大数据背景下档案信息安全保障的SWOT分析

2017-11-08黄忻

山西档案 2017年2期

关键词：信息安全档案管理资源

文 / 黄忻

文 / 黄忻

文章运用SWOT分析法，分析了在大数据背景下，档案部门开展档案信息安全保障工作内部的优势和劣势，以及外部的机遇和挑战。该研究为进一步应用大数据背景下的科技手段，推进档案信息安全工作打下了基础。

大数据；SWOT分析法；档案信息安全保障

档案工作是在人类文明社会的形成中逐步起源和发展起来的，只有充分保障档案资源的安全，档案资源在人类社会各个领域中的作用才能得到最好的发挥，也才能充分彰显档案安全体系自身特有的理论意义和现实意义。作为企业中最为重要的一部分，档案信息资源安全、合理的应用与维护，可以为企业有效快捷地处理信息，辅助档案管理，做出一系列便民利民措施打下基础[1]。大数据背景下，数字计算机的普及和网络的迅速发展，能将传统档案管理模式从根本上进行改变[2]。保障档案管理工作在实现时代化、网络化和数字化的同时，档案安全保障的研究仍然没有摆脱传统形态的安全逻辑框架，从而造成理论落后于数字计算机网络技术进步的步伐，不可避免地出现了存储介质不稳定、网络环境不安全等问题。在档案开发利用过程中，档案信息的安全性受到威胁，特别是现代高新技术的应用，更加深了这种隐患。宏观指导档案信息化安全建设，为档案信息化、科技化发展指明方向，及时对档案信息化项目中发现的安全隐患做出相应的调整和修正，以达到维护档案信息安全的目的。档案安全保障体系已成为我国档案事业发展的重要战略，档案馆建设中的档案资源安全问题已引起档案工作与相关领域的广泛关注，成为了其他相关领域亟待研究和解决的新问题和新趋势。因此，加强档案信息安全防护研究势在必行[3]。在大数据时代信息挖掘技术的推动下，档案信息安全化建设不仅推动了社会的发展，满足了人们生产生活对档案信息的需要，而且在学术研究上进一步加深了理论研究的力度。本文通过研究不同环境下的企业档案安全保障体系建设，为实现档案安全建设更完善的发展，充分发挥档案资源安全应用管理工作，具有十分重要的理论和现实意义。

表1 大数据环境下档案信息安全保障体系SWOT分析矩阵表

一、优势

优势是指大数据背景下的档案安全保障体系自身存在的胜过其他形式的资源和能力。

（一）信息内容真实有效

大数据背景下的数据信息是指在已有的具体实际的人、物、事的基础上实现的，而不是事实之外杜撰出来的信息，档案信息内容丰富，与社会发展的多个方面密切相关，在以下领域，如医疗卫生、学历、学习、居民信息等，具有对社会信息高度还原的属性。通过有效信息的汇集整理，以一定的标准分类管理，使档案信息通过多种渠道满足用户对信息的需要，便于用户调阅查看，为阅读者提供可靠的资料考证，为社会进步和发展提供必备的保障。

（二）档案管理工作更加方便快捷

大数据背景下的档案信息管理不仅对档案的管理工作提供了方便，而且还为人们使用档案的方式提供了便捷渠道。数字环境下的档案管理工作通过前端控制，很大程度上减少了重复作业，减少了重复率和误差，从而在电子文件的状态下仍然可以保持真实有效性。通过全过程监控，实现档案信息资源的整理、立卷、归档和保存更加安全，更具保障性。

（三）档案工作得到社会广泛认可

数据工作在很大程度上，传播了积极向上的社会风气，弘扬了社会行政建设工作，推动了公共经济发展，保留了历史悠久的文化内涵。档案信息安全管理工作事业逐步进入人们的视线，成为了人们执行和参与档案管理工作的基础。

二、劣势

劣势是指大数据背景下的档案安全保障体系自身存在的具有不及其他形式的资源和能力。

（一）档案信息资源开发不够

受到部分档案属性的需求和自身档案信息建设的不完善性，目前没有任何一家网站提供开放性的档案信息，也就是说，档案信息资源的开发工作基本上并未做到电子化、网络化，在很大成度上忽视了数字档案资源利用环境的构建，其利用率很低。全国的电子文件归档管理工作还没有真正地开展起来，

（二）管理制度尚待完善

技术的快速发展使档案对网络过分依赖，安全保障技术更新过快，导致其安全问题突出，安全管理水平未能实现与时俱进，大多数企业和商家随波逐流，没有根据本地实际情况，从自身情况出发制定相应的制度。总的来说，尚未形成体系且缺乏一套成熟的安全评估技术，档案安全管理制度还很不健全。

（三）人员意识尚待提高

由于我国的档案管理工作开始规划的时间较晚，因此，目前还没有专业的机构培养专门负责档案管理工作的人员。现在，从事档案工作的管理人员大部分学历层次相对较低，理论意识薄弱，仅依靠多年来的工作经验处理档案存储和其他管理工作。特别是当前新技术的出现，工作人员对系统的应用更是存在不会用，出现问题时也不会处理。

三、机遇

机遇是指大数据背景下档案信息安全体系受到政治、经济、文化等外部因素的影响，给档案管理信息安全工作带来的发展新机遇。

（一）国家政策大力支持

早在二十一世纪初，我国就落实了信息资源公开传递与传播的条例，明确要求各级政府机构及时主动地向各级档案服务部门提供政府信息，促进档案工作在大数据背景下的发展，从侧面体现出了对档案数据信息的安全管理。同时作为档案部门，有义务和责任向公众公开政务信息，满足公众的需求，营造充分利用档案信息，实现安全应用的氛围。

（二）技术水平日益成熟

大数据背景下，计算机技术成为了档案管理工作的主导，充分发挥了自身容纳信息资源多、应用成本低、运行快捷方便的特点，具有无可比拟的优势。这些技术自身具有高信息化、高数字化、高技术性和全智能化的特点，满足了用户对信息的广泛需求，为档案管理工作提供了信息技术安全平台。

（三）人员意识逐步提高

档案工作对于人们心理上形成的较为稳定的、普遍的心里倾向，使得工作人员随着档案工作的发展，自主意识增强，利用先进的手段逐步建立起各种类型的档案数据库，提高档案服务水平。

四、挑战

（一）法律制度尚待健全

我国企业档案安全法规标准的建设还十分缓慢，呈现出和社会建设发展不相适应的情况。档案工作相对微观和具体，不太可能出台大量专门性的法律文件，存在顶层立法滞后，条款对于档案行业的发展显得很笼统和模糊，难以适应大数据背景下与档案安全相关的实际工作。

（二）风险评判尚待巩固

风险评估体系尚未健全致使风险评估的重视程度不够，风险预判能力相对薄弱。当出现紧急事件时，应急处理能力相对落后，不能及时快速地解决问题，做好风险保障工作。

（三）科学技术尚待发展

当前的信息技术虽然已经取得了引人瞩目的进步，但在档案管理方面仍然存在漏洞，专业性技术相对落后，比如说，未采纳安全认证系统、未实施先进的加密技术。另外，档案信息提取技术也相对落后，不能科学有效地为企业提供信息服务，从而影响了企业工作效率和合法权益。

五、发展建议

档案安全关系到人类社会生产和生活各个领域的方方面面，因此，建议将人员、技术、管理、法律法规等各组成要素融为有机整体，使安全保障的各部分功能所形成的的体系更加系统和高效。

（一）健全法律法规

与档案资源安全相关的法律具有规范作用，加强保障档案信息传输环境安全、保护档案信息内容的立法，健全确保安全的法律法规体系。充分利用法律的规范性、强制性和有效性，最大限度地实现网络资源安全传播与分享，充分发挥数字资源利用的最大化。依法办事，违法必究，重视经验与总结，进一步加大对信息犯罪的制裁。

（二）完善管理制度

完善制度的建立与推广有利于保障管理制度规范化，保障利用制度数字化，保障管理体系全局化。科学管理制度的应用取代了原有的凭借多年经验遗留下来的方式方法，保障企业档案在管理过程中不泄密，促进企业档案安全防护技术的有效运用。

（三）巩固风险评判

科学预判潜在安全风险。为适应档案信息存储格式的多样性特点、网络环境不断变化和技术水平不断提高的需要，加入风险评估，使我国档案安全保障体系的建设更加规范化和统一化。在保护技术、基础设备、存储介质等方面实施全面保护，对存储档案的软件系统和硬件设备及时进行检查、更新、杀毒，防止数字档案系统遭受破坏和入侵。