信息时代下如何做好图书馆档案管理工作

张婧

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.25.232

摘 要：推广信息化技术的应用，不仅能够促进图书馆档案管理工作的科学化和有序性，同时也能在一定程度上促进图书馆管理的工作效率，满足各项基本信息的需求，从而促进社会的发展和进步。本文主要研究信息时代下，图书馆档案管理工作的主要内容，并分析其重要性和主要的完善措施。

关键词：信息时代 图书馆 档案管理工作 措施

中图分类号：G252 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）09（a）-0232-02

在信息时代下，图书馆档案管理工作是指在相关部门的统一领导之下，图书馆工作人员认真核对图书馆各项基本资料以及文献记录。图书馆档案管理工作中的各项环节相互促进，相互完善，这不仅是图书馆内部管理工作的基本点，同时也是完善馆藏质量的最直接手段。因此促进图书馆档案管理工作的信息化，是完善图书馆建设的关键因素。

1 图书馆档案管理工作的基本工作内容

图书馆档案管理工作不仅是图书馆建设中的重要工作，同时也是一项十分复杂的工程，因此作为图书馆档案管理的工作人员，不仅需要具备持久的耐心，同时还应该有过硬的专业素质，只有这样，才能促进图书馆档案管理工作的顺利实行。图书馆档案管理工作分为以下几点内容。

首先，是图书馆档案的分类和整理工作。为了能够促进整个馆藏的数据查询工作，图书馆档案一般会被工作人员分类管理，并处于长期保存状态。例如，图书馆内部工作人员的管理和调职问题分为图书馆人事档案管理；内部图书和文献资料的进货以及基础设施的购进和整理，属于图书馆设备管理类。通过这样的分类，也使该项工作更加方便集中，从而提升工作效率。

其次，是图书馆当前的保存与归档工作。图书馆档案的归档是工作人员工作的日常环节，为了能够促进整个图书馆管理工作的完整性和科学性，需要设置专门的管理技术专柜进行分类归档管理，并由专门的技术管理人员进行直接监控和测试，防止其内部资料的失真，同时也需要做防火和防盗的工作，一旦资料发生损坏，需要立即采取保护和修复措施，从而促进档案管理工作的时效性。

再次，是图书馆档案的运用和实施。档案的分类和归档工作是为了促进图书馆档案的运用和实施，只有将这些档案运用起来，并使其发挥实际的功效，才能体现图书档案管理工作的真实性和科学性。图书馆档案的运用和实施实际上是指档案的使用者为了查询实际的历史资料而进行操作的过程。

最后，是政文和业务的档案管理。图书馆政文档案一般通过上级发布政文报告，图书馆工作人员进行归类和整理，其中包括内部研讨资料、内部查询资料以及日常工作日志等，由于图书馆各个部门之间的发展情况也不同，因此政文内容需要做到齐全完备；业务档案管理工作主要是管理图书馆各个部门的内部业务档案，是由各部门日常工作的基本情况组成的，其中包括工作汇报资料以及工作研究的论文集等，这些资料能够基本反映各个部门的工作业务流程和工作情况，从而促进整个图书馆管理工作的顺利执行。

2 图书馆档案管理工作的重要性和作用分析

2.1 历史价值

图书馆档案之所以需要长期保存，并保证其资料的完整性，被后人利用，这主要是由档案本身具备的特性所决定的。对于大多数的图书馆来说。建设并完善图书馆档案的管理和执行工作，不仅能够符合历史发展的观点，同时也是现代管理工作的内部诉求，图书馆档案管理工作也能准确反映图书馆发展的各个历史时期[1]。

2.2 科学依据

图书馆档案资料是图书馆在进行日常运行的过程中，主要的参考依据，并在长期的历史进程中，图书馆档案也具有相当高的可操作性和科学性，不仅能够知道管理人员的日常工作，甚至能促进整个图书馆馆藏工作的顺利执行。

2.3 参考依据

这里以图书馆档案管理工作中的业务档案管理为依据，每一年的业务档案是图书馆内部各个部门工作人员的详细工作内容和表现情况，例如其业务内容、经验成果以及经验教训等，这些内容的总结和管理，在一定程度上不仅严重影响了其后续工作的完整性和科学性，同时也为未来图书馆的建设和发展奠定了坚实的物质基础，從而为更加科学的管理提供依据和指导。

2.4 数据更新

图书馆的发展历程是不断推进的，同时也有据可循，档案管理工作中有许多工作内容是对历史问题进行管理和规划，从而为后世的发展提供可靠的经验，帮助后人认识世界、指导世界。例如在编写图书馆的介绍内容时，可以将图书馆的简单档案资料进行及时的更新，让图书管理人员能够更加清楚自身所处的职能和地位，从而更好地为图书馆档案管理服务。

3 信息时代下做好图书馆档案管理工作的措施和方案

3.1 更新图书馆档案管理人员的工作信念

第一，需要图书馆的领导重视档案管理工作的基本内容，完善自身信念的建设和发展。各部门的领导需要从思想上认识到图书馆档案管理工作的重要性，认识到其档案内容同图书内容一样，对图书馆管理工作具有重要的指导意义，提供更加丰富的参考价值。工作人员在取得领导同意的情况下，需要确定一名档案管理工作的指挥人员，这也是档案管理工作首先要解决的问题。第二，确定图书馆管理工作的工作原则：首先，分散和集中的管理原则。工作人员在对日常的经费和财务进行管理的过程中，需要进行集中的管理，由领导人员执行整个管理计划。对文献等资料进行收集管理，其中包括读者档案以及文献资料档案等。通过对这些资料的分类和集中管理，能够使各个部门实现业务流程的最优化；其次，现代化的管理原则。图书馆的档案管理工作需要符合历史发展的潮流，利用计算机进行直接的监管，提升整个档案管理工作的流程和方案。第三，完善以管理办公室为主的档案管理责任制，图书馆内部的业务档案相对集中，方便工作人员的即时检索，同时也能够在第一时间查询各个部门的工作情况，从而促进管理工作的执行力和有效性。

3.2 强化图书馆档案的规范化管理

图书馆档案在图书馆中具有指导实践并提供执行计划的参考价值以及保存价值，并按照一定的保存规律，以便于工作人员查询和指导工作的各类文件和数据资源。其档案管理工作则是负责整理和鉴定以及收集馆藏资料，从而提供数字化建设功能于一身的工作，这种工作具有服务型和继承性，甚至还有专业化和参考价值。确保图书馆档案管理工作的规范化和科学化，就是需要工作人员在实际的档案管理工作中，主动发现各种问题，制定符合实际的参考标准和依据，充分发挥各项基本资料的秩序化和科学性，从而提升图书馆档案的凭证和参考价值，使其能够为图书馆工作人员甚至是读者提供更加优质和便捷的服务。

例如，在对图书馆档案中的业务档案的收集和处理的过程中，需要对其所有的文件进行规范化处理，其中主要的内容包括：鉴定和判断业务档案的实际价值，将各类部门中最具有价值的档案资料筛选出来，将其中重复的资料和文献清除出去，确保工作的有效性和即时性；将事物的属性与职能的分工联系起来，将顾及档案资料的有效性作为基本的载体原则，对业务档案资料进行实际的内容和格式的划分，确定其中有价值的内容；工作人员对收集到的各类资料和文献，根据标准衡量的基础和规范，提升业务档案的保存质量和内涵基础性。同时，在分类管理中实行统一的档案管理计划和手段，将基础业务和整体业务结合起来，通过建立实际的档案管理机构实行科学化和指导性的管理原则，从而促进整个图书馆管理工作的有序性和时效性[2]。

3.3 增加对图书馆档案管理工作的投入力度

想要开展完善的图书馆档案管理工作，首先要做到的就是促进整个档案管理的资金投入程度，以及一定的财力和物力支持。但是从目前的实际情况来看，大多数图书馆没有设置专门的预算管理小组支持整个图书馆工作档案管理工作的实行。因此，资金短缺也就成为图书馆档案管理工作效率难以提升的主要制约因素之一。针对这种情况，图书馆自身可以进行内部的协调工作，通过申请和其他手段，争取到来自社会各个机构以及政府的资金支持，从而缓解资金短缺的问题。只有这样，才能科学地利用计算机技术和管理手段开展图书馆档案的收集、整理、鉴定、保管以及管理工作，从而加快现代化社会的发展进程。

3.4 促进一体化管理的建设

促进图书馆档案的一体化管理不仅能够充分发挥馆内的各项基本资源，综合利用图书以及档案和资料的资源优势。因此除了日常的图书馆档案资料的管理之外，工作人员还需要在档案资料的流通和采购的基础上，系统地管理业务档案的存在形式和管理流程，从而实现图书、档案以及资源的一体化管理。

3.5 加强整个图书馆档案管理团队的建设

图书馆档案管理工作中的人员素质建设对于整个图书馆建设和发展来说，具有重要的意义和影响。因此，提升管理人员的素质，并促进其思想道德的建设是促进档案管理工作的重要保证。身为一名图书馆档案管理工作人员，除了需要拥有较好的政治理想之外，还需要有较强的专业素质和专业能力。因此，需要加强图书馆档案管理工作人员的基本素质，加强对其的专业培训和指导，引导其具备与时俱进的政治理想和思想道德，以此作为业务指导，从而适应变化多样的档案管理工作。

图书馆档案管理工作人員需要具备以下基本素质：崇高的职业道德素质和思想品质；科学的知识技能和技术水平，其中包括强大的计算机素质、网络通信技术以及多媒体技术等；较高的外文翻译水平；专业的新闻素质和信息处理能力。与此同时，需要培养工作人员专业的业务咨询能力，在提升业务水平的同时，也需要使其积极参与馆内组织的各项管理计划和管理指导工作，使其能够分享和交流自身的工作经验，从而为图书馆的建设和发展建设一支有理想、有道德、高素质的档案管理团队，为图书馆的发展和进步奠定坚实的人才基础[3]。

综上所述可知，在信息时代下，图书馆档案管理工作的建设和发展是社会发展环节中的重要因素，因此图书馆档案管理工作人员需要更新自身的管理理念和经验，强化图书馆档案的规范化管理，促进一体化管理的建设，只有这样，才能促进档案管理工作的有效性和科学性，从而促进社会的发展和进步。

参考文献

[1] 林华.信息时代如何做好档案管理工作[J].科技信息，2010（21）：758.

[2] 赵振武.信息化时代下图书馆档案管理工作问题研究[J]. 办公室业务，2014（23）：136.

[3] 刘彦.信息化时代下图书馆档案管理工作创新[J].中国管理信息化，2013（12）：85-86.