试议网络环境下档案信息的发布和利用

王柏新

摘要：为了保证档案信息在网络环境下能展现其宝贵价值，应认识到网络信息数据管理模式对档案信息的积极作用，并能从档案信息网络化的实際出发，促进档案信息其发布管理以及利用效果的提升。本文就网络环境下对于档案信息的发布管理以及利用进行了分析。

关键词：网络环境；档案信息；利用；发布

档案信息当中往往凝聚了大量的珍贵信息，对于推动社会发展有着突出价值，在过去的档案管理中，由于受到辅助设备以及工作模式的影响，档案信息的利用效果有一定的局限性。而在进入了网络时代后，需要能用现代类型的网络技术来提档案信息方面的发布管理以及利用管理。

1网络档案信息体系分析

1.1网络档案概述

在各领域都实现了网络化的发展之后，都对相应领域的发展起到了积极的推动，而网络技术对档案信息管理也产生了积极影响，将过去纸质类型的文字或者是图形信息转化成了数据类型信息，让档案信息脱离了纸质媒介的束缚，能以数据信息的形式在网络上进行传输，对档案信息的利用以及管理都产生了积极影响。当前的网络信息内容大致可以被归为两种类型，一种是以档案馆中已有的档案信息作为原始资料，在转化之后所形成的数据副本；另一种是直接使用数字设备而生成的数字类型档案。

1.2网络类型档案体系建设工作分析

在开展网络类型档案信息体系建设的时候，需要档案管理领域从业者能做好各个环节的管理工作，最终推动档案信息体系的建设。首先，在从过去档案信息管理模式向网络档案模式转变的时候，需要有现代计算机技术的支持，并能将档案信息管理和网络化数据技术相结合。其次，档案信息管理一直都是社会中的重要工，并且在长时间以来的管理中累积了大量的各种类型档案信息，因此在开展网络化类型档案信息模式发展的时候，不但要注意到以新型档案信息收录模式进行网络类型档案信息管理，同时还要能将过去长时间累积下的档案信息转化为网络信息数据。在实行高效档案信息管理的同时，避免出现档案资源的浪费。

2网络档案信息管理方面的发布管理

2.1档案信息发布网站的建设

完成了过去陈旧档案信息转化以及信息档案信息录入之后，就要将这些档案信息上传到网络中，让档案数据有更高效的利用，并且这些珍贵的档案信息也会成为信息化类型网络体系建设的基础。

档案信息的发布操作需要处理好的多个环节的工作，并在保证每一个环节质量的基础上蜕晶网络档案体系的建设。首先，在开展网络档案信息传输的时候，要能建立一个可供传输使用的网络站点，以供网络档案信息数据发布以及人们浏览使用所。网络站点的建设是推进网络档案信息体系建设的基石，应清晰的明确网站建设的核心目标以及出发点，避免档案信息网站的建设仅仅流于形式而未能其实的发挥其作用。网站本身也就在一定程度上代表了档案信息的特点，因此开展网络信息体系建设的时候也要能以内容为向导，推进档案信息体系的建设效果。

2.2档案信息发布方式选择

在进行档案信息发布管理的时候，不仅要注意档案信息发布的据具体内容，同时还要能注意到具体的档案信息的发布方式、发布语言等方面的内容。在现代的档案信息发布环节中，一些管理部门忽视发布方式的重要性，影响档案信息的网络化发展。我国当前的网络档案数据发布工作一般会划分为两种形式，一种是静态类型的档案信息发布，也就是网页类型的档案信息发布；另一种是动态类型的档案信息发布，也就是数据类型的信息发布。

页面发布是指以计算机文件的方式来管理各类信息，并将这些文件基于置标语言（如SGML）组织成许多的静态网页，然后将这些网页复制到中心服务器上。早期的信息发布都是静态页面发布。这种发布方式，对于网络用户来说，只是被动浏览，缺乏与信息发布端的交互。而对于信息发布方来说，维护静态页面费时费力。

在网络使用范围的日趋广泛，仅有静态页面形式已不能满足发布信息的需求，人们引入了数据库技术，以动态数据库形式发布信息。这种方式是通过网络服务器扩展程序将Web技术系统与数据库系统连接起来。在Web上连接、访问或获取数据库信息。数据库中的信息是由集成的内部管理系统提供，也就是说内部管理系统（如档案信息管理系统）的数据库中的内容是信息发布的数据源。信息发布方通过Web服务器接收用户的输入，实时执行用户的提问，并返回执行后的结果，实现数据库信息的动态发布。

这样给用户提供了一个可供交互的平台，满足了用户对信息的动态需求，一方面减少了用户利用网络信息的盲目性，另一方面提高了网络的有效利用率，不仅把Web与数据库的所有优点集中在一起，而且充分利用了大量已有的数据库信息资源。这对网络信息发布者和维护人员来说也非常有意义。他们再也不必维护大量需手工修改的静态网页，取而代之的是发布可以根据用户的特殊需要从数据库提取不同数据生成相应内容的动态网页。数据库由专业人士进行组织和管理，数据质量、可靠性、安全性都比较高。利用数据库系统可以对各种复杂的信息进行有效的管理。

3网络档案信息利用

网络档案信息利用，是指档案机构通过各种类型的网络直接传递档案信息，为利用者服务。网络档案信息利用具有开放性、及时性、全面性、检索的方便性等特点。

采用系统分析的方法可以设计清楚网络档案信息利用的整个工作流程（略）。在这个流程中涉及的主要问题包括：：（1）利用者需求分析，掌握利用者对档案信息的需求是实现网络档案信息服务的前提条件；（2）检索提问，在网络环境下，利用者直接操作检索系统，获得检索结果，因此利用者要有能力进行检索提问；（3）执行检索，利用者按下相应的功能键，检索系统会自动进行相应的检索操作；（4）身份认证与用户权限，在网络档案信息利用中必须能对某些有特殊要求的档案信息加以控制。这种控制主要表现在利用者提供身份证明，档案机构赋予用户权限；（5）网络档案信息利用的费用，包括档案机构前期开发投入的费用、利用者的通信费用和档案机构收取的信息服务费几个方面；（6）网络档案信息利用结果，对于利用者来说，利用的结果有三种：一是在网络中直接阅读档案信息，并按照需要下载；二是通过网络档案信息检索发现相关信息线索，获得物理载体的复制品；三是获得档案证明。前两种结果实现了档案的情报价值，后一种实现了档案的凭证价值。

研究网络档案信息利用，服务效益是一个不可回避的问题。相对于传统的档案利用服务形式来说，网络档案信息利用对促进档案信息服务社会化具有积极意义，其社会效益更加显著，这主要表现在两个方面：一是有利于更广泛地传播社会记忆和人类文化；二是有利于提高社会档案意识。至于网络档案信息利用服务的经济效益，目前无法进行定量分析。但是通过我国航拍片从美国国家档案馆“回归”、北京市公路设计研究院的局域网档案信息利用等实例，可以看出网络档案信息利用是有明显的经济效益的。此外，档案事业是公益性的基础事业，不能仅仅以局部的、短期的利益来衡量其利用效益。

4结束语

网络环境下的档案信息发布即能提升网上档案信息资源的价值，又可以更主动地为利用者提供优质的信息服务。同时它还是原始档案信息的延伸，也是单位档案部门档案信息资源建设的新内容。

参考文献：

[1]徐艳艳.试论网络环境下档案信息资源的开发利用[C]//“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（下）.2016.

[2]徐艳艳.试论网络环境下档案信息资源的开发利用[J].决策与信息旬刊，2016（7）.

[3]王卓.要重视网络环境下的档案信息服务[J].黑龙江档案，2016（3）.

[4]王诗雨.试议档案信息利用过程中的知识产权保护问题[J].中国科技投资，2017（18）.