企业档案管理发展的信息化之路

刘雯

摘要：随着中国全面接入互联网以来，中国信息科技快速发展，网络已经成为了人们生活工作必不可少的一部分，近年来“互联网+”不断发展普及，在这个时代对企业档案进行信息化管理已经成为提高管理效率的首要之选。黑龙江省八五二农场人力资源和社会保障办公室通过整改档案管理手段，对现存档案进行了全部信息化管理，大大提高了管理效率。笔者通过实际经验，分析如何对档案进行信息化管理来提高管理效率。

关键词：企业档案；信息化；管理

一、档案信息化管理的意義

现如今随着智能时代的到来，智能办公越来越普及到各个单位企业当中，信息社会的发展给企业带来了无穷无尽的便利和广阔的前景，企业档案信息化管理应运而生，为企业档案管理带来了革新和高效的工作效率。企业管理包括档案管理，后者是前者重要的一个环节，现如今各种办公软件的投入使用使得以往的档案管理的旧形式已经跟不上时代的潮流和智能办公系统的要求，目前档案管理要依靠信息管理的手段以此来满足互联网时代的发展要求，最终革新到数字化办公档案管理。黑龙江省八五二农场人力资源和社会保障办公室在进行档案信息化管理时只要依靠的是利用计算机和网络还有硬件设备对档案进行录入管理，优点如下：1、大大节约了工作时间。传统的档案管理使用纸质的文案进行存放，还要进行日常的卷宗整理和保护，这就大大增加了工作量，而要是使用计算机存取档案，会使检索信息和调取档案以及档案的保存和管理十分便捷和安全。2、计算机存储档案是利用外部硬件设施对纸质档案进行扫描录入，可以清晰的看到档案原貌，没有失真性。3、档案还可以保密管理。计算机可以设置一些权限可以对不同类型和级别的档案进行分开保密管理，若想调阅其中的档案需要相关人员利用自己应有的权限进行调阅，大大增加了档案的保密性。

二、对企业档案进行信息化建设

要充分利用计算机技术来对企业档案进行管理和规整，要全面做好信息化建设的主要工作，让技术为企业服务。黑龙江省八五二农场人力资源和社会保障办公室在进行档案信息化建设时候主要做到了以下几点：1、对现有的计算机设备进行升级改造。计算机极其设备是企业档案信息化管理的主要手段和方法，要针对信息化管理需要对现有设备进行升级改造，以达到工作所需要求。2、要设立相应的信息化管理标准。传统的纸质档案管理时代对档案管理有一定的管理标准，信息化管理档案一定要有对应的管理制度，形成标准的模式体系。3、使用信息化管理软件。要根据实际需要，构造一套满足自身发展的信息管理系统，一套信息管理系统包括网络布局、操作应用软件、后台数据库等等。所以需要专业人才来根据实际需要，根据需求计划来打造一套适合企业档案管理本身的档案信息管理系统。4、信息化档案管理人才的培养。若想建设符合时代要求的档案信息化管理系统关键要培养一批专业团队进行专业化建设和管理。5、提高档案管理水平。定期对管理人员进行培训和深造学习，汲取国外新技术，新的管理理念实现档案管理的信息化和现代化。

三、转变自身认识，融入新的管理方法理论

信息化管理不断发展，在这个日新月异的时代，各种知识理论不断更新，各种技术水平不断提高突破，这都让我们时刻紧张神经，不断探索和发现更加优秀的管理经验和新的管理技术，并且不断发现现有存在的问题及时反馈信息加以解决。

信息时代各种技术飞速发展，我们要转变观念，适应时代发展，接受和学习企业档案管理的主流思想和新兴方法，学会借助互联网知识和信息技术对企业档案进行优质管理。黑龙江省八五二农场人力资源和社会保障办公室在进行档案信息化管理时紧紧围绕“从实际出发，循序渐进”的工作思想对本部门的档案管理工作进行有效的信息化管理和改进，为了推动企业档案管理自动化的进程，我们采用了档案信息化系统对现存档案进行管理和服务，这一步需要专业的多学科领域的文化，根据这种情况我们加强了各部门的联系和配合，加强合作学习和交流，在各个环节补齐短板，加强标准化管理和多部门配合，推进企业档案管理的信息化和自动化建设的进程，从管理的角度要有一流的标准和规范，达到事半功倍的效果。信息化其实主要含义就是把我们的主体对象从以前的纸质卷宗变为数字信息为主，建设数据库，将服务重心转移到数据库，实现网络化信息化数字化一体化的变革。

四、总结

档案作为一个人的基本信息載体，具有十分重要的“身份”，同时也是企业和事业单位以及其他公益组织在社会交流中直接保存的各种形式的信息资源和载体。它既是一种私人财物又是一种社会资源，随着社会的不断进步和发展，各种制度不断完善，为了满足社会主义市场经济的发展，人力部门要对企业档案管理进行信息化革新，以来满足社会的需要和人才发展的需要，企业档案信息化管理唯一的途径就是利用计算机系统对传统管理方式进行改进，满足企业的发展要求，实现企业档案信息化管理。

参考文献：

[1]薛文.关于档案信息电子化问题的研究[J].北方经贸，2016（12）.

[2]孙冬云.新时期档案管理信息化的对策研究[J].信息技术，2015（09）.