浅谈文书档案的办公自动化应用和管理

李玉婷

摘要：目前，因为受到我国档案有关法律的一定制约，部分工作材料在上报或者是审核过程中，依然需要采用文书档案的形式呈现，而目前文书档案的办公自动化应用和管理，则在很大程度上提高了工作效率。本文主要从档案管理系统在文书档案中的具体应用入手，分析了文书档案的办公自动化管理中存在的问题，并对提升文书档案的办公自动化应用的有效措施做出了进一步探讨。

关键词：文书档案；办公自动化；应用；管理

想要使办公的工作效率得到有效提升，最为关键的就是将文书档案管理水平加以提升。随着社会的进一步发展，文书档案的管理水平也得到了很大提升，而针对社会各个方面的实际需求来讲，也因为文书档案的办公自动化应用和管理得到了较好满足。

一、档案管理系统在文书档案的应用内容

在网络建设与数据库建设的前提条件下，档案资料电子文档保存也成为工作工程中的重点内容。针对文书档案来讲，档案管理系统的应用内容主要可从以下几个方面体现出来：第一，建立档案设置模块。档案管理人员可以在这一模块中，根据实际需求设置档案分类，同时根据档案类别，将其著录界面进行定义。第二，建立入库登记模块。在接收核对无误的归档资料以后，档案管理人员可以在这一版块中，新增设档案入库登记。第三，建立借阅跟踪模块。可以在这一版块中登记或是查看档案资料的借阅归还状况。第四，建立出库登记模块。可以在这一版块中查看出库申请，同时在将档案移交之后，对新增档案做出库登记。第五，建立移交记录模块。档案管理人员可以在这一版块中，记录档案交接情况等。这些板块的建立与应用，对于文书档案工作具有重大意义，其能够使档案的保密性与安全型得到更好保障。

二、文书档案的办公自动化管理中存在的问题

（一）电子文件的保密性不强

因为我国目前正处在信息化办公模式转化阶段，很多技术与具体操作还是没有达到成熟，在多数企事业单位当中，依然会采用纸张档案方式来记录与管理平日档案，从而确保企事业单位整体工作可以处于正常运行的状态。此外，针对银行等很多单位来讲，当前在办理业务或者是开展其它工作的过程中，依然需要确认文件，在文件当中，只有具有单位公章或者领导签字等才可以使文件的真实性与可靠性得到确认。而在电子文件当中，则与纸张档案有着明显差异，其并不能实现领导签字或者盖章等。所以，我国当前只有纸张文件才能够具备一定的保密性与安全性。

（二）重视度较低

从目前文书档案的办公自动化管理工作来讲，仍然有较多问题存在，比如，档案管理信息化建设没有达到规范、科学信息软件运用较为杂乱等，这些问题的存在，对于文书档案管理办公自动化建设工作的更好发展将产生直接影响。而致使这些情况的关键因素，就是在于重视度不高，领导对于办公自动化建设意识较为薄弱，不管是人力或者物力方面都没有进行较好的投入，不能够针对目前社会发展的的实际需求，将原本的工作制度加以改善。从而无法在办公自动化背景下，让档案管理工作的实际需求得到满足，以至使文书档案管理工作办公自动化建设的进一步发展受到一定制约。

（三）档案管理人员的综合素质不高

在实行电子档案管理的过程中，档案管理人员必须把各个部门的资料与其它档案，经过电子计算机终端以数据的模式将其输入至电子计算机当中，使用电子计算机技术把档案做出具体规划、分类存档与管理。在这整个操作过程中，企事业单位除了具有较为先进的计算机设备与现代化办公制度之外，最为关键的是需要档案管理人员具有一定的电子计算机基础知识与基本的操作技能，可以对办公软件进行熟练应用。并结合自身档案管理专业知识，将电子化办公工作顺利完成。不过，因为我国很多档案管理人员的年龄均普遍偏大，对于电子计算机知识极为缺乏，在工过程中，不能对纸张档案与電子档案管理之间进行较好的处理，所以非常容易产生混乱。而针对部分企业来讲，因为缺乏有关理念，并未将专门的计算机培训课程加以设立，或者整个培训过程中太过形式化，以至使档案管理部门不能对计算机技术进行较为全面的了解并掌握，进而影响到工作的正常进行。

三、提升文书档案的办公自动化应用的有效措施

（一）将电子档案管理的安全性加以提高

想要提升电子档案保密性与安全性，主要可根据以下四个方面实行：第一，利用缩微技术，将留有手迹或者盖有印章等文书档案转变为具有图像性质的网络电子文件，以此避免文件信息被篡改，进而确保文件内容的最初面貌与原始性。此外，利用此种方法还能够降低文档的储存空间，这对于文档的长期保存有很大帮助。第二，通过防火墙与路由器等方式，隔离办公自动化的内外网，从而使文档的保密性得到进一步提高。第三，通过专用软件，将电子文档的保密处理加以强化。第四，使用验证与备份的形式防御文件的失真与丢失，并且一定要将部分需永久性保存的文件，制作成缩微品或是纸质文件。

（二）将领导对档案管理工作的重视度加以提高

单位领导一定要将办公自动化建设思想意识加强，进而对人力、财力与物力方面的支持力度加大，特别是需要确保硬件设施的完备。同时，需按时召开专题会议，对科学且合理的具体工作流程做出进一步探究，以此促使办公人员认真管理。此外，还需将档案管理中的各项规律制度加以创建，不断完善工作体制，对于日常工作，则需要根据规章制度来实行，进而把档案管理工作逐步由纸质材料转换成信息化与自动化管理。

（三）将档案管理人才的培养加以强化

档案管理人员的技术水平对于具体工作的质量与速度能够起到决定性作用，因此，必须将档案管理人才的培养加以强化。首先要做的就是引入高端的技术产品与硬件设施，并让档案管理人员对此类设备进行较为全面的了解与清楚认识。只有对产品的性能足够熟悉，才可以对此做出进一步学习，以此熟练运用相关技术，从而使管理水平得到一定提升。同时，需调动员工学习与管理的积极性，因为个人的主动性对于最终的学习效果将产生直接影响。文书档案管理部门需将管理力度加大，并增强与外界之间的交流，借鉴一些成功的案例，对于科技的进一步发展一定要时刻关注。进而将最为先进的技术引入，以至使工作效率得到有效提升。

结束语：

档案管理工作对于单位的正常运行具有直接影响，在当前信息网络条件下，将文书档案管理实行信息化建设，这不仅是社会得以更好发展的实际需求，并且也是档案管理部门持续发展的必然趋势。因此，对于这一方面的工作中存在的问题必须做出进一步探究，进而找出与之对应的解决措施，从而使文书档案的变工自动化应用和管理都能够得到更大提升。

参考文献：

[1]莫莉莉.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江史志，2015（11）.

[2]于凡.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].企业文化旬刊，2015（2）.