电子档案管理的原则及强化措施

陈琦

摘要：在当前信息技术快速发展的新形势下，各种先进技术在档案工作中普遍应用，档案从纸质载体开始转变为电子档案。相较于纸质档案，电子档案的应用具有较强的优势，同时也是档案工作发展的必然要求。文中分析了电子档案管理原则，并进一步对加强电子档案管理工作的措施进行了具体阐述。

关键词：电子档案；管理原则；收集；归档；一体化；安全

在当前数字化背景下，电子档案已成为档案的普遍形式，而且电子档案的应用，也标志着档案管理工作进入了一个新的时代。相较于传统档案管理模式，电子档案工作具有较强的优势。在实际档案管理工作中，需要档案管理人員要加强对电子档案的认识，及时做好电子档案收集和归档工作，以此来推动档案信息电子化建设的进程，使其与社会的发展需求更好的适应。

一、电子档案管理原则

在当前各行业发展过程中，产生了越来越多的电子文件，这些电子文件需要存储在特定介质上，通过对这些电子文件进行归档即形成了电子档案。电子档案信息以数字代码进行存储，由计算机完成信息的编码和解码，利用时需要利用计算机等设备将其转移为原有的文字或是图像形态。在电子档案工作需要遵循相应的原则，具体包括以下几个方面：

（一）完整性原则

当前计算机技术在各行业普及应用，电子文件由各部门甚至个人独立完成，这就导致其呈现出分散化的分布趋势，而且电子文件信息也不是在固定的特定物理位置上。由于电子档案的分散化和实体化特征，这就导致对电子档案完整性的把握缺乏直观性，需要积极采取相应的措施来保证电子档案管理的各个环节中信息的完整性和齐全性，确保电子档案信息的完整。

（二）可读性原则

当前各单位由于使用的计算机硬件和软件不同，这也导致电子文件存储格式存在差异。再加之计算机软硬件的不断更新换代，新设备对于旧设备缺乏兼容性。电子文件在存储和识读方面对系统具有较强的依赖性，因此在针对电子档案管理工作中，在每一个环节都要保证档案的可识读性，确保档案具有长期的可读性。

（三）可靠性原则

由于电子文件易于修改，而且不会留存痕迹，因此电子文件的证据性和可靠性受到较大的质疑。为了确保电子档案的可靠性，需要积极采取各种技术措施，并制定完善的制度，以此来把好档案的收集关、归档关，确保档案信息的真实性和有效性。另外，在档案信息的各个环节还要严格遵守具体的操作规程，建立必要的备份，确保信息的丢失和失真，有效的维护电子档案的可靠性。

二、加强电子档案管理工作的措施

（一）转变观念，加强对电子档案管理的认识

当前电子档案已初具规模，但相较于纸质档案，电子档案的真实性还会受到质疑。因此对于档案管理人员来讲，需要加快自身观念的转变，认识到电子档案的重要价值，并努力提高自身的计算机水平，并进一步提高电子档案管理工作的水平。

（二）加强对档案信息的收集和整理

虽然现在电子档案已经成为档案管理工作的新趋势，但是仍然有不少单位和人员对电子档案的认识不充分，在日常的工作中对电子文件的保护意识不强，造成了大量电子文件的丢失，给档案信息资料的收集工作带来了很大的不便。因此，必须要加强相关人员对电子文件和电子信息的重视，确保档案信息的全面和完整，方便档案管理人员的档案信息收集和整理工作。

（三）建立电子档案管理制度

为了进一步提高电子档案管理工作的水平，需要建立健全电子档案管理制度，并以此为依据来开展具体的电子档案管理工作，并对电子档案的制作、收集和归档方法、程序和时效等内容进行统一，由专人进行定期整理和分类归档，妥善对其进行保管。由于档案管理人员工作岗位调整过程中，还需要做好具体的移交工作，以此来保证档案资料的完整性。电子档案管理制度的建立和完善，可以为电子档案管理工作提供必要的依据和指导，进一步推动电子档案管理工作的规范化和标准化。

（四）加强电子文件归档管理工作

电子文件形成于不同条件和环境下，这也使其归档方式也各不相同。基于网络环境下，在对电子档案进行归档时，需要按照规定将其转放档案数据库。在针对存储载体上的电子文件归档时，则需要结合纸质文件完成归档工作。因此要针对具体的环境和条件来采取相应的措施来对电子文件进行归档管理。

当前大部分单位还会将电子文件转换成纸质文件进行归档保存，这主要是由于电子文件在许多方面还存在一些问题，这些问题没有得到彻底解决之前，电子档案与纸质档案必然会同时存在，这有其合理性和必要性。在缺乏充分的技术保障和科学管理制度情况下，电子文件还无法完全取代纸质文件进行归档保存。在当前纸质文件向电子文件转换过程中，这种双套归档情况的存在有其必然性。而且还会持续相当长的一个时期。待各种技术和各方面条件都完备的情况下，电子文件才能够独立转化为档案。

（五）实行文件、档案一体化管理

在计算机信息系统中，文件与档案的界限难以截然分清，电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。事实上，将电子文件和电子档案分而管之无论在理论上还是实践中都是难以成立的。在对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行，因此电子文件管理必须选择文件、档案一体化模式。

（六）加强电子档案的安全管理

由于电子档案的传输和生成是依靠计算机网络技术的，而网络平台又存在着较大的安全隐患，容易被不法分子非法入侵，盗取和篡改档案信息资料，因此必须要充分重视和加强电子档案的安全管理工作。在档案资料的传输过程中，可以依靠信息技术进行加密处理，设置密钥；同时要安装安全防护系统，防止病毒入侵，为档案资料提供多重保护。三、总结在计算机信息技术快速发展的今天，实现纸质档案向电子档案的转变已经成为大势所趋，是时代和社会发展的需要。但是电子档案给档案管理工作带来良好契机的同时，也相应带来了一系列的问题，在一定程度上阻碍了电子档案管理工作的发展。因此，相关部门和管理人员必须要采取有效措施来应对电子档案管理工作中的缺陷，促进我国档案管理工作的有序发展。

三、结束语

在当前各行业中，办公自动化已普遍实施，同时办公自动化也是信息社会发展的必然趋势。办公自动化的应用促使每天都会有大量的电子文件产生，因此针对于有保存价值的电子文件需要做好收集和归档工作，全面提高电子档案管理水平，为电子档案管理工作的健康、有序发展奠定良好的基础。

参考文献：

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