公立医院合同管理风险管控探析

韩钰

【摘 要】 通过对A公立医院原有合同管理制度与内控规范对比，进行合同管理的风险评估，发现医院合同管理内控制度存在制定不规范、执行不严格、信息系统不健全、评价监督不力等问题。针对这些问题，提出在修订合同管理制度的基础上，进一步对医院的合同管理业务进行梳理，分为设备采购、物资采购、基建工程、维修工程、服务及其他等类型，每一类合同按照合同的签订、履行、档案管理等环节进行整理。同时，为进一步提高医院内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，提出了完善合同内部控制制度、加强合同订立管理、有效监控合同履行、有效处理合同纠纷和提高评价监督效果等措施。

【关键词】 公立医院； 合同管理； 风险评估； 风险控制； 制度流程

【中图分类号】 F234.3；R197.322 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2017）19-0018-03

公立医院是非营利性事业单位，但其经济业务运行的复杂程度与企业相似。合同在公立医院经营管理活动中是具有约束力的法律文件，是医院经营活动的法律依据[ 1 ]。医院合同管理是通过识别合同的订立、履行、归档以及纠纷管理中存在的风险，建立有效的合同管理控制机制，确保合同有效实施[ 2 ]。

一、合同管理内部控制制度存在的问题

为了加强医院合同管理，规范合同行为，A公立医院制定了合同管理制度，规定了医院需要签订合同的业务范围，明确了合同审批流程、合同变更程序及合同登记人员职责等。为了推动行政事业单位内部控制建设，A公立医院加强了对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件；对合同履行情况实施有效的监控；根据合同履行情况办理价款结算和账务处理；加强合同登记的管理，实行对合同的全过程管理。

笔者通过对A公立医院原有的合同管理制度逐条进行梳理，在原有合同管理制度基础上，对照内部控制规范中业务层面控制的合同控制内容，对合同控制的要求及风险点进行分析，并结合A公立医院原有合同管理制度进行对比，得出对比结果，如表1所示。

通过对A公立医院原有合同管理制度与内控规范进行对比，发现医院合同管理内控制度还存在以下问题：

（一）合同内控制度制定不规范

内控规范已发布五年，但医院没有把合同内部控制当作一个体系进行整体设计，没有严格按照合同内控规范要求建立合同内部控制体系，虽然制定了合同管理制度，但是制度内容没有完全覆盖内控规范的要求，如现有的合同制度未明确授权审批和签署权限，未明确合同订立的范围和条件，应订立但未订立合同等，医院合同内控制度缺乏统一的规划与管理，缺乏全面性。

（二）合同内控制度执行不严格

医院对风险评估关注不足，没有确定合同内部控制职能部门或牵头部门，没有建立单位各部门在内部控制中的沟通协调和联动机制。涉及合同的决策、执行、监督没有实现有效分离，权责不对等，医院的合同专用章保管不善，未实施归口管理。发生违规签订担保、投资和借贷合同；未能及时发现已经或可能导致单位经济利益受损的情况，或未能采取有效措施；未按规定的程序办理合同变更、解除等；未能及时进行价款结算和账务处理。

（三）合同管理信息系统不健全

医院建立了个别信息系统，但是没有完全覆盖全部业务范围，没有将合同内部控制流程嵌入到信息系统中，且信息系统都是孤岛状态，没有达到医院数据的有效融合，资源共享较差，数据安全性不高，信息数据缺乏准确性。

（四）合同内控评价监督不力

医院制定了合同内部控制制度，但是没有按照内部控制规范的要求由指定的部门开展对内部控制制度的监督检查和自我评价工作，对于涉及国家秘密、工作秘密或商业秘密泄露没有明确的管理要求；合同纠纷处理不当，可能损害单位利益、信誉和形象；未收集充分的对方违约行为证据；未按照合同约定追究对方的违约责任；造成内部控制制度的落实和执行不到位，内控制度中存在的缺陷得不到及时整改，影响内部控制制度的实施效果。

二、规范分类整理合同管理流程

在修订合同管理制度的基础上，进一步对医院的合同管理业务进行梳理，根据业务的类型分类整理合同管理的流程。以A公立医院为例，合同可以分为设备采购、物资采购、基建工程、维修工程、服务及其他等类型。每一类合同按照合同管理的环节进行整理，主要包括合同的签订、履行、档案管理等环节。

（一）合同订立环节的流程

在合同的订立环节，医院按照合同管理制度中规定的合同订立范围和条件，设计制定了合同审签表。审签表由合同承办部门填写，填写的内容包括合同的内容、类型、编号、招标方式、招标时间、合同单位、合同价款、合同起止时间、合同主要内容、各部门审核意见等。通过合同审签表，方便审核部门对合同订立的情况逐条进行审核，保证合同在订立环节得到严格的控制。

（二）合同履行环节的流程

医院在合同的履行环节，按照不同合同种类进行分类管理。对于设备采购、物资采购等，资产管理部门严格按照合同约定的内容办理验收入库后填写付款申请书；基建工程、维修合同等，管理部门严格按照合同约定的方式，根据审计部门出具的进度决算或完工决算填写付款申请书；服务类合同，管理部门严格按照服务时间和完成情况填写付款申请书。财务部门严格审核各管理部门提供的付款申请书，根据科室预算执行情况，按照合同约定的付款方式办理付款手续。为了保证对合同履行的实时有效监控，由合同档案管理人员对合同的履行情况进行登记，对没有正常履行的合同及时报告管理科室。

（三）合同管理的流程图设计

在对合同管理进行分类和流程整理的基础上，进行流程图的设计，以流程图的形式展现出合同管理的各個节点。对各个节点进行风险评估及分析，并制定有效的防控措施。以A公立医院为例，制定出物资采购合同管理流程图，如图1所示。

流程图将合同管理的全部工作流程程序化、标准化、系统化，可以清楚地展现出合同管理的各个环节，保证医院合同管理的有效性。流程图还要注意根据医院业务的变化和政策的调整进行不断的完善。

三、加强合同内部控制规范的措施

（一）完善合同内控制度

医院内部控制是一项长期且复杂的过程，涉及医院的各项经济活动和业务活动[ 3 ]。医院领导要对内部控制有正确的认识，明确内部控制对医院管理的重要性，确保医院合同内部控制工作的积极开展；具体实施人员要提高对内部控制的认识程度，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合，保证内部控制的有效实施。单位应当建立健全合同内部管理制度。单位应当合理设置岗位，明确合同的授权审批和签署权限，妥善保管和使用合同专用章，对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制。合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管理，与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。

（二）加强合同订立管理

医院应当明确合同订立的范围和条件，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。在当今信息时代，信息化技术可以大大提高工作的准确性，将信息技术运用到医院内部控制中，将不同的系统数据对接融合，各系统数据能够相互应用，实现信息的最大化利用，保证各系统数据相互印证，保证数据的真实有效，真正实现信息系统的内部控制。

（三）有效监控合同履行

医院应当建立合同履行监督审查制度，对合同履行情况实施有效监控，对合同履行中签订补充合同或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，应当及时采取应对措施。医院的财会部门应当根据合同履行情况办理价款结算和账务处理。未按照合同条款履约的，财会部门应当在付款之前向合同管理部门负责人报告。

（四）有效处理合同纠纷

医院要加强对合同纠纷的管理，当合同发生纠纷时，医院应当在规定时效内与对方协商谈判。合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

（五）提高评价监督效果

医院要健全有效的内部控制全面监督机制，实现业务管理和财务管理的程序化、标准化和信息化，保证内部控制制度的有效实施。只有通过医院内部审计或纪检部门定期对医院内部控制规范的实施情况及效果进行检查评价，才能够促进内部控制制度的不断完善，让内部控制真正落到实处，确保内部控制真正发挥作用，保障医院业务稳健高效运行，提升医院管理水平和服务效率。

【参考文献】

[1] 查元杰，顾慧.医院合同管理与跟踪信息系统建设[J].中国数字医学，2014（12）：76-78.

[2] 徐伟亚.完善医院合同管理内部控制[J].行政事业资产与财务，2015（5）：55.

[3] 袁新春.建立健全醫院内部控制制度的探讨[J].会计之友，2009（5）：47-49.