如何提升办公室档案文书管理工作

陈丽

摘要：本文首先从办公室档案文书管理工作特点分析入手，随后在基于笔者研究及实践情况下探讨了一些提升此项工作的策略。

关键词：办公室；档案文书；管理工作；提升策略

一、办公室档案文书管理工作特点分析

（一）工作重点在于资料的收集与保存

档案是对历史资料数据的真实记载，给使用者借鉴与引用历史资料提供了便利。此外，办公室档案文书管理主要是采用实质或纸质等载体来记载所发生的事、物、过程，以及管理有关书报、文件资料等。其具有安全性与完整性的特点，在实际管理过程中其主要手段是将档案一一分类归入档案室，而其管理的重点在于对资料的收集、保存、管理、编目编册、借阅。

（二）档案文书应用于文书工作，也形成于文书工作

文书管理工作内容主要在于收集、登记、运转、承办、催办文件等，后期工作在于对文件进行整理、立卷以及归档。由此可见，档案形成于文书工作，并以此为基础来收集、统计、整理、鉴定、存储、保管、检索文件。所以可以看出档案的工作质量在很大程度受档案文书质量的影响。

（三）办公室档案文书种类多样

办公室档案文书能够将该单位的工作情况真实、全面的记载下来，包括了会计档案、科技档案、行政档案以及特殊档案等内容，因此其内容多样，具有多样性的特点。不仅如此，还包括了该单位和上级有关单位下发的各类“红头文件”以及与单位有关的电子档案、照片、责任书、协议以及各类合同等。

二、提升办公室档案文书管理工作的策略

（一）建立起规范的办公室档案文书管理制度

对任何一项工作来说规范的制度是确保其有效开展的重要举措，办公室档案文书管理工作同样如此。目前不少企业或单位在办公室档案文书管理中常常将其它们分成两块（档案与文书），并由两个不同部门负责。但从实践来看，这种办公室档案文书管理模式存在一个很大的弊端，那就是档案管理部门在文件前期管理中无法参与进去，这样一来会影响到办公室文书地有效管理及其使用。对此在办公室档案文书管理规范制度建立上，首先我们需要将文件前期管理职责并到档案部门工作中去，这样一来有助于文件管理得以形成从出来、归档以及查阅使用全过程的统一化管理。其次在办公室档案文书管理其他制度建立上，各企业或单位务必要在充分结合自身工作内容实际、档案文书使用情况以及管理要求等分别就收集、整理、归档以及查阅等多个环节制定出针对性的制度。比如在办公室档案文书收集制度建立上，我们除了要限定好收集时间长短外，收集标准以及根据重要性或优先度进行分析都应当在制定中予以充分明确。

（二）重视收集档案文书工作

在办公室档案文书管理工作中一项最为基础，同时也是最重要的工作就是资料的收集。只有对收集档案文书工作予以重视并加以规范，方可以获得良好的管理效果。具体可从如下几方面着手：第一，对档案文书范文进行规范，合理收集、分类与保管档案文书。并且还需确保所收集文化档案具有规范的格式，且字迹清晰，在整理、分类与保管档案文书时必须要严格按照档案文书类目来进行。第二，对收文、行文程序进行规范。应当要统一管理与保管办公室档案文书，所以要统一规范各类文化的文件选用、编号、主题词、正文以及附件，且切实根据相关规定予以落实，为整理与使用档案文书提供便利。第三，目录编号。建立合理的检索，且有效运用计算机信息技术，建立计算机检索体。同时还应大力引进各类管理软件，实现并完善办公室档案文书管理的自动化。

（三）增加办公室档案文书管理工作投入

办公室档案文书管理工作地高效开展离不了诸如专业软件、计算机设备以及存储场地等软硬件设施，因而这就要求各企业或单位应当适当增加此方面的投入。首先要加强领导对于办公室档案文书管理的认识及重视，这样一来才可以使得此方面的投入增加得以保障。其次，各企业或单位要根据自己办公经费情况以及档案文书管理工作高效开展的需要列出基于经济能力范围内所能采购的录入设备、管理软件等软硬件设施，之后进行购买安装调试。这样一来通过基于办公经费承受范围内适当增加办公室档案文书管理工作投入为其高效地开展打下坚实的基础。

（四）对档案文书管理模式进行创新

部分档案文书管理人员传统观念较强，没有和时代发展相同步，其往往是被动收集档案，在实际工作开展过程中常常都是等待、整理，有些部门不能将资料档案准时送至相关部门，在一定程度上造成资源流失。在新时代发展背景下，应当要对档案文书管理模式进行积极创新，将以往的被动方式转变为主动，主动对档案资料进行收集，且在领导的引导下增进和其他部门的交流與联系，定期整理与分类档案资料，并对其历史性与连续性进行了解与掌握，防止出现资源失真与收集不完整的情况。不仅如此，档案文书管理工作是一项发展性工作，在事件不断发展过程中其也会出现相应变化。因此，企业领导可合理增加人力与资金的投入，建立起去企业需求相符的管理系统，以切实防止由于人为因素而引起的疏漏，进而保证能够充分发挥出档案资源的价值，为服务中心各项业务的有序开展奠定坚实的基础。

（五）提升办公室档案文书管理人员专业技能以及综合素质

办公室档案文书管理人员作为此项工作实施的主体，他们的专业技能以及综合素质高低会对此项工作開展的效率性以及质量等有着很大的影响，为此各企业或单位应当从以下两个方面做好其专业技能及综合素质地提升。首先，各企业或单位管理者要根据各办公室档案文书管理工作人员所负责的内容以及此项工作的要求分别制定出包括职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法以及技术培训等计划，之后定期组织他们开展教育培训。与此同时，为了确保所制定的教育培训计划能够切实地提升办公室档案文书管理人员专业技能，笔者建议各企业或单位应当建立起与绩效相挂钩的成绩考核机制，如此一来在激发他们学习积极主动性情况下确保其专业技能得以提升。其次，由于办公室档案文书牵涉到企业或单位的机密信息，因而这就要求工作人员必须要有良好的良好道德素质以及保密意识。为此，各企业或单位在教育培训中应当增加诸如《档案法》等方面的法律法规宣传教育，这样一来为提升办公室档案文书管理人员良好道德素质及保密意识奠定基础。

参考文献：

[1]姚晓民.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].企业文化旬刊，2016（3）.

[2]樊树霞.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].工业c，2016（6）：00131-00131.

[3]杨红梅.提升办公室档案文书管理工作的思考[J].城建档案，2017（2）：59-60.