关于企业退休人员档案管理的思考

李彦

摘 要：企业退休人员档案管理工作的复杂性、综合性较高，合理地管理企业退休人员档案，既能够为企业广大退休人员服好务，又能够促进企业更好地实现人力资源管理，推动企业的可持续性发展。首先阐述了加强企业退休人员档案管理的重要意义 ，其次，分析了企业退休人员档案管理存在的问题，与此同时，深入探讨了加强企业退休人员档案管理的相应措施，其中包括：建立健全企业退休人员档案管理制度、强化企业退休人员档案规范化管理建设、加强档案管理人员的激励和考核等，具有一定的参考价值。

关键词：企业；退休人员；档案管理；思考

中图分类号：F24文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.31.039

1 前言

企业在国民经济发展过程中具有极为重要的作用，而企业又具有退休人员数量多、人员构成复杂、涉及环节较多的问题，因此，务必要格外重视企业退休人员档案管理工作。企业退休人员档案管理工作的复杂性、综合性较高，合理地管理企业退休人员档案，既能够为企业广大退休人员服好务，又能够促进企业更好地实现人力资源管理，推动企业的可持续性发展。近年来，国家有关部门日益关注和重视企业退休人员的安置问题，也在全国范围内实施企业退休人员档案管理实施办法，但仍然在实践过程中存在着一些问题，本文就企业退休人员档案管理进行思考。

2 加强企业退休人员档案管理的重要意义

企业退休人员档案资源是企业退休人员在过去长时间学习、工作、培训、调配、考核等过程中所形成的、有保存价值的记录，包括工作表现、社会保险、职业技能、工资水平、工作变动、个人经历、政治思想等材料，它蕴涵了企业退休人员一生的经历，对企业退休人员的各种情况都进行了完整、真实、全面得记录，属于人力资源和社会保障部门档案管理工作的主要组成部分。但令人遗憾的是，有相当数量的企业退休人员档案都还没有纳入到有效、 统一的管理之中，或寄放于原企业，或转到社区，或寄放于人才市场，或自行保管等，这种闲散、不规范、零乱的企业退休人员档案管理模式既会影响到档案管理的权威性，又会出现很多的安全隐患。

随着我国国民经济的迅猛发展，企业退休人员档案的利用主体范围和综合利用率都得到了较大幅度的提高。基于企业退休人员档案的利用主体范围来看，既包括政府医保部门、社保部门、街道社区等，又包括企业退休人员本人、企业退休人员家属、企业等；基于企业退休人员档案的利用业务范围来看，包括工伤鉴定、财产继承、参加医保、参加社保、更名、企业改制、企业资产分配、核查待遇等，企业退休人员档案是这些业务办理的最原始、最真实、最重要的依据。总之，企业退休人员档案管理具有较为明显的基础性、服务性，对于国计民生的发展极为重要。

3 企业退休人员档案管理存在的问题

3.1 企业退休人员档案管理制度并不完善

从目前来看，我国很多地区都还没有结合本地实际情况来建立起健全、完善、系统的企业退休人员档案管理制度，存在着较多的问题。例如：很多企业退休人员档案管理的卷案都存在着档案序号记录混乱、标题记录不完整等问题；很多企业退休人員档案中的关键资料并未都到全面收集；企业退休人员档案管理中并未严格执行查看、保密、借阅等制度，严重得影响到了企业退休人员档案的利用率和真实性。

3.2 企业退休人员档案检索效率低下

企业退休人员个性化档案管理的主要内容之一就是检索效能，从目前来看，有相当数量的企业退休人员进行个性化档案管理还没有采用现代化信息档案检索工具来管理企业退休人员档案，仍然一直延续着传统的手工检索方式，导致企业退休人员档案检索效率低下。

3.3 档案管理人员数量少，专业技能有待提高

人力资源和社会保障部门的工作任务繁重、涉及面广，除了企业退休人员档案管理工作之外，每天还有很多的工作需要完成。这样一来，就导致人力资源和社会保障部门中专门从事企业退休人员档案管理的人员数量极少，远远不能满足企业退休人员档案管理工作的需要。与此同时，企业退休人员档案管理的专业性较强，且需要不断充电学习，但是目前基层档案管理人员的专业技能有待提高。

4 加强企业退休人员档案管理的相应措施

4.1 建立健全企业退休人员档案管理制度

首先，要做好企业退休人员档案管理工作的基础就在于要端正人力资源和社会保障部门相关人员的思想意识，思想既是问题出现的诱因，又是行动的指南针。有鉴于此，务必要让人力资源和社会保障部门相关工作人员能够深彻感悟到企业退休人员档案管理的重要性，要让他们认识到企业退休人员档案管理工作是一项政策性、规范性很强的工作。

其次，人力资源和社会保障部门要对企业退休人员档案管理不断完善，尤其是要加强主要岗位、薄弱环节的控制，将责任落实到基层、落实到岗位，切实做到“责任到人”、“制度管人”，并且要在管理手段、管理技术、管理方式等方面加强投入和建设。

再次，要结合人力资源和社会保障部门的实际情况来建立起严格的企业退休人员档案管理制度，注重档案管理的归档整理。严格遵守企业退休人员档案的材料要求和分类标准，认真审查归档内容，准确甄别归档材料，对企业退休人员档案进行收集、分类、整理、装订四环节，力争做到分类准确、目录清晰、装订整齐，从源头抓好企业退休人员档案的内在质量，为企业退休人员档案的利用提供真实、准确的资料依据。

此外，务必要严格企业退休人员档案管理的规章制度。对企业退休人员档案材料的收集、归档和转进、转出按制度管理，要求调阅有记录，调出有专人负责传递，定期对所管理的企业退休人员档案进行检查，发现问题及时解决，避免了企业退休人员档案管理漏洞的发生，提高企业退休人员档案规范化管理工作的科学化水平，更好地发挥企业退休人员档案的重要作用。

4.2 强化企业退休人员档案规范化管理建设endprint

首先，严格执行企业退休人员档案收集、整理、分类、排列、编号、编目、装订、入盒、上架制度。做到月月结清、不留档案。各地要尽快建设规范、标准的企业退休人员档案数据库，所有企业退休人员档案均录入数据库，以便于对错漏档案及时进行校补和远距离共享。今后，逐步将常用档案进行电子扫描后建立档案核心信息数据库，实现查询档案不翻阅纸质材料，通过电脑查阅及打印。贯彻相关标准规范，实现纸质档案、电子档案双载体归档；探索电子档案与大数据行动的融合；加强电子档案长期保存技术的研究。

其次，加强企业退休人员档案规范化管理建设过程中的档案安全工作。档案室应该要按照国家《档案馆建筑设计规范》进行设计，建有铁门、铁窗、防护网、环形走廊、楼顶隔热层及配备消防设施，每年都对灭火器进行检查并更新，构成了有力的防护措施。库房内装有自动监控报警器、空调机、除湿机并配备了消毒柜等现代化设备。为保护档案的安全，还应该聘请专人坚持夜间值班，负责安全保卫工作，责任落实。录入电脑检索的档案目录都进行了备份，为保证安全，录入目录的电脑都未接入互联网。

再次，强化服务体系。在收集和保管好企业退休人员档案资料的同时，更加注重利用企业退休人员档案为区域经济建设、工作开展和人民群众生产生活提供有效服务，发挥企业退休人员档案应有的作用，使企业退休人员档案管理工作充满生机与活力。

4.3 加强档案管理人员的激励和考核

4.3.1 积极争取各级政府的支持

企业退休人员档案管理工作屬于公益性工作，其推广开展程度在很大程度上是由各级政府的支持力度来决定的，各地政府应该要投入专项资金来对档案管理人员的经济待遇适当提高，并且还可结合当地的实际情况来给人力资源和社会保障部门增加部分的事业单位编制，用于褒奖工作优异、但没有编制的档案管理人员。在现有经费投入的基础上，从市、县（区）两级都分别增加适当经费来对基层档案管理人员进行补助，并且还要在年终进行统一的评分，基于考核评分结果来给基层档案管理人员发放奖金。

4.3.2 积极提高基层档案管理人员的个人素质能力

第一，各地人力资源和社会保障部门应该努力营造尊重基层档案管理人员的良好氛围，有力促进优秀的基层档案管理人员脱颖而出，正确引导基层档案管理人员的健康成长。一是营造环境，引进优秀的档案管理人才。当前企业退休人员档案管理工作任务明显加大，积极引进高层次档案管理人才，势在必行。各地人力资源和社会保障部门务必要围绕企业退休人员档案管理工作特点来培养出一批优秀人才，并且采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的优秀档案管理人员为企业退休人员档案管理工作服务，改善基层档案管理人员结构性短缺问题。第三，鼓励基层档案管理人员去进修、培训，多学习相关知识，尤其是要多去参加电子文档、档案数字化加工等技术培训。

第二，合理运用激励机制，这样可引导基层档案管理人员按照既定的发展目标去工作，确保企业退休人员档案工作的顺利完成。与此同时，运用激励机制还可引导基层档案管理人员端正世界观、价值观、人生观，可同时提高他们的业务能力、专业知识与思想素质，恪尽职守地做好自己的工作，使之充满工作的动力。

5 结语

总之，行之有效的企业退休人员档案管理工作，既有利于促进整个社会的稳定、和谐发展，又有利于广大企业退休人员安心。快乐地度过晚年生活。有鉴于此，各有关部门务必要高度重视企业退休人员档案管理工作，切实提高档案管理服务水平。

参考文献

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