公共数字图书馆信息资源建设项目的成本管理研究

梅晋宾

摘要：公共数字图书馆是现代化的图书馆运作模式，具有方便快捷的优势，可以为群众带来良好的阅读体验。但是，公共数字图书馆在信息资源建设项目上面临着严峻的成本压力，因此，有关单位要通过先进的管理手段来缓解其当前的成本压力，促进数字图书馆的信息资源建设。本文主要对公共数字图书馆的成本管理展开深入分析，为数字图书馆的可持续发展提供借鉴。

关键词：数字图书馆；信息资源；成本管理

在信息化的时代背景下，传统的纸质形式的阅读方式已经难以满足民众的需求，大部分民众会通过电脑、手机等电子形式的阅读方式来获取信息，数字图书馆也应运而生。它可以让读者利用网络与移动设备迅速访问到图书馆数据库中的公共文献资料，提高了读者阅读的兴趣与效率。数字图书馆在信息资源建设项目中往往需要先进的信息化技术、还要购买信息的版权，成本负担十分沉重，然而公共图书馆的运营经费是有限的，因此，利用科学的成本管理手段，提高经费的有效利用率，是当前公共数字图书馆发展的关键。

一、成本管理对数字图书馆的重要性

公共数字图书馆属于社会公共设施，对安全质量、使用期限都有着较高的要求，而且其中所涵盖的信息资源建设更是数字图书馆的关键项目，是图书馆只用价值的象征。在数字图书馆的信息资源建设当中，无论是购买计算机设备、服务器、软件开发、后期的信息录入、采购等都需要花费大量的资金与劳动力，但是现阶段的数字图书馆的建设经费往往有限，所以要通过成本控制，来提高建设资金的利用率，减少不必要的成本浪费。公共数字图书馆的信息资源建设项目是一个复杂的管理过程，这个过程中会产生经济效益，也会消耗一定的成本，当效益大于消耗时，则说明管理是成功的；当效益小于消耗时，则说明管理是失败的，而成本控制则是要减少消耗，增加效益。通常的成本管理是贯穿建设项目管理活动全过程的，它会以成本核算、成本分析、成本预算、成本执行控制等形式表现，从而降低整个管理过程中时间、资金、人力等成本的损耗，提高建设活动的经济效益。

对于公共数字图书馆而言，其在建设前期会消耗庞大的成本，同时通常需要很长的时间才可以实现成本的回收，而在建设期间实行科学的成本管理可以帮助数字图书馆渡过前期资金紧张的难关，减少由于成本压力造成安全质量问题，这对图书馆的短期发展以及长远发展都有着重大的现实意义。

二、目前数字图书馆信息资源建设项目中的成本管理问题

（1）缺乏对目标成本的评估

公共数字图书馆在建设初期需要大量的资金，而且投入运营之后的维护管理工作也需要很大的成本，资金是保障其建设的关键因素。然而，目前的数字图书馆建设普遍缺乏对目标成本的评估，有些数字图书馆在各方面条件不成熟的情况下就盲目设计开工，结果导致了一些“豆腐渣”和“烂尾”情况的出现[1]。

（2）缺乏对成本计划执行过程的管控

数字图书馆的建设在建立了严密的成本计划后，更重要的是对计划执行过程的管控。目前，在公共数字图书馆的信息资源建设过程中，存在技术落后、资源重复、安全漏洞、设备陈旧等问题，使得建设成本的有效利用率低下，成本浪费现象严重。这种缺乏有效管控现象的根源是一些数字图书馆建设者重形式轻质量的思想造成的，结果个别数字圖书馆建设在耗费大量成本之后，往往成为一些华而不实的形象工程[2]。

（3）缺乏对已有资源的利用

数字图书馆的核心是资源共享。因此信息资源共享程度就成为衡量数字图书馆建设水平的重要尺度。从目前情况看，数字图书馆建设普遍存在资源浪费的问题，这大大加重了建设成本。问题主要表现在：一是数字图书馆独立开发和使用办公系统和管理信息系统，极大地加重了软件开发使用成本，而且这种相对封闭的系统在与外界系统进行信息交流时存在着严重的阻碍，降低了数字图书馆的实用价值；二是数字图书馆建设过程中对其它图书馆己存在的数字资源缺乏利用和共享，在一定程度上存在重复投入建设成本的现象。

三、改善成本管理问题的对策

（1）严格遵循成本控制的各项程序

确定成本控制标准、监督成本形成过程、及时纠正偏差是成本控制的三道基本程序，三者缺一不可。改进对数字图书馆建设的成本控制，首要的就是要严格遵循成本的控制标准、成本形成过程、纠正偏差。成本控制标准制定以后，就应在其指导下，对建设中的物资采购、系统耗费、工资支出等成本支出严格把关，防止对建设资金和人力资源的随意占用。在发现成本支出出现偏差时，应及时纠正，以保障数字图书馆建设的成本始终处在可控的范围之内[3]。

（2）建立完善的成本控制机制

数字图书馆建设的成本控制不能建立在靠人们自觉性的基础上，成本意识的提高要通过制度来约束。为此，公共数字图书馆的信息资源建设应当针对自身情况建立一套切合实际的成本管理体系。首先，要坚持从实际出发，充分调动数字图书馆的领导者和建设者的积极性和自觉性，去发现管理过程中的成本问题，并且及时加以解决。其次，要加大成本管理的宣传力度，强调管理机制的严肃性与必要性，通过经济手段与行政管理两种方式，督促项目中成本管理机制的执行。最后，建立成本审核机制，对项目建设活动中的成本使用情况进行审核，确保成本利用的有效性与正确性[4]。

结语

数字化是当前社会图书馆的发展趋势，因为与传统的图书馆相比，数字图书馆不会占用大量的空间，在信息保存管理上的成本相对较低，而且读者获取信息时也无需专门到图书馆来查询，让读者的阅读体验更加方便快捷。但是数字图书馆的建设绝非一日之功，其成本也需要很长的时间才可以完全回收，因此，面对现阶段数字图书馆信息资源建设项目中的成本压力，有关部门必须要重视开源节流的成本管理方法，通过短期规划与长期规划来合理利用有限的建设资金，促进数字图书馆的现代化建设。

参考文献：

[1]潘辉.高校数字图书馆信息资源建设项目的成本管理研究[J].图书情报工作，2009，53（17）：97-101.

[2]孙波，张静鹏.数字图书馆和复合图书馆信息资源建设比较研究[J].吉林工程技术师范学院学报，2009，25（1）：41-43.

[3]潘辉.高校数字图书馆信息资源建设顶目的风险管理[J].图书馆理论与实践，2011，（3）：66-67.

[4]冉小波，向建均.高校数字图书馆信息资源建设的多元化研究[J].科技情报开发与经济，2009，19（4）：13-15.

（作者单位：常德市图书馆工会主席）