信息化破解企业内控建设困局

王晓文

河南心连心化肥有限公司是一家以尿素为主导产品的企业，公司作为新加坡和香港两地上市公司，能够在短短几年时间由一个内地小尿素企业，顺利走出国门实现在两地上市，对接国际资本市场，得到摩根斯坦利、美林等众多国际知名投行的青睐，与公司根据自身企业文化对所在行业准确定位是分不开的。同时，公司多年来坚持“对客户诚、对经销商诚、对公众诚”的诚信经营文化理念，也为公司积聚了不断发展的动力。本文欲通过借助ERP流程再造，通过强化法治弱化人治，突破公司多年在内控建设管理中的困局，为健全国内民营企业内控建设为大家提供一点思路。

一、企业文化是内控建设信息化的基础

企业内部控制是指一个单位为了实现经营目标，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性而在单位内部采取的自我调整、约束、评价和控制的一系列措施。中国企业的内控发展之路，大都是伴随着经济体制改革和社会经济发展需要，而逐步建立和完善的。而心连心公司内部控制机制的建立和发展历程，是中国企业内控发展的一个缩影。从改制前的国有企业性质开始，把为社会和职工创造价值作为企业发展目标。从决定上市到上市成功心连心公司用了15个月时间，在当时中国海外上市案例中也是非常快的，这与心连心公司始终把合法经营作为公司立业兴业之本是分不开的。谈到企业管理总是避不开“法治和人治”之争，在企业管理中人肯定是第一位的，法亦不过是为人所服务。智者讲究相机而动、因地制宜，老祖宗留下的中庸之法，成为人们在复杂社会中化解难题的圣典。但在现实社会中有的人以为自己行方便的考虑，以下属不会具体情况具体分析就无法开展工作的说教，自然而然为自己找到可以随意实施人治的理由。在一些經济乱象中，法规、道德底线被屡屡突破。中国企业文化就是老板性格的体现，ERP通常被人们冠以一把手工程是有道理的。所以要想使信息化推动内控建设在企业生根发芽，要看这个企业的文化是否支持。

二、内控机制推动信息化建设的不断完善

伴随上市，心连心人的管理理念有了质的提升，这种转变一方面是由两地上市公司身份带来的各方面监管压力决定的。内控节点涉及公司经营的各个环节，单靠传统会计核算控制系统已经不能满足公司发展和风险管理对内控的要求。目前心连心公司大致形成了由内到外三重内控监督体系。

（一）内部自我控制

公司内部控制系统分三部分：会计核算系统控制体系、内部审计控制体系和体系控制系统。财务部负责影响信息披露流程的真实规范和公司年度绩效目标的跟踪验证。审计部门作为审计委员会的直接下属部门，主要负责关联方交易审计和内部经济舞弊监察。以质量体系、环境体系、职业健康体系为核心内容的体系控制系统，同样是保证公司战略目标的重要一环，公司企业管理部通过对各部门工作程序和相关支撑文件的审核，保证公司战略目标实现过程中各环节的流程协调一致。心连心公司的内控形成了一个数据控制系统和非数据控制系统并起的有机体系。

（二）审计委员会监督

每个企业内部都有一只无形的手在平衡着企业的各方面冲突，逐步趋向一种协调。长期以来代代相传在公司形成一种无意识的潜规则。心连心公司为了打破这种潜规则，形成了在审计委员会统一领导下的外部审计制度。公司一切对外大的投资合作行为，都要先向董事会汇报征求其意见，除了通常的年度报告审计外，根据审计委员会年度审核计划在四大会计师事务所中挑选一家，进行专题流程审计。该制度完善了公司自我控制中容易出现的各种弊端，对于公司纠错防弊大有裨益，形成有力推动公司内控完善的外力。

（三）两地交易所监督

公司的一切言行都要符合两地交易所制定的规则。定期要向交易所汇报公司运行情况，对于媒体发表涉及公司的评论，要时刻做好接受交易所的质询。必须符合交易所关于信息披露方面的特别规定。

多重审核体系的构成，也构成了心连心公司自我完善内控审核机制。为在生产经营中不断发现问题，不断优化ERP流程提供了源源不断的内外推力。每年安永都会派IT专业人员对公司ERP流程进行评审，每次都会提出改进意见。审计委员会主导下的第三方内控审核机制，在从内部推动部分流程有难度的情况下，成为推动内控建设的有力助推器。

三、信息化在公司内控建设中的具体应用

（一）背景分析

煤炭作为我们的主要原材料，其成本占公司尿素总成本的六成以上，所以煤炭的采购环节是公司经营成败的关键。但煤炭本身的块、末共存状态和不同碳种中众多成分的差异化给我们实施个别定价带来了诸多困难。煤炭的重要性和特性又促使我们必须坚持使用一车一化验一定价的差异化定价方法。由于原煤的采购金额巨大，因此心连心公司过去在手工业务流程中已经形成一套复杂的内审牵制流程，但在以往的工作中由于工作量巨大，单据经手人多，经常出现工作积压、单据遗失、计算错误，给企业带来的不只是经济损失，也影响了企业的信誉和形象。原煤的计价一直是心连心公司难以破解的难题，主要有以下原因：每天原煤入厂的车辆很多，公司日均采购煤炭和煤末量在4000吨。为考虑内控有效性需要设置过磅员、监磅验车员、取样人、送样人、化验人、质检人、计价人等众多人和环节来保证整个程序的公平可控。为了防止事前内外策划勾结进行舞弊，公司又制定了监磅验车员、化验人、取样人、送样人、质检人的每日随机抽样上岗制度。另外，原煤计价要考虑的因素很多，包括水分、挥发分、含硫量、固定碳、粒径比、含末量等，每个因素对应的数值不同时要扣除不同的系数，这就大大增加了原煤计价的计算难度和工作量。

（二）具体做法和取得成果

经过实施顾问和企业员工共同分析，公司在煤计价中综合考虑各要素，从而确定计算公式。同时，公司还设计业务流程和单据间的关联，从而使得公司在客户化阶段为煤计价功能做了大量的工作，终于在系统中开发出了具有心连心公司自身特点的煤计价计算功能。将煤炭质检工作分解为内在质检、外观质检、现场质检三部分。现场质检负责随机抽人取样本，进行煤炭直观外在评价，外观质检负责矸石、煤末、粒径比大小的检验，内在质检需要化验室进行水分、挥发分、含硫量、固定碳的检验。为了避免内外勾结损害公司利益，在ERP内部涉及抽样人、送样本人、过磅人、各环节质检人，涉及过磅单、计价单、化验单、车号、样本号。这些单号都是在ERP中靠一种不断变换的算法规则随机对应的，在最终所有计价程序完成前，任何一个环节中的人是无法将车号、样本号、单号联系起来的。煤价计算自动完成，最大限度地减少人工干预煤价计算工作，同时历史数据可以随时查询，方便对原煤供应商的考核评价和供应商对计价过程的查询要求。在系统中实现了自动计算煤价后，过去因为认为计价不公平给供应商的合作积极性以很大挫伤，但现在你的煤炭各成分是什么等级应该以什么价格计价，都直接反馈到大屏幕上，各供应商都可以监督对比发现问题鼓励揭发。

ERP系统中含有磅房监控系统，该系统采用数字影像采集、比对等技术，可以实现对过磅车辆进行全面的检测。通过实施ERP系统，公司就可以有效减少此前原煤运输车辆司机私加水箱、重物等欺诈手段过磅称重的情况，从而减少企业经济损失。同时采用二次过磅流程，为每辆车设置了重量允许误差范围报警系统，有效地遏制供货单位的不法行为。这种做法又被推广到成品的出厂误差检验上，过去发现有保管员误发或客户故意偷装尿素（每袋50公斤）的现象，在下班盘点发现少了几袋。现在执行了出库单、车号、地磅比对环节，出现50公斤以上误差就会报警，有力杜绝了一部分危害公司利益行为。

四、企业财务管理信息化与内部控制的关系

企业财务管理信息化与内部控制二者相互影响、相互促进。加强内部控制可以保障财务管理信息化的质量，而财务管理信息化质量的提高又可以促进内部控制制度的有效实施。同时，成功的财务管理信息化建设能够实现企业信息整合与资源配置，促进企业管理的现代化；有效的内部控制则可以有效保证企业财产物资的完整，并保障企业经营目标的顺利实现。因此，企业财务管理与内部控制是现代企业管理中的关键环节。如何从流程控制、系统控制、管理控制和风险评估等四个方面将二者有机结合起来具有一定的现实意义。