公证信息化建设的探索与实践

摘 要：随着我国国民经济的不断发展，我国科学信息技术水平也越来越高，人们正逐渐走向信息技术化时代，社会经济发展的各个邻域离不开信息技术的支持，因此，我国目前正处于信息技术化的发展时代，社会经济发展中的各个行业都受到了不同程度的影响，当然，公证行业也不例外。本文就公证信息化建设进行探究，提出了相应的实践策略。

关键词：公证；信息化建设；实践

中图分类号：D926.6 文献标识码：A 文章编号：2095-4379-（2017）29-0146-02

作者简介：李文红（1966-），男，汉族，福建泉州人，本科，福建省泉州市刺桐公证处，二级公证员。

在信息化时代，公证信息化建设直接关系到公证质量提升、公证公信力彰显，甚至关系到整个公证行业的发展。公证行业在未来的发展过程中将会主动融入大数据的时代，加强全系统信息化建设，紧跟时代的发展步伐，在服务经济社会中发挥更大的作用。近年来，随着我国信息技术水平的不断提升，推动了我国公证信化建筑工作的开展，在我国各级司法行政组织机构的积极响应下，通过公证机关全体工作人员的共同努力下，我国公证行业信息化建设进程得到了显著的提升，健全我国公证机构信息化管理制度，促进我国公证行业稳定、长久的发展，有利于提升公证信息化建设的进程，更加高效、有序的开展公证信息化建设工作，提高公证信息化建设工作的质量和效率，促进社会稳定、和谐的发展，推动我国国民经济的稳定发展。

一、当前公证信息化建设存在的缺陷

（一）公证有关信息数据的准确性不能保障

由于公证办证系统生成的数据不能直接自动记录到公证管理系统之中，导致公证数据管理系统中要重新录入相应的数据，导致这种现象更多的原因是人文因素，有可能是故意隐瞒收费真实情况，有的就是录入数据时比较粗心，将数据录入错误，这些现象都不能直接反应公证行业的发展现状，严重阻碍开展公证信息化建设工作，使得公证管理系统当中的数据需要进行重新计算和统计，再进行录入系统，不仅浪费人力、物力，使得公证管理系统当中的数据不够准确，不能具有足够的权威性[1]。

（二）发现问题不及时导致管理措施相对滞后

公证管理人员在开展相应的公证活动过程中，没有及时的发现其中存在的问题，等到存在的问题真正地浮现出来才发现，根据已经出现的问题进行制定相关的解决方案，使得开展公证活动过程中存在很大的风险和问题，使得公证管理措施不够完善，没有健全的公证信息化管理系统，使得公证管理效率和管理质量迟迟不能得到显著的提升。

（三）多头研发导致信息数据不能兼容统一

近几年，由于每个单位都在开放不同的公证信息系统软件，就公证信息系统软件的功能来说，主要功能都是相同的，根据自身实际工作的需求，开放出不同类型的公证信息系统软件，其使用范围有细微的差别；但在开发软件过程中，不同单位开放的公证信息系统软件的内部数据库构建方式和内容大不相同，导致不同单位开放的公证信息系统软件不能实现通用和数据共享的作用，使得公证机构上一级单位不能直接利用其中的信息数据，导致公证信息平台呈现出各自为政的现象。

（四）重复劳动使紧缺的人力、物理资源造成浪费

开放公证软件需要投入大量的人力、物力、财力等，其公证信息系统软件的后期维护和升级也是至关重要的，开放一个公证办证和公证信息系统软件的资金投入至少要50万元以上，在开放软件过程中，还需要了解公证业务和具备一定程度的公证信息管理经验，以及可以熟练操作电脑程序的专业型人才进行良好的配合完成；另外，在软件的功能需要进一步明确时，当公证信息系统软件开发成功之后，需要进行相关的功能调整，或者是安装在某台电脑上面试用一下，想要等到公证信息系统软件逐渐走向成熟，至少需要一年以上的时间，然而，目前公证各项工作任务较为繁重，公证信息平台建设任务较为重。时间比较紧迫，使得重要的软件开发造成了资源的浪费，使得公证信息平台建设的进度变慢[4]。

二、公证信息化建设的探究与实践

（一）将办证和管理有机结合

在开放新型公证信息系统软件过程中，注重将办证和管理进行有机结合，办证系统中需要充分满足公证管理工作和公证行业协会对公证信息系统软件的需求，使得办证程序更加的规范化、具体化，各类数据是建设公证信息化管理系统软件的重要组成部分，也是最基础的部分，在收集完各类数据的基础之上，再进行相应功能的设计，使得公证信息管理工作可以全面化、规范化、准确化的开展。就存在的人为因素而言，在公证信息管理系统当中设置自动上传信息数据的功能，避免出现不必要的麻烦，让公证信息管理系统中数据变得更加准确，有效加快了公证信息化建设工作的进程。

（二）讲求系统的科学性、实用性与规范性相结合

通过对办证程序进行规范化处理，以此提高公证信息系统管理的质量和效率，充分发挥出公证信息平台的价值和作用，实现规范化服务的目标；首先，在公证信息系统软件操作过程中，从当事人申请服务之后，软件自动提示当事人需要提供哪些相关的办证材料，不需要当事人填写众多的资料，即帮助当事人节约了时间，也让公证人员的操作变得更加便捷，提高了公证办证效率，通过对功能进行设计，使得公证办证每个流程都清晰明了，使得公证办证程序更加标准化和规范化；其次，在公证办证过程中，保证公证人员亲自办证，在办证系統中设置公证办证工作人员的指纹识别功能，进入办证时都需要录入指纹进行识别之后才能进行办证，使得公证办证更加具有权威性和准确性；最后，公证信息管理系统当中应当具备对不良信息进行自动拦截功能，为了更好地提高公证办证的质量和效率，防止系统信息资源被非法利用，同时公证书一定要具备防伪标识，为了给人们提供更加准确、真实、有用的信息数据[2]。

（三）把公证的在线管理作为公证管理的重要措施

在办证系统中，当事人将办证信息和收集的书面证据等，通过PDF的文件格式上传至公证信息系统管理中，便于公证管理部门监管人员可以随时查看已办理完成的公证事项，可以及时发现其中存在的问题和隐患，采取有效的措施进行解决，有效提升公证信息管理的效率和质量，帮助司法机构和组织节约公证信息数据管理成本；在设计投诉应用和管理系统程序时，与上述办公程序相同，对其进行程序化设计，其中包含了所用的公证投诉信息，系统自动生成相应的解决方案和提供相关的进展情况变化，促进公证信息化更加规范化、准确化的建设，使得人们对公证的信任度更高，推动公证信息化建设工作的开展[3]。

（四）以即时互动的信息平台加强了工作交流

公证信息平台即可以辅助公证系统进行办证，也可以帮助提高公证信息管理的效率和质量，同时也是各个公证信息管理实现资源共享的枢纽，公证信息管理人员将所用司法行政机构发布的公文，以及协会发表的文章和意见，或者是相应的通知和信息管理变化情况等，将这些全部都收集到公证信息管理系统之中，可以实现各个司法行政机构和组织之间进行在线互动交流探讨，使得所用公证人员都可以根据文件发送的对象和范围，及时收到相关的文件和通知信息，使之成为公证人员进行学习、互动交流、发表意见以及收集书面证据的信息共享平台。

三、结语

随着信息技术化时代的到来，给我国公证行业带来了很大的影响，充分满足当代信息技术化时代发展的要求，促进开展公证信息化建设工作，提升公证信息化的发展进程，有效推动我国公正工作逐渐走向法制化、制度化，有效改善我国公证管理理念和方法，有助于提高公证行业的工作水平，也是加大公证宣传力度的重要手段。

[ 参 考 文 献 ]

[1]孔繁涛，陈萍，王平，刘涵，李辉尚，张建华.我国农业信息化建设的实践与思考——基于“辽宁模式”的探索与启示[J].农业现代化研究，2016（03）：416-422.

[2]岳雪娟.信息技术在公证信息化建设中的应用探索[J].电子技术与软件工程，2014（18）：255.

[3]徐镇辉，郑东生，沈毅波.高职院校教学管理信息化建设的探索与实践——以漳州职业技术学院为例[J].当代教育理论与实践，2013（11）：38-40.

[4]张霞，陈勇.公证信息化建设的探索与实践[J].中国司法，2007（12）：53-55.endprint