企业档案信息化建设的实现

焦顺伟 中国电子科技集团公司第41研究所

企业档案信息化建设的实现

焦顺伟 中国电子科技集团公司第41研究所

本文概述了在信息化成为一种时代趋势的情况下，档案信息化建设的基本原则和实现条件

基本原则 基础设施建设 信息资源建设 标准规范制定

档案信息化是档案管理模式从以档案实体保管为中心转变为以档案信息化、数字化管理为中心。在这个转变过程中，档案要实现信息化、数字化、网络化，这也是档案管理模式变革的根本所在。企业档案信息化就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为基础平台，对档案信息资源通过技术手段进行处置、管理和开发，以实现档案工作为企业生产、经营和管理提供优质高效服务的过程。笔者将通过企业档案信息化建设的基本原则和实现条件，谈一谈企业档案信息化的实现。

一、档案管理信息化建设的基本原则

企业档案信息化的意义深远，无需赘言，要实现其稳健快速的发展，需要坚持本着与企业信息化同步协调，统筹规划的全局性原则、以需求为导向原则和安全原则。

（一）全局性原则

档案信息化建设是一项长期的促进档案工作可持续发展的系统工程，须纳入信息化建设整体规划，与单位的信息化建设同步发展。国家档案局在《关于加强企业档案信息化建设的意见》中明确要求，要“坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接”。企业必须制定科学的档案信息化整体规划，结合单位自身的特点和发展前景，进行细致的调查和科学的论证，要既关注行业内的档案信息化建设，更注重结合本单位的实际需求。在开展档案信息化建设之初，应深入调查、分析现状和需求，研究论证途径与方法，资源配置保障等，走具有本单位特色和优势的发展之路。在此基础上制定发展的总体框架、规划、阶段性目标、具体措施、人财物等的保障要求、标准规范的支撑等，使其纳入单位整体建设规划。保证档案信息化建设与单位信息化建设同步展，有计划、步骤地组织实施。

（二）需求导向原则

在档案信息化建设过程中，只有面向档案管理和开发利用的主要需求，解决工作中存在的实际问题，才能提高信息化建设项目的实际效果，实现合理的投入产出比，并有助于档案信息化的持续推进和提高。在档案信息化的过程中，不少的单位曾先后使用过多个档案管理软件，各个系统之间互不联通，继承困难，在档案部门各种资源占用相对较少的情况下，这样的重复建设，教训深刻。因此，我们的档案信息化建设从规划到实施，从法规建设到标准制定，从系统开发到资源构建，都应以实际需求为导向，认真调研、科学规划、广泛论证。

（三）安全性原则

传统的档案管理中，档案的安全保护包含了档案的实体安全和信息安全两个方面。在电子环境中的档案安全保护除了防止信息泄密之外，还需要防止数字信息的丢失，失真和不可用。磁性和光学载体存储密度高，一张光盘的丢失可能意味着上千份档案的丢失；网络的发达在提供方便的同时，也为信息的修改，泄密提供了渠道。所以说信息化背景下档案的安全保护难度更大。这就要求在信息化过程中加强档案信息的安全保障工作。一方面，采用必要的技术手段加以防范，当前各种技术防范手段不断推出，升级更新，包括加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和访问权限控制技术等，都是有效的手段，应该充分综合应用，提高安全性。另一方面可以通过建立完善的安全管理制度加以规范。

二、档案信息化建设的实现条件

档案信息化建设的内涵包括档案工作的各个方面和环节，首先必须进行基础设施建设，包括网络环境建设，硬件和软件建设，其次需要将档案进行数字化转换和存储，并建立功能齐全的档案信息数据库，同时还必须建立与之适应的工作标准和规范，对档案工作的收集、保管、利用等环节重新设置，以保障在信息化条件下工作的有序开展。

（一）基础设施建设

档案信息化必须建立在一整套现代化软硬件设备基础上，包括几乎所有的硬件设施，如网络、计算机设备、扫描仪及其他硬件设备，也包括部分软件如操作系统、数据库管理系统、编程环境等。

1.硬件基础设施建设

基础硬件设施主要包括计算机、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其它支撑设备等。其中对档案的数字化处理，需要购置相应的数字化扫描设备，购买一套完整的快速扫描设备和软件价格不菲，并且档案信息数字化过程完成后，花费大笔经费购置的设备有可能闲置或贬值，经济效益和长期效应不甚理想。另外，扫描档案信息的工作量大，要短时期完成数字化转换工作，人力需求量很大。人力、财力问题也是档案信息化工作面临的挑战之一。

2.软件基础设施建设

没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。根据国家有关信息化建设的规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入输出及格式转换的控制与管理，满足企业的文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需求。企业应结合自身的实际特点，经过需求分析，自行组织力量进行开发或在保障经济适用和安全保密等基础上选择既能实现当前建设目标，又能随着信息技术的发展提供系统升级服务的管理系统。另外在档案管理平台的建设过程中要注意各个管理平台的数据联通，在企业信息化建设的大环境下，使信息资源得到有效地共享，避免档案管理平台成为信息孤岛。

3.网络环境建设

将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络。企业档案部门可结合自身的特点和需求选择建设基于互联网和内部局域网的档案网站或数字档案馆。

（二）信息资源建设工作

档案信息资源是现代档案管理工作的对象，信息资源建设工作包括电子文件归档管理和传统档案的数字化,以及档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设。将现有档案进行数字化是档案信息化建设的重要基础性工作，一方面利用数字化技术将以其他形式存储的库藏档案，通过手工著录、扫描等形式，转化为数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中，完成现有库藏档案信息向数字化的转化，尤其要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工；另一方面，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。

建立功能齐全的档案信息数据库是档案信息化的关键。目录数据库建设应该是信息化建设初期的工作重点，阶段性的逐步建设全文数据库和多媒体数据库。加强档案目录数据库建设，通过著录标引，建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库 ，提高档案检索利用服务质量。通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化并为其编制题名、责任者、关键词等索引的方法，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案全文原貌的信息化查询和利用，不断提高档案利用的效率和质量。

（三）标准规范建设

随着管理方式和管理对象的转变，档案管理工作中必然产生许多新的问题，需要通过制定相应的标准和规范来解决，数字档案的管理较之传统档案管理的标准化要求更高，否则可能面临多种风险。比如，若没有电子文件存储格式标准，档案信息将可能因无法输出而丢失，可能导致珍贵记忆的空白。因此，档案信息化的推进过程同时也是档案标准化不断深化的过程。随着国际国内档案信息化建设的不断发展，已经制定了一系列管理规范和标准。企业的档案部门应根据自身的行业特点，出台相应的标准和规范，由于档案信息的种类和范围处于不断的发展和变化之中，因此应尽可能采用适用范围更广的标准。

三、结语

档案信息化建设是信息时代发展的必然产物，对档案工作者来说既是挑战也是档案工作发展的一个绝好机遇。档案信息化建设不仅意味着管理模式的转变，同时也需要转变认识，即我们的工作已经由传统的档案管理向企业知识资源管理转变，在档案信息化建设的过程中要明确战略规划和实施步骤，并与单位的信息化建设同步开展，使我们的档案工作更好的服务于企业的科研生产、经营管理和决策。