中南大学下一代离校系统流程再造与设计

2017-11-07蒋新华夏明伟梁丽丹

电子技术与软件工程 2017年17期

文/蒋新华夏明伟梁丽丹

中南大学下一代离校系统流程再造与设计

文/蒋新华夏明伟梁丽丹

目前数字化校园建设已经进行新的阶段，具有初步智慧的智慧校园建设也已经开始。无论是数字化校园亦或是智慧校园建设，目的都是更好地服务好广大师生员工。离校系统是为学校的“产品”在出厂前提供服务和检验工作平台。本文就中南大学老的离校系统进行升级中，存在或遇到的一些问题，进行梳理，扬长避短，在改造的过程中实现了流程再造与设计。重点加强业务协调，运用成熟的如基于数据中心的思想以及WebService等技术，较好地实现了下一代离校系统的改造。

离校系统 WebService 流程再造

中南大学离校系统是2009年5月建设并投入使用的，一直使用到2017年。在这几年中，我校的离校系统较好的实现了纸质离校单的电子化，避免学生拿着纸质离校单去跑各相关部门签字盖章，方便了广大毕业生离校手续办理，取得了良好的效果，得到了老师及学生的肯定。

但目前我校的离校系统也存在一些问题，如本科生所有毕业生的离校单是一样的，新增一个部门的离校手续，就要把该部门的离校手续扩展到所有本科生毕业生，所有毕业生都有这个离校手续需要办理。虽然具体到这个部门在离校手续办理的时候，工作人员可以预先把不要办理的毕业生进行通过处理，让毕业生不要来实际办理该项目。但这种与他们豪无相干的离校手续项目，出现在毕业生的离校手续办理清单里，显得不是特别合适。同时因为随意扩大离校手续办理对象的范围，常常因校方的离校手续办理工作人员疏忽、或是业务水平、或是本部门的材料的缺失，采取先“错杀”不通过，再放行的办法来处理毕业生的离校手续办理，导致一些毕业生的手续办理进度缓慢。比如以本科毕业生的教材问题在离校系统中的离校手续办理为例，学生在大一新生入校时，学校采取集中教材配发方式，给学生以班级为单位发放教材。然而教材费的回款就没教材发放那么容易了，部分学生拖到毕业的那天，都未缴纳教材费。因而出版社的教材科给所有本科毕业生都增加教材费的离校手续办理环节，将所有本科毕业生都列为办理对象。而实际上欠费的学生比例不到的10%。诸如此类现象的还有组织关系办理、后勤能源中心的学生宿舍水费收取等，尤其是湘雅医学类学生毕业管理，极其复杂，再加上医学类学生存在长学制（七年制本硕连读、八年制本硕博连读）现象，毕业生的管理及离校手续办理更加复杂、系统设置繁杂艰巨。

不仅如此，现有离校系统架构的思想基础是纸质离校单的电子化，同一类型毕业生的离校单上的项目是完全一样的，离校手续办理操作基本靠工作人员登录离校系统手工录入、审核、操作办理，存在速度慢、数据准确性不高等情况。对离校系统管理员设置离校项目要求高，数据及赋权麻烦，且不支持各学院增加自己的审核项目。

学生通过离校系统完成离校过程，理清在校期间与学校的各部门之间发生的各项联系，学校通过离校系统可以管理和服务好学生的各环节。离校系统是一个典型的跨部门综合类应用，需要协调多部门人员、流程及数据。要解决这些问题，必须对现有的离校系统进行流程再造及重新设计。

1 离校系统业务、流程再造

1.1 要梳理好各个业务流程，形成业务与数据流流程

学生的毕业流程如图1所示，所有学生毕业时都要经过离校流程如图2所示。本科生与研究生的毕业证学位证分别由各学院相应的本科生与研究生教务管理人员发放。

图1：毕业流程

图2：离校流程

我校与学生离校工作相关的主要部门有：计划财务处、后保部的物业中心、图书馆、学工部、组织部、团委、各二级学院，除此之外还有后保部的能源中心（水电中心）、出版社的教材科、湘雅医院、湘雅附二医院、湘雅三医院、肿瘤医院等。涉及到学校利益或服务项目的种类有学费、补考费、图书借还及罚款、论文提交（研究生）、住宿费、学生宿舍水费、贫困生贷款手续确认、组织关系迁移等。有的部门涉及一项利益或服务项目，有的涉及到几项，这些利益及服务都是学生要完成的。经过整理及研究后，我们把离校项目进行了分别对待，把可能涉及到每个学生的手续，如学费、住宿费、图书借还、论文提交（研究生）这四项形成固定离校项目，其它项目不是每个毕业生都会涉及，把它们形成动态离校项目，固定项目每个毕业生的离校清单都会出现，动态项目只有涉及到的学生才会在离校清单中出现，这样就形成了个性化离校清单。

1.2 由于学生归属管理关系复杂，完全由信息与网络中心完全来协调处理、设置权限关系，容易出错

我们拟采用二种方式结果来处理这个事情，一是学生归属管理关系非常明确的，由系统根据部门属性，自动将学生匹配到至学院管理。对于归属管理权不明显的，或变化比较频繁的学生，主要包含湘雅几个医院的研究生、长学制学生（七年制、八年制学生的临床类学生），同一专业的学生分班到几个不同医院去学习，还在几个医院之间定时轮流学习。毕业发证时，这些学生由谁发毕业证、学位证，医院里的学工老师也不是特别清楚，三个医院的老师还要相互协调才行。

对于湘雅三个医院的学生毕业领证分配管理权，我们采取由医院学工部门提供所管理学生的名单方式设置管理权，也就是谁申请，谁管理。另外长学制（七年制、八年制学生）在校期间经历了本科、硕士、博士三个阶段，不同阶段培养管理的部门也不一样。本科阶段由本科生院管理，到硕士、博士阶段本应该由研究生院管理，但学校培养部门在这个衔接上出了问题，出现了没有培养部门管理的真空现象，才导致这些学生的管理没有纳入管理体系。然而令人遗憾的是，湘雅几个附属医院对学生的管理水平也是欠缺的，没有建立一个有效的完整的学生数据管理系统。

图3

1.3 对学院管理授权下放

由于一些大的学院跨校区存在，在离校手续办理时，为了方便学生离校领证，需要授权多名管理员办理同一离校手续，新离校系统设计把这个权限给了各二级学院，由二级学院自行授权老师参与，信息与网络中心只负责授权校级部门工作人员的工作，极大地减轻了本中心的在离校系统的人员权限设置压力。

1.4 允许二级学院及部门自行新增离校项目，也就是动态新增离校项目，新增动态离校项目管理权限归项目设置部门

比如学生在学院借了教学仪器，可以在离校系统新增“教学仪器借还”项目，等该学生要进行毕业离校时，离校系统就会在“黑名单”里检查该毕业生是否存在相关未完成的项目，然后自动推送到学生的离校清单里，增加了离校系统项目设置的灵活性，有效避免了某些附属医院在离校手续办理过程中，仍然出现和存在纸质离校单办理离校手续的情况。部门与学院可以把离校系统当作“黑名单”记账系统使用。

1.5 组织关系及户籍的处理

组织关系主要包括党员组织关系和团员组织关系，这两种离校项目可以根据学生的政治面貌来自动分类处理。目前大学生政治面貌情况主要三种：党员、共青团员、群众，党员和共青团员才需要办理组织关系转移手续，因此离校系统可以根据毕业生的政治面貌自动设置相应组织关系项目，并要求毕业生办理。户籍在我校的离校过程中未作强制要求，新生入学时户籍关系迁移就已经不作要求，由学生自行选择，因此离校手续清单没有户籍办理项目。

2 技术实现思路

2.1 技术架构升级

要对离校系统的数据架构进行改进，把现有离校系统数据架构从老的数据中心架构体系升级到新的架构体系；把不同系统直接对接方式过渡到与数据中心数据对接，改变数据导入、导出方式，建立起以数据中心为基础、数据交换系统为纽带的基础架构，如图3所示。学生的基本信息来源主要有两个，一个是本科生教务管理系统，另一个是研究生教务管理系统。通过数据交换系统，把学生的姓名、学号、性别、院系部门、班级（专业）等基本信息抽取到数据中心，在数据中心建立起学生综合数据体系，进而在此基础上形成其它的跨部门的校级应用，如学生注册系统、门户统一认证系统、迎新系统、离校系统等。

离校系统采用了两个教务管理系统中，审核通过了的毕业生名单数据。