中小学档案实现电子化管理的分析

摘 要：计算机技术领域发展使档案管理逐渐向现代化和科技化方向迈进，目前我国中小学阶段档案管理也应用了此项技术，并且取得了一定成绩。本文就当前我国中小学阶段档案管理中存在的校领导对档案管理重视程度不够、档案管理工作规范水平较低以及档案管理资金投入力度较差等方面问题进行了简单介绍，重点对中小学档案管理电子化发展进行分析，希望能为关注这一领域的人士提供一些参考意见。

关键词：中小学档案管理；管理资金；电子化管理

随着我国国民经济的发展以及科学技术水平的提高，社会各领域对于档案管理电子化发展领域的重视程度也越来越高。当前我国中小学档案管理已经被纳入学校工作规划以及管理制度体系当中，并且档案管理相关领域部门以及工作人员已经明确了岗位职责。重点加强中小学档案管理的布置、验收、检查和总结等任务，全面强化中小学档案管理工作，提高档案管理的工作效率，优化档案管理工作成果。

1 中小学档案管理现存的问题

1.1 中小学校领导对档案管理重视程度不够

学校档案见证了学校的发展历史，是学校各项活动的真实记录，也是广大师生的真实缩影。因此，学校档案管理工作十分重要。但目前我国大部分地区许多中小学学校领导对于学校档案管理重视程度不够，尤其是学生档案的建設。大部分地区中小学学校通常将工作重点放在了教学环节，将学生的学习成绩和升学率放在首位，忽视对学生档案管理的地位。因此大部分地区的中小学形成了“抓升学不遗余力，抓教学满腔热情，抓档案管理浅尝辄止”的现象。虽然个别领导在口头上重视中小学档案管理，但在实际工作环节未能真正做到提高档案管理在教学工作领域的工作力度，甚至在实际工作环节档案管理工作没有专门人员进行操作[1]。

1.2 中小学档案管理工作规范水平较低

近年来，国家教育委员会已经制定出了《关于普通高等学校档案管理办法》等相关规定，对普通高校中的学生档案管理工作进行了详细的规定，但对于中小学档案管理项目还没有十分明确的规定和要求。因此，我国部分省市和地区相关教育行政部门仅凭借以往的工作经验，对中小学档案进行相应的管理。虽然一些地区已经针对中小学教师业务以及档案信息收集等方面下发了相关的文件，但对于学生档案管理环节仍存在较大的缺失。例如，一些偏远地区中小学校内没有专门的档案管理室，依靠各班班主任对学生档案进行管理，容易造成档案遗失。

1.3 中小学档案管理资金投入力度较差

目前在我国大部分地区中小学办学投资力度不足现象较为普遍，尤其在偏远地区和农村地区的中小学建校问题都很难得到解决。据相关资料显示，我国农村地区中小学办学资金短缺问题十分严重，在我国某省市的有超过三千名小学生背着课桌去上学，这充分体现了中小学教育资金十分匮乏。此类学校学生上课需要自备桌椅，由此可以推断出，学生档案管理工作更无法得到有效保障。中小学学校缺少办学资金，直接导致档案管理工作无法顺利开展。

2 中小学档案管理电子化分析

2.1 加强档案管理组织领导

根据国家教育委员会对于中小学档案管理的工作要求，中小学档案管理工作必须被全面纳入到学校办学和相关工作计划当中，同时需要在管理制度当中明确档案管理工作相关工作人员的工作职能和责任。要想确保中小学档案管理相关工作顺利进行，就必须加强学校领导对于此环节的重视力度。例如，我国某地区的中小学档案管理相关工作进行时，校领导就严格按照相关要求，设立档案室及指定专人负责档案工作，以及配备档案室的防火、防盗、防潮、防尘以及防虫等相关设备。做到有校领导牵头，有专人负责，确保档案工作科学规范运作，分步实现中小学档案电子化管理。此外，该地区中小学校领导还对档案管理电子化作出相应调整，将档案管理逐步纳入到学校电子信息自动化管理网络系统当中，为档案管理配备最高端的电子信息数字化管理系统，完善校内电子化信息网络环境，为档案管理创造出最适合的电子信息化网络。同时，该地区校领导还对档案管理相关电子计算机设备进行更新换代，以先进的设备配合中小学档案管理系统，在机型的选择方面满足同校内网络自动化信息管理系统相一致的原则，选择容量大的机型设备，提高中小学电子档案网络管理效率，确保中小学档案安全性与保密性[2]。

2.2 加大档案管理资金投入

中小学档案管理效率的提高，除了提高中小学学校领导对于档案管理工作的重视程度，还需要在资金和设备上加大投入，确保档案管理工作能顺利进行。中小学基础教育是我国教学体系中的重要组成部分之一，处于教育体系中的关键位置。因此将中小学教育工作真正落到实处，切实完善中小学教育体系和教育制度，能为社会的发展以及民族的进步输送大量高素质的复合型人才，全民解决我国国民经济发展以及社会进步中人才短缺的问题。因此，在中小学教育阶段，需要重视对学生的管理力度，从学生档案管理工作着手，强化学校的办学能力，提高中小学办学水平和办学效益。例如，我国某地区的中小学就增设专项资金，加大对学校档案管理工作的投入力度，优化校内资源的配置，提高中小学校内档案管理工作的能力。此外，该地区学校还利用专项资金，对中小学档案管理相关工作人员进行培训，以确保工作人员对现代化的档案管理系统和档案管理设备操作能力得到有效提升。中小学学校通过加大资金投入力度，可以全面优化学校对于档案管理工作的能力，促进中小学学校更加电子化、规划化、制度化、系统化、科学化和人性化的档案管理工作。

2.3 动员社会关心中小学档案管理工作

国家在“十二五”计划当中已经全面指出要加强对中小学教育管理力度，并且明确指出对中小学教育工作关心有利于提高我国文化强国发展目标。据教育部2016年全国教育事业发展统计公报显示，全国共有中小学25.45万所，学生人数更是达到1.6亿以上。因此，面对数量和规模都十分庞大的中小学在校生数量，其档案管理工作量也相应变得十分巨大，需要社会各界积极配合，帮助各地区的中小学档案管理工作顺利开展。教育行政部门和相关组织单位需要全面提高社会各界以及新闻媒体对于中小学教育的关注力度，同时对社会群体的教育观、用人观和成才观进行优化引导，促进教育理念的创新。社会各界对于中小学教育工作重视程度的提高，有利于学校在进行档案管理工作时，提高可操作性全面升级档案管理电子化程序。例如，我国某地区企业就积极响应国家号召，将企业内部淘汰的计算机经过维修仍能继续使用的机型，免费赠送给偏远地区的中小学档案室；还有一部分地区企业为当地中小学档案管理室研发配套档案管理系统，提高档案管理的科学性和电子化程度。通过将企业中先进的技术设备应用到中小学档案管理工作当中，可以促进中小学档案管理工作有效性提高。

3 总结

综上所述，现阶段我国中小学档案管理已经基本实现电子化管理，虽然在应用过程中已经实现了普遍性和应用性，但仍然存在着诸多问题。中小学对传统档案管理的科学性进行了提升，摆脱了传统整卷查找档案管理的工作弊端，有效提高了中小学档案管理的工作效率，降低档案管理人员的工作压力，为加强档案管理安全性，建设科学电子档案管理系统作出新的贡献。

参考文献

[1]尉洪信.农村中小学的电子档案管理[J].科技资讯，2011，（25）：241.

[2]谢忆静.学生电子学籍应实行档案化管理[J].浙江档案，2009，（02）：41-42.

作者简介

余志勇（1978-）男，广东台山人，职称：档案系列馆员，研究方向：中小学档案管理。endprint