁锢当下我国档案事业发展的枷锁。回过头来，我们有必要重新梳理当今时代环境为我国档案工作预设了哪些问题，以此为今后档案信息化工作的持续性发展提供依据。

一、档案信息化的目标是什么？

档案工作的“三化”主要指档案信息化、档案网络化和档案数字化。其中，档案信息化是“三化”的核心，档案数字化是前提，档案网络化是中介。整个档案工作技术转型主要围绕档案信息化而展开。“信息化”这一表述出现的时间很早，但作为一种社会风潮或趋势却出现在上世纪90年代初期。正是以计算机和通信网络为代表的新兴技术工具的普及以及信息产业的崛起，使得国际社会开始关注信息技术及其引发的社会影响。1994年美国克林顿政府提出了建设国家“信息高速公路计划”；1996年英国政府披露了“直接政府”的绿皮书；1998年新加坡政府启动了“面向二十一世纪”的政府改革项目等。众多国家纷纷借助高新技术工具改造政府的工作流程，强化政府的执政效能，以此改善政府的执政形象。以政府为主导的国家信息技术改造俨然成为上世纪末世界各国社会微观管理领域的重要举措。档案工作作为记录、保存与传播社会历史的社会管理与服务，自然被纳入到技术改造的范畴之内。我国档案信息化起步较早。改革开放之后，中央档案馆、中国人民解放军档案馆和国家档案局档案科学技术研究所等档案机构就已经着手档案管理自动化课题的研究与实验。通过购置计算机设备，论证前沿信息技术在档案管理工作的可行性，采纳并应用国外档案管理技术的经验，至1985年底，全国已有20多家档案管理机构使用已开发的计算机档案管理系统[1]8。这为档案信息化工程的开展奠定了实践基础。1993年随着国家经济信息化战略的启动，各行各业纷纷开展了富有实效的管理技术改革实践。随着档案计算机管理技术的推进与完善，加上数码文件、电子文件等依托于计算机技术的新型载体的出现，我国档案行业开始重点关注档案信息化的建设问题。1996年，国家档案局成立了“电子归档研究领导小组”，档案信息化逐步由自发转型向自觉发展，“档案信息化工程”自此在我国档案行业内部规划建设。2002年，国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》（下称《纲要》），从国家宏观层面明确了档案信息化建设的管理机构，并规划了未来一段时间内我国档案信息化建设的整体方向和基本思路。

《纲要》中指出，全国档案信息化建设的指导思想是：“……以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。”[2]据此，笔者认为，我国档案信息化建设的目标可以概括为三个层面（如图1所示）：

图1 档案信息化建设目标层次图

其一，技术目标。档案信息化建设是以计算机、通信网络和模拟信息技术为基础的信息资源建设与整合的过程。技术工具的选择、使用与融入是档案信息化建设的基础，毕竟档案信息化之后的档案管理环境是依托于现代技术工具的智能化管理环境。由各种高新技术合理搭配而成的管理系统是档案信息化追求的中心目标，这包括档案信息化基础设施建设、档案信息化技术环境建设、档案信息化网络系统建设以及档案信息资源转化与整合技术开发等。技术目标的实现将为档案信息化其它目标的实现奠定基础。

其二，资源目标。与档案管理实践一样，档案信息化建设最终的目标指向了档案利用服务，即通过对现有档案管理方式的技术改造与档案信息资源的技术转型使它能够借助先进的信息技术实现资源开发的最广化、信息传播的最大化和利用服务方式的最优化，其中档案信息资源建设尤为重要。孟世恩教授认为：“档案信息化中的‘信息’实质上指的是‘档案信息资源’。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础，也就是说，我们要运用一定的技术手段，创造适宜的社会条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。”[3]16当然，档案信息资源格式的转换只是档案信息化建设的起点，将转换之后的资源进行序化、整合与开发才是档案信息化建设的宗旨。

其三，管理目标。档案信息化建设是一项关乎档案发展命运的系统性工程。它颠覆性地对现有的档案管理过程与方法进行了重新改造，使得整个档案信息化建设周期变得异常漫长，甚至会长期伴随着档案工作，由此档案信息化建设的流程、监管、标准、保障与维护工作需要进行全面而又具体的规划与设计。档案信息化建设的管理目标包括档案信息化建设法律规范标准建设、档案信息化人才培养与档案信息资源安全保障等。

二、档案信息化建设的核心是什么？

明确了档案信息化建设的目标后，我们发现档案信息化建设所涉及的内容过于繁杂，目标与目标之间重叠内容较多，需要厘清、分析与阐释的问题同样很多。这就需要我们进一步明确档案信息化建设的核心内容。笔者认为，宏观的信息化是指在国民经济和人民生活中主动地推进、最广泛地应用先进的信息技术，以提高生产力，促进经济发展，或者说要在计算机和网络的基础上建立社会的信息基础设施，实现从企业信息化、产业信息化、国民经济信息化直到社会信息化的发展目标。简单地讲，信息化就是运用先进的信息技术重新打造社会管理互动的过程，在此过程中，信息技术是实现社会广域信息化的关键，但这并不意味着信息技术就是档案信息化建设的核心。毕竟我们之所以选择利用信息技术重新打造我们的社会生活，目的是利用计算机、通信与网络技术——这些人的生理器官所无法达到的能力——改变社会管理的结构与生活的节奏，使人在更为便捷、舒适和高质量的社会环境中实现自己对自由的追寻。因此，信息化建设的核心并不是对技术工具在质与量层面的一味崇拜与追求，而是选择并将技术工具付诸于我们生活中的那些事物及建立在此事物基础上的社会活动的过程。

那么档案信息化是什么？其建设的核心又是什么？覃兆刿教授认为，档案信息化是指“档案在不改变其实质的情况下，其结构与存在方式作符合信息原则的转变”[4]236。档案信息化是一种手段或方法。它将传统的档案载体类型，如纸质、感光胶片、实物等转换成能够符合现代信息管理环境的方式。这种载体方式的转变只改变了档案自身的存在方式与结构，而档案信息内容却没有发生改变，反而因为存在方式的改变而使得更多的档案信息能够借助于信息手段而实现信息之间的逻辑关联，从而为档案信息资源的整合与开发奠定了基础。由此，笔者认为，档案信息化的核心在于档案资源存在方式的转化及其后续的资源整合处理。它主要包括三个层次。

其一，档案存在方式与结构的转变。社会信息化是建立在以计算机和通信网络为核心的信息平台基础上的，而非计算机和通信网络识别的信息类型是难以融入其中的。因此，档案信息化建设所要解决的首要问题便是对现有非数字载体档案信息资源的载体转换。这项工作已成为近十多年来我国档案保管机构开展档案信息化建设的主要任务。档案载体形式的转换主要依靠档案数字化工作，即通过数字扫描或数码照相技术将传统的纸质、感光胶质和实物档案转换为能够用于信息加工、网络存储与传输的格式。档案数字化是档案信息化的初始性工作，它将传统档案工作与档案信息化建设有效地联系在一起，并通过变化多样的技术手段将不同类型的档案整合为合适的存在格式；它没有改变档案信息内容的本质及其联系，更没有改变档案的社会意义与价值。

其二，档案资源之间关系的重组与拓展。档案数字化为档案信息化工作奠定了进一步处理与利用档案资源的基础，但这不是档案信息化工作的全部。经过格式转换后的档案资源是无序的，虽然我们能够用一些简单的方法对数字化后的档案进行有序化整理，但这种整理往往是沿袭档案实体管理阶段的形式，并没有彰显信息技术的优势。由此，重组档案信息资源的关系，并积极拓展新兴技术在档案资源开发方面的功能，成为档案信息建设的核心内容之一。重组档案信息资源之间的关系并不是打破档案实体管理的来源关系，而是基于这种来源关系的档案之间逻辑关系的发现与深度整合，例如，档案资源网络化分析、跨地域间的档案资源共享与传播、国家型档案目录数据库和不同类型文献资源间的融合等实践应用，都需要建立在档案资源之间关系描述与建构基础之上。

其三，档案管理现代化环境的营造。管理活动的有效性在一定程度上受限于其管理环境的有效性，档案信息化建设依托于现代管理工具的使用，而营造符合信息化背景的管理环境已经成为目前乃至今后档案信息化建设的核心任务。建立在实体档案管理基础上的档案馆由于受到管理条件的限制，使档案资源的开发与利用仅仅局限在档案机构内部，而无法建立与其它档案机构之间的资源联系。而现代化管理工具为档案资源的馆际共享提供了可能性。目前档案管理现代化环境的营造主要基于档案网站的建设，网站是档案管理网络化的主要表现形式，档案网站为档案机构之间的档案资源贡献提供了平台，使之能够借助网络平台实现档案资源的异地使用。它在一定程度上提高了档案信息资源的社会使用效率，扩大了档案信息资源的社会影响范围。虽然档案管理现代化环境的营造必须要以各种信息技术为主，但是，再先进的管理工具如果缺少符合标准的档案资源，档案管理的实效性是很难体现出来的。由此，笔者认为，在上述三种档案信息化建设的核心内容之中，档案信息资源的转换与关系重组是重中之重，理应受到档案管理主体的重视。

三、档案信息化的未来规划是什么？

近二十年的档案信息化建设为我国档案事业的发展增添了动力，其所取得的成果正一步步从观念走向现实，从零散走向整合，从硬件建设转向软件建设。可以说，档案信息化的基础性工作基本完成，档案信息资源体系建设已初具规模，围绕档案信息化建设的宏观与微观的制度体系基本成型。接下来我们需要思考：后档案信息化建设时代，我国档案事业该何去何从？我们如何处理已经初具规模的档案信息资源体系？我国档案信息化建设未来的出路是什么？笔者通过查阅国内公开发表的学术论文，并结合近年来国家档案局印发的相关文件，认为下述三个方面可以作为我国档案信息化建设今后发展的方向。

其一，档案资源体系建设。多年的档案信息化建设为我国各级档案保管机构积累了数量可观的数字化档案信息资源。这些数字档案信息资源一方面来自于实体档案的数字化处理，另一方面来自于近年来普遍使用的电子文件。无论是当下，还是未来，档案信息资源建设始终要摆在首要位置。这是因为档案资源是档案管理活动的灵魂，是档案工作开展的依据，缺少了资源的档案信息化建设将会完全转变为“技术的奴隶”。由此，档案资源体系建设成为我国档案信息化建设今后发展的方向之一。可以说，这些年来我国档案信息化建设开展的档案资源体系建设大部分停留在档案信息化建设的资源预处理阶段，即简单的档案保管形式的转化和实体管理秩序的逻辑搭建，而今后档案资源体系构建要愈加偏重数字档案资源的整合与数据库开发层面，这包括国家型馆藏档案信息资源数据库、数字档案资源语义库、数字档案资源关联方案以及档案资源的跨地域查询与服务等业务工作。

其二，档案管理网络建设。档案资源体系建设要依托于档案管理网络，档案信息化建设也正是要通过档案管理网络的搭建实现档案信息资源的共建共享的。档案学界认为，档案管理网络建设主要分为两大部分。第一部分专门针对档案网站建设，网站建设目前已经成为社会管理机构开展信息传播与业务服务的主要平台，档案网站服务业已成为当下档案馆提供利用服务的主要形式。档案网站建设旨在打造一体化的档案信息资源传播与利用平台，通过档案机构的日常运营与维护实现档案资源间的互通互用，实现档案跨时空、全天候的利用服务。第二部分专门针对档案管理网络平台，即全国各级各类档案管理机构之间业务往来与管理沟通的虚拟平台。管理平台的建设既为进一步拓展全国档案信息资源共建共享建立沟通渠道，也为规范各级各类档案保管机构的档案信息化工作和专业技术工作建立统一监管通道。

其三，数字档案馆建设。数字档案馆是近些年来档案学界和档案实践领域提出的未来档案馆发展的形式，也是国家和地区信息化战略的重要组成部分。2010年6月国家档案局出台的《数字档案馆建设指南》中指出：“数字档案馆是指各级档案馆为适应本地区、本部门信息化和档案管理发展需要，运用信息技术及其网络平台建立的，具有‘收集、管理、保存、利用’等基本功能，能够保证馆藏数字档案信息可靠和可用的信息管理系统。”[5]也就是说，数字档案馆是以信息技术为基础、以档案管理网络平台建设为核心所打造具备实体档案馆功能的网络系统。将它作为未来档案信息化建设的目标主要因为，数字档案馆以数字档案信息资源为管理对象，这符合了电子文件大量产生的实践背景；数字档案馆通过一体化的管理系统整合了实体档案馆的功能，能够运用信息技术和网络技术实现档案管理效益的提升；数字档案馆与档案网站、档案管理网络平台不同，它的定位是与实体档案馆相同的，甚至有些学者预测数字档案馆会取代实体档案馆而成为信息时代档案管理机构，因此它可以作为档案信息化建设的终极目标。

本文为黑龙江省哲学社会科学规划项目“基于公共文化服务的档案整合研究” （项目编号：15TQC02）；黑龙江省高校基本科研业务费黑龙江大学专项资金项目“智慧城市背景下档案信息资源规划研究”（项目编号：HDJDZ2016-13）阶段性研究成果。

[1]张照余,吴品才.档案信息化建设现状、问题与对策[J].档案学管理,2007,(6):8.

[2]国家档案局.国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知[EB/OL].[2012-05-27].http://archives.sxnu.edu.cn/info/1010/1048.htm.

[3]孟世恩,王颖,何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯,2002,(3):16.

[4]覃兆刿.中国档案事业的传统与现代化[M].北京:中国档案出版社,2003:236.

[5]国家档案局.数字档案馆建设指南[EB/OL].[2016-11-04].http://www.cqszx.gov.cn/zfxx/show/?id=689.

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1005-9652（2017）01-0054-04

（责任编辑：虞志坚）

任越，男，博士，黑龙江大学信息管理学院，副教授，主要从事档案学基础理论、档案价值、档案文化等问题研究。