高校档案管理信息化建设探究

王晓春

摘 要：在现代办公管理中，信息化技术的普及已经越来越广泛了，借助于信息化管理手段可以大大提高工作效率，也能够确保更好的工作质量。而档案作为伴随一个人一生的资料记录，是证明一个人存在这个世界上最重要的材料之一。随着不断的发展越来越多的高等院校开始注重对于高校档案的信息化管理，所以如何提升高校档案的管理的信息化水平，建立健全一个更具有创新意义的高校档案管理信息化制度，这对于高校院校提高整体管理的信息化水平具有重要意义，而实现高校档案数据的信息化、数据化、智能化，网络化已经成为高校档案信息化改革的重点，这对于高校的发展与教学改革也都具有深远的意义。

关键词：档案管理；信息化

中图分类号：G647.2 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2017）26-0244-02

一、前言

在现代办公管理中，信息化技术的普及已经越来越广泛了，借助于信息化管理手段可以大大提高工作效率，也能够确保更好的工作质量。而档案作为伴随一个人一生的资料记录，是证明一个人存在这个世界上最重要的材料之一。

随着不断的发展越来越多的高等院校开始注重对于高校档案的信息化管理，所以如何提升高校档案的管理的信息化水平，建立健全一个更具有创新意义的高校档案管理信息化制度，这对于高校院校提高整体管理的信息化水平具有重要意义，而实现高校档案数据的信息化、数据化、智能化，网络化已经成为高校档案信息化改革的重点，这对于高校的发展与教学改革也都具有深远的意义。

二、高校档案管理信息化建设的意义

作为一个对学生素质全面培养的重要基地，在高校的各个环节在必须尽可能的完善，而对于每年都有大量学生入学或者毕业，档案管理工作就显得尤为重要。以往的档案管理工作更多是人工操作，工作不仅繁琐，而且由于工作强度较大的原因，更容易导致档案出错。对于学生以及学校造成极为不好的影响在效率已经质量反面都很难得到保障，这也使得以往的档案管理手段难以适应现在的实际情况，所以完善对于档案管理的信息化建设更有助于保证档案的准确性以及及时性，为整体的管理工作做好铺垫。

高校档案的信息化管理建设有助于科技的创新与推广。随着时代的发展，无论是各行各业信息化的人才都是被企业追逐的对象，而高等学院作为我国人才培养的主要场所，人才资源与科技资源都极为丰富，信息化管理技术在其中的普及，可能会带来更为创新的思维以及想法，从而推动信息化管理科技的进步与发展，而年轻人能够更好的接受新鲜事物，这也为科技的推广奠定群众基础。

高校档案管理的信息化建设基本就是利用最新开发的科技软件对于档案数据按照一定的准则进行归纳整理，然后利用网上平台加以完善与进行远程服务，目的是为了老师与学生能够更好的检索与利用，但是由于网络的开放性以及不安全性，使得高校档案管理信息化人才显得尤为重要，这就要求高等院校尽可能完善信息化人才培养制度，推动管理团队的信息化建设，加强专业性。间接的推动高校管理人才培养制度的完善。

三、高校档案管理信息化内容

（一）要确保足够的资金投入

在整个高校档案管理的信息化建设中，无论是最基础的软硬件、专业人才的培养以及聘用，還是到后期对于计算机和安全储存设备的安全维护以及数据备份，由于档案资料受众面较广，对于设备的要求尽量选择操作与维修都相对简便且具有查询功能的软件，其次在人才的选择与培养上，更注重于他们对于专业软件的使用以及维护能力。在保证效率性及时性的同时也要对学生档案的安全与保密负责。但无论如何这都需要大量的资金作为铺垫，由于经费的加大这就需要政府的扶持还有社会各界的鼎力支持，这也同时要求社会各界对于专项资金的使用与管理进行监督了。

（二）对于档案信息的管理，与以往的人工管理手段不同，信息化的管理需要一套更为完善的标准以及管理制度

众所周知，高校档案的信息化管理主要就是通过对于档案资料的数据化，然后按照一定的标准以及格式进行分类与整理。这不仅需要专业的人才进行操作，还需要档案资料管理部门配合，作为收发信息、上传资料的中转站，在确保资料工作效率的同时还要确保资料的准确性以及及时性，这对于高校管理人才也是一种不小的考验。

（三）高效的档案管理

进入大数据时代，高效档案管理在大数据时代的社会价值将会得到进一步提升，它能够使档案管理概念得到全新的注解，也能够使档案管理工作人员为人们提供更好的信息服务。档案室工作人员在日常工作当中，不仅要学习新的管理知识、技术，更要对档案管理进行创新，使自身能够得到一个良好的发展。高效应加大对档案管理工作的资金投入，提升档案管理相关工作的信息化现代化水平，提升对现代化设备的应用水平，将信息化技术广泛应用于对文书档案各信息资源的储存、处理和管理环节。最首要的任务是建立其完整的文书档案数据库，保证数据库内所有文书档案信息为同一格式，做到统一规范管理。运用计算机技术对档案进行实时管理，提升档案管理的自动化程度。同时由于，大数据技术发展的时间不是非常长，但其复杂性却远远高于传统档案管理技术，在应用方面因行业的不同容易产生数据资源混乱。因此，必须将其精湛的信息处理技术与档案管理技术相结合，通过正确应用档案行业的大数据分析工具，纠正数据分析过程中的问题，从而提高档案管理效率及质量。

（四）要保障信息管理系统的安全与保密

由于部分高校档案可能会涉及到一些关于国家保密制度中的内容，所以这就要求高校档案信息管理部分在保证大部分资料开放的同时还要严格保护小部分资料，既要保证开放又不能泄密，这对于信息保密管理也是极大的挑战，要确保档案资料的真实完整之外还有确保整个信息管理系统的安全稳定，这就使得高校对于人才的专业性以及素质，还有职业道德提出极为严格的要求。同时也要求在岗人员除了对于设备的日常维护之外还要不断提升个人的工作能力，通过不断学习来适应科技的不断更新。

一个管理系统或者说一个信息化管理制度的建设不是一朝一夕就能完成的，这需要许多部门的鼎力合作。这就是对于高校的管理制度是否完善，各部门之间合作是否默契提出了很大的挑战，在一个全新的信息化制度下，高校的教学改革计划也将迎来巨大的发展，更便捷更有效的信息化管理将会完善更为完善高校档案管理工作，从而为高校的教学改革奠定扎实的基础。

四、结语

随着数字化时代的到来，数据信息化，网络化的潮流正在冲击着传统的档案管理理念。计算机技术和网络技术在档案管理工作中的广泛应用使得档案资料甚至于档案馆都发生了基本的变化，特别是计算机技术的普及在对档案管理观念、方式、手段产生了深远影响。加快高校档案信息化建设的步伐，大力开发和利用档案资源，将是高校档案工作的重要内容和研究课题。

计算机的广泛应用，为高校实行文档一体化管理提供了技术支持，电子文件的出现要求档案工作向文件管理延伸，使文件生成之日起就得到质量控制，从而更好地开发档案信息资源，作好档案管理，保护档案资料，提高档案利用率。

参考文献：

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