关于事业单位档案管理信息化建设的几点思考

李立

摘 要：信息化已成为当今社会经济发展的必然趋势，事业单位档案管理工作只有与信息化紧密结合才能积极适应社会形势的发展变化，更好的发挥服务事业单位发展的重要作用。本文就信息化浪潮下如何做好事业单位档案管理工作做粗浅的探讨。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

随着信息化技术的不断发展和网络的迅速普及，大众对档案资源的获取方式变得更加高效便捷，需求也随之变得更加多样和复杂。因此，如何在新形势下做好档案管理的信息化建设，提高其服务公众、服务社会的能力是摆在我们面前不得不重视的课题。档案管理作为事业单位一项基础性、长期性、常规性的工作，对促进单位的稳定发展起着重要的作用。但就目前来看，事业单位档案管理工作还存在着一些问题，如专业人才缺乏、资金投入不足等，这些都在一定程度上阻碍了事业单位的健全发展。为此，积极改变观念，探索一条适合事业单位发展的档案管理信息化建设道路，是现阶段档案管理工作者亟需认真思考、妥善解决的问题。

1 档案管理现状及存在的问题

（一）资金投入不足，缺乏完备的配置支撑。做好档案管理信息化工作离不开先进的技术手段和系统的软硬件配备。建立一套系统完备、运转流畅的数字化运行体系对网络环境、设备性能要求较高，需要较大的资金投入，事业单位资金有限，并且由于档案管理信息化建设在短时期内无法取得显著效果，得不到领导重视，使得本就在经费有限的情况下无法得到充足的资金保障，这就大大阻碍了信息化建设的步伐。

（二）专业人才缺乏。档案信息化管理作为一种网络化、现代化的管理模式，对技专业人员的要求比较高。原始档案管理载体以纸质材料为主，只需要简单的登记、存储，对人员专业要求不高，一般不需专职人员或专业人员负责，管理方式粗放、随意，使得有价值的档案资料很难有效的加以分析利用。将档案管理与信息化技术充分结合，对管理人员专业水平提出更高的要求，但目前事业单位对这方面人才的引进力度不够，即使有素质较高的人才也因为待遇等原因留不住，引不进人才、留不住人才，使得信息化建设工作无法落到实处。

（三）信息化建设存在安全隐患。目前，对大部分事业单位来说，纸质材料保管年限较长，管理工具落后，在利用过程中很容易造成信息丢失、破坏，从而影响信息化成果。另外，纸质材料的数字化工作主要依靠信息公司完成，社会上各类信息公司鱼龙混杂，部分缺乏高度的安全意识，对于数据需高度保密性的事业单位来说，网络化手段更是一大风险和挑战。

（四）管理工作不规范、不严谨。档案管理信息化建设是一项规范性、系统性的工程。需要完备的软硬件设施、规范严谨的操作流程、严格保密的工作程序，但目前，有的事业单位对此存在认识上偏差，认为只要有电脑、有网络就能做好，并没有真正领会信息化的内涵，各项工作缺乏完备的管理举措，导致信息化建设存在漏洞、进程缓慢。

2 做好档案管理信息化建设的几点对策

（一）完善软硬件设施配备。事业单位要高度重视档案管理信息化工作，合理资金投入力度，及时购置与信息化建设相配套的仪器设备和系统软件。只有具备能支撑数字化高效运转的软硬件设施，档案管理工作才能逐步走上信息化管理的道路，才能有效的挖掘资源，服务于发展大局。

（二）提高专业技术人员综合素质。人员素质对事业单位档案管理水平和发展方向起着重要作用。要积极引进有档案学、信息技术或计算机等专业背景的人才，将专业知识运用到档案管理工作中，定期进行软硬件系统维护以及数据资料的分析应用。加强对人员思想政治、专业技术培训，积极培养符合工作需要、单位发展的人才。建立完善的考核激勵制度，最大程度的挖掘人员潜能，定岗定位，在各自的岗位上发挥出独特作用。

（三）加强安全管理，提高防范意识。在信息化过程中要注意对原始纸质资料的保护，按照规范流程进行合理开发，避免因疏忽大意、操作不当造成资料损坏、丢失等现象。同时提高管理人员安全意识、保密意识，增强政治责任感，定期升级系统的安全性能，并对数据资料进行备份，防止因系统损坏、数据外泄等原因影响工作大局。

（四）建立完善的规章制度。档案管理的信息化建设需要配套的规章制度作为保障。根据工作需要和岗位要求，有必要对档案管理的各项工作流程进行有效规范和严格控制。建立健全资料收集存储、开发利用、安全管理、人员保密等工作制度，加强督查力度，对违反纪律规定，造成严重后果的人员严肃追责。

3 总结

网络技术高速发展的今天，档案管理工作面临着严峻的挑战，传统的管理模式已不能适应社会发展的需要，必须通过信息化改革。信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势，也是提升事业单位发展水平的重要举措。加强档案管理的信息化建设，需要管理者正视档案管理工作现状，制定完善的管理举措，积极解决工作中存在的问题，推动档案管理与信息化充分结合，只有这样才能更好的为事业单位发展服务、为群众服务。endprint