档案信息数字化外包共建风险控制探析

王晴

摘 要 随着社会的发展和时代的进步，我们进入了数字化时代，于是出现了很多数字化外包公司，这有利于我们对信息进行整理，与此同时，将信息外包给服务公司也会存在一些风险，例如，外包公司的监管不严导致外包出去的信息容易丢失、容易被盗取。所以，本文以档案信息数字化为例，对其中存在的风险进行探讨并提出一些有效的措施。

关键词 档案信息 数字化 外包 风险控制 探析

中图分类号：G250.7 文献标识码：A

0引言

档案信息数字化是指以前的用纸张或者录音带或者录像带存储的原始档案信息现在通过一定的技术手段转换成多媒体信息，例如图片文件、声音文件和录像文件等。服务外包是指企业把自己公司的非核心工作外包给其他优秀的公司，以获得完美的工作结果，再把自己公司核心的工作内容做好，从而达到降低成本、提高工作效率、增强企业之间的竞争力的经营和管理模式。

1档案信息数字化外包共建的风险

随着档案信息化工作的开展，很多档案馆会把档案信息数字化交给中介公司完成，但是，档案业务外包也会存在一定的失误，造成一些风险。下面从四个方面分析造成风险的原因。

1.1经营目的不同导致风险

档案馆将低成本、高工作质量作为工作目标，把档案信息数字化外包给中介公司，而外包公司以高利润为工作目标，这两者的目标不对等，所以，当出现成本上升这种现象时，外包服务公司便得不到最大的利润，此时外包服务公司的质量可能会有所下降，严重的话会造成外包服务公司违约，给档案馆带来一定的损失。

1.2信息不对称导致风险

在众多外包服务公司中，某些外包公司为了让自己公司比其他更有声望，便提供一些虚假的信息，如此一来，在档案馆不知道的情况下，将重要的档案信息交给该外包公司整理，该外包公司由于没有足够的能力，导致出现失误，造成了一定的损失。

1.3 缺乏监督管理导致风险

由于档案馆很难参与到外包共建工作中，所以不能对外包企业工作进行管理和约束，基于这种情况，档案馆很难对档案信息数字化影响较大的结果进行控制和把握，甚至有可能发生资料外泄的问题。有一部分档案馆不会对外包服务公司的工作质量进行检查验收，所以外包服务公司的工作质量无法得到监测，工作人员对待工作便会疏忽，不用心，造成工作上的失误的可能性会更大些。

2档案信息数字化外包共建的对策

随着信息化的发展与进步，档案信息数字化已经逐步变成信息化建设的一个重要组成部分，收集档案信息资源，构建档案信息化体系，是信息社会发展必须要做的事情。档案数字化外包共建成为档案信息数字化主要的媒介，但是，在外包共建的发展过程中也会出现一些问题，外包共建存在一定的风险和弊端，我们应该合理规避风险，把握好外包共建的有利方面并合理利用，下面围绕档案信息数字化外包共建工作需要做好的几个方面进行讨论。

2.1制定科学合理的外包决策

档案馆想要将档案信息数字化外包就要先选择合适的外包共建企业。由于数字化的发展越来越快，档案业务外包中介机构也随着越来越多，档案馆要在眾多的档案业务公司中挑选出实力和价格这两方面都满意的公司是一件比较费力的事情，档案馆必须对外包企业的综合实力和该公司在业内的评价进行综合考察，还要把企业的资质、成立年限考虑在内，档案馆可以采用招标的方式选择外包企业。其次，档案馆要确定外包的范围，因为并不是所有的业务都适合外包，所以档案馆在外包前先要进行分类。一是要区分涉密信息和非涉密信息，二是分层次的外包，先对重要的信息进行外包，最先完成重要信息的数字化，然后逐步实现馆藏档案其他信息的数字化。最后要制订一份外包共建的工作计划，按照工作计划进行外包共建工作，并对外包共建工作质量进行监测和管理。

2.2共建双方要建立良好的合作氛围

一个良好的团队必定是每个人都相处得十分融洽，所以，共建双方也要建立良好的合作关系。良好的合作关系有利于实现共赢，也有利于交流沟通，当两方中有一方发现问题，另一方能够积极配合并协助对方一起解决问题。

2.3做好外包期间管理人员的培训工作

信息化的发展给档案管理人员的工作增加了难度，以往的信息传递媒介已经以数字化的形式向人们显示，这便要求档案管理工作人员了解数字化相关的技术手段，以便做好档案信息整理工作。所以，当档案信息数字化工作被外包给其他服务公司的时候，档案管理工作人员可以借此空闲时间学习一些相关的数字化处理技术，学习此技术既可以为交接外包服务公司的后续工作做好准备，也可以在档案信息数字化工作出现一些纰漏的时候可以得到及时有效的解决。

2.4建立完善的监督检查机制

档案馆将档案信息交由外包服务公司进行处理，要首先了解该公司的背景和作风，然后对该公司进行一定的考察，建立完善的监测机制，因为档案信息毕竟是很重要的信息，外泄势必会引起一些弊端，所以外包服务公司应该对该信息进行保密，因此档案管理工作人员应该对外包服务公司进行定期的监测和排查，防止该公司泄露信息。

3结语

本文主要从档案信息数字化外包共建的风险和档案信息数字化共建外包的对策两方面着手进行探讨，从多方面分析了档案信息数字化外包共建的风险，也给出了一些外包共建的对策，希望对档案信息管理工作有一定的帮助。

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