加强声像档案管理工作刻不容缓

庞燕

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，就兰山区区直学校61个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

声像档案管理问题对策一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，学校的声像设备有了很大改善。在调查的61个单位中，仅21个单位没有声像设备，占34.4%，65.6%单位都有1台声像设备。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有36个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占60%，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用；且“软”方面直接影响“硬”方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区

摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表現在所调查单位的43名摄录人员中，有专职6人，兼职37人，平均年龄35岁，大专以上文化占72%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在43人中，专业工龄1至5年者38人，占88.2%，5年以上者仅占11.8%。经过专业培训共8人，仅占19.8%。

调查中还发现摄录人员存在两种思想认识上的误区。一是部分人不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务，不需要归档；二是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，处理这些声像档案属于个人行为。因缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。

（三）声像档案管理制度混乱，问题复杂

1.管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中发现，半数以上单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要有3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26%；二是各科室一年一次移交档案室，占35%；三是由科室保管或个人保存，占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2.档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20%的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3.管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理比较规范的有11个单位，占18%；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位50个，占82%，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余60个单位20860，平均348张。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4.保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5.区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录，形成了许多有价值的声像档案。其中，一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但档案室里却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为己有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过档案馆、室藏档案及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理、制定办法，狠抓制度落实

制定切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。各立档单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，逐步变成自觉行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督、分类指导，注重业务培训

加大对声像档案的督导指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际、创造条件，力求妥善保管

目前，声像档案保存条件普遍不符合上述要求，我们认为结合实际、创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次，要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；最后，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）建设档案主管部门参与全区各类重大活动

针对地区重大活动（会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。endprint