Excel实用中的小技巧

钱爱玉

摘要：我本是计算机科班出生，从事计算机教育工作，后来由于工作需要被调到财务室工作。因为财务室又兼管些人事等表格，需要填报各种教育局、财政局报表如：教职工登记表、工资年报、统计年报、职工岗位手册、资产登记等。我在实际使用这些Excel文件时获得一些小经验和小技巧。现分享给大家，希望给大家带来些帮助。

关键词：Excel;实用技巧;

中图分类号：TP391.13   文献标识码：A   文章编号：1672-9129（2017）16-0009-01

Abstract： I was born in computer science class， engaged in computer education work， later due to work needs to be transferred to the finance office. Because the Finance Office also manages some personnel and other forms， it is necessary to fill in various forms of the Education Bureau and the Finance Bureau， such as： the staff registration form， salary annual report， statistical annual report， employee position manual， and asset registration. I got a little experience and tips when I actually used these Excel files. Now to share with you， hope to bring you some help.

Key words：Excel;Practical skills

1 10月问题

人事表格中有很多地方需要填写出生年月。在Excel中，我们把1973年10月输入电脑中就会输入1973.10，但当我们再看时往往会显示成1973.1，那么10月就成了1月了。我的经验是把这一列拉宽点，但由于表格一般安排比较满，那么把这一列设成两位小数是最好的方法。先选中该单元格（也可以同时选择多个单元格），然后右键–>选择“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”窗口中选择“数字”，然后在“数值”中选择“小数位位数”为2即可。

2 小数位四舍五入的问题

在Excel实际使用中，有时根据需要要把字打大点，但这样会出现一个问题，小数位数字会自动四舍五入。在财务报表中，可能会导致打印出来的数字人工计算出来的合计数与电脑中显示出来的合计数不同，尽管只有一点点误差，但这几毛钱的误差在财务上也是不允许的，财务上要绝对的相等，一分钱的误差也不行。所以我的经验是把合计那一列，通常是最后一列拉宽一点，不要让合计数有显示上的四舍五入，或者直接设置好这一列的小数位数为两位。

3 身份证后几位乱码问题

在填各种表格时 ， 用Excel中直接输入身份证号的时候不会正确的显示身份证号码，显示的而是一串没用的乱码，比如：4.22115E+17，我这里教大家两种解决办法。

方法一、设置单元格格式以文本方式

（1）先选中需要输入身份证号的单元格（也可以同时选择多个单元格），然后右键–>选择“设置单元格格式”

（2）在弹出的“单元格格式”窗口中选择“数字”，然后在“分类”中选择“文本”确定即可。设置完成后，再在刚才设置好的单元格中输入身份证号，就可以了

方法二、单元格中输入单引号。在需要输入身份证号的單元格中输入" ' "单引号，然后再输入身份证号码，即可正确的输入。这里方法二更简单一些。

4 自动换行问题

有时根据需要要一行显示两小行或多行，为了能更好显示效果，需要自动换行。我的经验是把全列设成字符型，再选中需要的单元格（也可以同时选择多个单元格），然后右键–>选择“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”窗口中选择“对齐”，然后在“文本控制”中的“自动换行”前点选对勾。

5 每页显示表头

在实际人事等信息里，常有很多行表格信息，在电子版里我们只能要一个表头，而在实际打印上交的表格中，要求每一页都有表头，这样才看得清楚明白。那么我们就要在“页面布局”中选“打印标题”，在弹出的“页面设置”窗口中选“工作表”，再在打印区域中输入标题所在的行，如只第一行就输入MYM1： MYM1，标题行含第一行和第二行，就输入MYM1： MYM2，依此类推。也可以把光标停在打印区域中，用鼠标选中标题所在的所有行即可。

6 利用公试整体转换

有时我们填一些表格时有一些旧有的数据，但格式却不同，那么我们可以利用这些旧数据进行格式转换。比如以前的表格中有这样的时间信息1999.11，但现在要求输入这样的时间格式1999-11-01，那么我们可以利用公式对其进行整体转换。在Excel中假如1999.11在A1单元格，要输入的1999-11-01在B1单元格，那们我们可以在B1设置这样的公式： =LEFT（A1，4）&"-"&RIGHT（A1，2）&"-01"，然后在B1单元格中已经出现了函数的结果后，我们将鼠标放置到它的右下角，待光标呈黑色实心十字形时向下拖动，到合适的位置为止。不熟习的也可以这样操作：在B1输入格中选函数，在弹出的“插入函数”窗口中看“或选择类别”的“常用函数”中有无LEFT函数、RIGHT函数，如果没有选“全部”，所有函数会显示出来，再选中LEFT函数，点“确定”，在弹出的“函数参数”窗口中，text中点选A1单元格，num_chars中输入4，点“确定”，再继续在B1输入&"-"&，再点选函数，在弹出的“插入函数”窗口中看“或选择类别”的“常用函数”中选中RIGHT函数，点“确定”，在弹出的“函数参数”窗口中，text中点选A1单元格，num_chars中输入2，点“确定”，再继续在B1输入&"-01"，然后在B1单元格中已经出现了函数的结果后，我们将鼠标放置到它的右下角，待光标呈黑色实心十字形时向下拖动，到合适的位置为止。

这里&是文本连接符 ，比如：A1 是10，B1是20 ，那么C1=A1 & B1 = 1020

在Excel表格中，有个截取字符串函数，其中包括LEFT函数、RIGHT函数与MID函数，接下来就为大家剖析一下LEFT、RIGHT函数的使用方法。

函数名称：LEFT

主要功能：从一个文本字符串的第一个字符开始，截取指定数目的字符。

使用格式：LEFT（text，num_chars）

参数说明：text代表要截字符的字符串;num_chars代表给定的截取数目。

参考文献：

[1]在EXCEL中快速选定单元格区域[J]. 宋志明.电脑知识与技术（经验技巧）. 2009（09）