工程建设全过程的档案管理分析

于伟杰

摘要：目前，工程项目的开发规模正在不断扩大，许多关于改建、新建、或扩建的工程项目被提上日程，因此就使得在工程监理和全过程质量监控中产生了许多的工程档案，它是保证工程建设以及后期管理能够顺利开展的主要因素。笔者根据多年的管理经验，对工程建设中档案管理经常出现的问题及解决办法进行了分析。

关键词：工程建设；工程档案；管理

从搜集资料、记录归档、到最后的资料整理，工程档案的管理工作一直贯穿着工程建设的整个过程。工程档案的管理工作不仅仅只关系到工程建设的管理工作，更是渗透到工程建设中各个工作环节中去，是工程质量的重要保障。因此，在工程建设全过程中加强对档案的管理，对工程建设的后期工作的开展具有十分重要的意义。

一、档案管理的意义

工程档案是在一项建设项目进行中，所产生的“内业资料”，包含了声音、图表、文字等等多种形式的内容，需要被长期保存。档案管理的工作并不仅仅是档案部门的有工作要求，更是工程自身需要。在一项工程的建设过程中，许多的建设工序会被下一道建设工序所掩盖，这就是所谓的“隐蔽工程”。在工程竣工后相关部门进行工程质量验收时，隐蔽工程部分如果存在质量问题很难被发现，因此，就需要在工序完成时借助图像、录像、图纸和现场记录等方式将隐蔽工程的质量情况反映出来，这些资料最终都会被收集到工程档案中，并确保其资料的真实性和可靠性。另外，在工程档案中，工程具体实施出现的问题及解廖情况等，也应该被真实的记录在册，使工程档案更具有使用价值。一份完整、系统的工程档案，对其他的工程建设的施工过程及质量結果都具有一定的参考价值。

二、档案管理中存在的问题及应对措施

工程档案的管理，即对工程项目在施工中所产生的内业资料进行编制、整理和保存。由于工程施工时间较长，因此档案形成的量相对也就比较多一些。一项规模较大的工程建设中，受其分项部分多及施工人员流动性大等特点的影响，就导致在档案管理工作中容易出现各种问题：

（一）资料内容

资料内容方面存在的问题就是资料的准确性得不到保证，部分内容失真，但是，在一项工程建设中，档案资料的内容需要真实的反应出工程建设的质量等情况。比如，在具体档案资料内容的填写上，一些企业通常都是随意的提上一个数值，这很难表示工程的具体情况。另外，工程档案的资料中不能存在“可能”、“大概”、“差不多”这样的模糊性词语，不但使档案资料变得毫无价值，更是使人觉得工程的质量毫无保障。因此，在工程资料的搜集及整理过程中，档案管理部分应该做到井然有序、求真务实，仔细落实材料中的内容，保证档案资料的准确性，按照规定好的施工程序，对档案资料进行编制。

同时，在档案资料内容的搜集中，还应该特别注意资料内容的时效性，保证资料搜集的及时。在进行项目施工中，开工报告、进场合同、施工记录、对照标准以及变更手续资料等，都应该及时的收集并进行管理，以保证档案资料的时效性。

（二）管理机制

档案管理中，在管理机制方面出现的问题主要体现在以下几点：

1、责任制度。责任制度没有得到切实的落实，开发企业和项目部门考虑到工程的预算经济情况，并没有为档案管理这项工作设置专门的人员来进行管理，因此就导致档案管理的责任制度得不到落实，在资料的收集和处理上有许多疏忽，甚至在工程竣工后才进行相关档案资料的移交。由于制度的不完善，没有配备专业的人员进行管理，导致资料的准确性和时效性都得不到保障，责任情况不明，因此就容易导致在工程施工中出现各种问题。所以，为了保证项目工程的质量，有关部门应该对档案管理事业重视起来，进行专业的人员配置，建立起完整的档案管理机制，完善责任制度，及时地完成项目工程在施工中各项工作的资料收集，并对收集来的资料进行系统的整理，从而确保工程的进度和其竣工质量。

2、业务能力。一些项目工程的建设中，虽然具备完善的管理机制，但是，档案管理工作人员的配置却显得十分随意。员工对业务知识并不熟悉，工作能力达不到要求，对档案资料的收集以及整理没有概念，因此经常导致档案资料内容的不完整和延迟。因此，相关部门应该加强对员工业务能力的培养，通过对员工进行集体培训，提高他们的业务能力，做到档案资料的及时收集和整理，以确保工程的后续工作得以有序的开展。

3、思想散漫。员工业务能力差的一部分原因，是由于员工思想散漫，工作态度不认真，没有对认识到档案管理工作对于工程建设全过程所具有的重要意义，所以导致工作效率低，拖延了档案资料的收集和整理进度，甚至最终耽误整个工程建设的进度。针对这一问题，有关部门应该设置一些能够激励员工的制度，例如，设立奖惩制度。在档案管理的工作中，注重员工的业务能力，根据员工在档案管理工作中的表现，给予适当的物质奖励；另外，进行责任落实，一旦档案资料管理出现问题，将责任落实到个人，对个人采取一定的惩罚措施。员工只有在思想上做出改变，才能以更好的精神状态进行档案管理的工作。

（三）监管力度

在档案管理的过程中，有关部门还需注意加大对其的检查及管理的力度，安排相关责任人对档案管理方面的工作进行不定期的抽查，以防止有人为了应付检查而做的表面功夫，对档案管理工作中的项目进度情况和档案资料的收集整理情况进行比对，以提高档案管理工作的工作质量。

例如，加大对财政方面的档案资料审查力度。在一些工程施工过程中，有相关人员在材料的购买上“吃回扣”，从而在材料上以次充好，以至于项目工程达不到预期的质量要求，严重危害到了人民群众的生命安全。对此，档案管理部门应该将资料内容落实到工程的每一个细节中去，对材料的购买、使用、及补充上都有真实且明确的掌握，从档案管理着手，严格把关整个工程建设的质量。

结语：综上所述，在工程建设全过程中，工程档案的管理是其中一项重要内容。在工程建设中应该时刻注意各个环节中档案资料的收集和整理，努力克服档案管理中遇到的困难，只有保证工程档案工作的顺利进行，才能保证工程建设工作的顺利开展。endprint