论重大活动档案收集存在问题与对策

邹晓光

摘要：档案的重要性不言而喻，主要的功能就是对事件发生的时间、地点、过程等细节进行记录。案材料在现实生活中的种类很多，较为常见的几种包括个人档案信息、事物档案信息、工作档案信息等，重大档案信息的记录在其中也比较具备代表性，这种档案信息在实际收集与记录中具有一定的难度，所以工作人员在组织工作中有很多需要关注的点，本文根据以往在实际工作组织中积累的经验给出了一下建议，仅供参考与借鉴。

关键词：中大活动档案；信息收集；问题存在；解决对策

企业经营发展过程中为了获得更好的前景，会在转型或是升级中举行重大的活动，这些活动的举办对企业的后续发展来说具有重要的指导作用，所以对活动的内容以及过程进行记录是一件较为重要的事。重大活动中对档案信息进行整理时可能会遇到较大的难度，原因是这些活动的规模很大，所以整个活动设计的步骤很多，一旦在数据收集与整理过程中哪个环节没有注意就会出现较多的问题，信息资料不完整、信息内容丢失等都是较为常见的现象。

一、问题主要原因分析

（一）概念上模糊不清

重大活动的档案管理工作在实际落实过程中，一些管理工作人员因为没有经过专业的训练，所以在对种类复杂的档案信息进行整理时不免会出现各种各样的问题，如对档案管理规范模糊不清、管理工作没有制度可循、管理工作人员无法对重大活动的程度进行预估等，这些问题的存在，让档案管理工作的质量一直无法保障，最为严重的事故是有些工作人员甚至会在档案信息整理过程中将一些较为重要的信息给漏掉了，这种错误的出现对企业发展来说是巨大的资料损失。

（二）管理要求不够明确

重大活动的档案信息整理对整理工作人员的基础素质要求很高，因为这些活动不同环节在信息收集种类上也会存在差异，声像档案、文字图片档案、实物档案等都是会涉及到的形式，此时如果工作人员的基础素质没有达到相关要求或是没有经过岗前培训，在对各种形式的资料进行管理时就会出现问题，不同的档案存储形式，在管理方法上的要求也不同。但是很多管理工作人员因为管理办法使用的不够明确，就会导致这些档案信息出现各种各样的问题。

（三）档案信息收集上不够合理

在信息档案的收集过程中，因为管理方法以及手段不够明确，也会给档案收集者的管理工作带来很多障碍，较为突出的一个就是档案管理者接收到采集任务时，经常会在工作落实过程中出现滞后的状况，这种滞后问题的存在，不仅仅会降低工作之间的效率，档案信息在转述以及转载过程中出现的信息残缺让工作质量出现持续下降的问题。

（四）协调问题

重大活动在举办过程中涉及档案存储形式较多，所以为了让档案信息可以整理的更为完善，需要安排更多的工作人员针对性负责不同形式档案信息收集，在信息整理中管理工作人员需要与其他部门的工作人员进行协作，但是在沟通协调中没有提前进行组织与安排的话就会导致工作效率无法保障。

（五）特殊档案难收集

声像档案收集难这个长期困绕档案收集工作的难题在重大活动档 案资料收集中也不例外，仍有个别同志把照片档案当作自己的私有财 产，不愿意提供给档案部门。档案管理人员必须要根据 相关档案管理规范，来改变重大活动档案材料的管理现状，保持这类 档案材料的完整性，本文根据对重大档案材料管理体系的了解，对当 值管理水平低的原因以及解决管理问题的方法进行分析。

（六）其他问题

收集工作启动滞后，收集工作必然需要更多时间。概括而言，这 个环节的工作通常需要三个步骤才能结束，第一步找到具体人员，说 明收集内容，展开收集工作；第二步協商确定收集时间、收集方式，办理档案收集相关事宜：第三步主动上门收集，办理交接手续。一般 情况下，这三个步骤下来，已经过去几个月时间了。重大活动档案资料整理的复杂性，主要体现在以下几点：一是类 型众多，形式多样。其中有纸质档案，也有电子文件、声像档案；有 标准规格的文件，也有形状不一的图形图纸；有纸质载体的文件材 料，也有以光盘为载体的电子文档；有单份装订的，也有汇集成册的 文件汇编，等等，这些不同类型、不同载体的档案要按照规范分别进 行整理，程序繁杂。二是数量巨大的照片档案，需要一张张甄别。三是这些档案资料本应与各单位的文书档案一起立卷整理，如此才能保 持文件材料之间的历史联系，现在单独收集到档案馆后，因无法与其 它文书档案一起整理，需要单独确定档案类别和整理方法等等，这些 问题导致整理工作异常复杂。

二、解决对策分析

（一）建设管理规范

党的群众路线教育活动很重要的一个环节，就是要求对存在的问 题建章立制，限时整改，因而能使“四风”顽疾迅速得以纠正。重大 活动档案资料收集也要借鉴这种立竿见影式的解决问题方法。任何一 项重大活动，都必须将形成的各种类型的档案资料归档一份，交档案 部门保存。对此，档案工作主管机关要出台专门的重大活动档案资料 收集制度，对归档工作提出具体要求，尤其要明确归档范围、时间和 方式等，使相关部门人员明确职责，按制度开展工作。

（二）做好筹划工作

重大活动档案资料的收集，争取上级领导的重视很重要。为了做 好这项工作，应做好两个方面的提前筹划：一是档案工作主管机关提 前做好工作筹划，努力争取上级领导对重大活动的组织方提出明确的 档案收集归档要求，明确收集内容、收集方式和收集时限；二是担负 档案收集任务的部门和人员也要提前做好工作筹划，适时展开收集工 作，确保收集齐全，确保归档及时，确保移交及时。提前筹划应大力 提倡的一种做法是：档案工作主管机关及担负档案收集任务的部门人 员，都应将重大活动档案资料收集列入年度工作计划，作为年度工作 的一项内容，在实际工作中为档案收集预留出必要的时间、人力和物 力做保障，只有这样，才能确保收集任务的顺利完成。

（三）采取跟踪收集的方法进行档案收集工作

笔者建议尽可能从完善相应制度机制来解决重大活动档案收集中 存在的问题。另外，笔者提出跟踪收集这一概念，是觉得它不同于我 们常讲的主动收集。主动收集强调的是档案部门主动去收集应归档的 档案资料，而这种主动接下来会遇到各种各样的问题，笔者更关注的 是这些问题的解决过程，因而提出跟踪收集这一概念。所谓跟踪收集 是指收集人员要密切跟踪收集进度，做到锲而不舍，一而再，再而三 地催收档案，协调解决遇到的任何难题，直至收集任务最终完成，要 有一种不达目的誓不休的态度，这也是解决重大活动档案收集工作现 实问题所不可缺少的。

三、结语

企业的重大活动档案材料收集是一个异常复杂的过程，同时涉及的档案信息载体种类也是异常多，只有在实际工作职责履行过程中制定出严格的执行标准，才能让档案信息的价值真正发挥出来，这些档案材料也才能在使用过程中对历史事实进行重现，让研究人员更好的开展研究工作。所以实际整理过程中管理工作人员首先要将档案信息的种类进行区分，然后根据这些档案信息的整理方法将档案的管理质量进行保障。

参考文献：

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