数字化视角下高校图书馆档案管理的优化路径

图书馆档案工作是高校档案工作中关键的一个部分，也是图书馆非常重要的一项工作。2l世纪是网络时代，現代信息技术不断发展，人们已经走进了一个多媒体时代，做什么事情大部分都依靠互联网，图书馆档案管理也不例外。利用多媒体去收集、存储信息，把档案保存在电脑里面，不仅可以实现长时间的保存，更有利于日常数据使用的方便快捷。本文以数字化视角下高校图书馆档案管理为关注焦点，着力于分析其存在意义及发展前景，并提出了一些可供参考的优化路径。

一、高校图书馆档案数字化管理的意义

高校图书馆档案数字化管理，既是对时代召唤的回应，也是贯彻“以人为本”理念的必然结果。一方面，数字化技术迅速地渗透到高校建设事业中来，发挥出无可替代的便捷性与兼容性。当前的高校图书馆建设所面临的问题之一，就在于信息资源的冗杂以及管理体系缺乏系统性。高校图书馆档案管理的数字化改革，可以规避传统模式带来的弊端，并在运作过程中显现出更高的效率性。另一方面，在信息化浪潮的冲击下，高校师生接受信息的模式发生了改变，对网络技术的依赖性愈发强烈。数字化的档案管理方式正好契合了师生的接受心理，使他们更加自由、愉悦地获取知识资源。

二、高校图书馆档案管理现状

（一）缺乏档案管理工作认知

很多高校图书馆，尚未认识到档案管理工作的重要性。没有专业人员对高校图书馆档案进行管理；档案存放地点缺乏固定性，很容易变更；档案管理制度不够严格和完整。高校领导仅将目光聚焦在图书馆建设及发展中，忽略了档案管理工作的重要性，对该项工作缺乏认知，导致部分档案资料丢失、毁坏等，阻碍了高校图书馆各项工作的顺利进行。

（二）档案内容不够完整

高校图书馆档案管理工作中，缺乏制度依托。档案管理人员多由高校教师或行政人员兼职，专业性不强，且流动严重，以至于工作交接过程中，经常存在档案遗失问题，使档案内容不够完整，很容易出现断档、缺档问题等，导致各项工作无法顺利开展。对档案进行二次使用时，其价值严重下降，对高校图书馆未来发展产生了严重的限制。

（三）档案数字化建设进程缓慢

为适应网络信息时代的发展要求，高校图书馆加大了数字化建设力度。但是，建设过程极为缓慢，且各种问题频发。当前，仍有部分高校图书馆，采用人工管理模式，进行档案管理，没有采用电子化方法对图书文献信息资源进行保存，仍以纸质方式进行档案存储，使档案管理工作难以适应图书馆的信息化发展进程，也无法满足信息化背景下的档案管理需求。

三、数字化图书馆的多媒体档案管理建设

（一）建立档案指南资料库

这个数据库主要是说明学校图书馆档案的情况和档案中所存储的书籍，以及档案布局是怎样的，这样那些进入数字档案系统的学生就可以根据这些介绍，有针对性地找到相关内容，省时省力。

（二）建立开放档案用户目录数据库

学生可以在这个目录数据库中，对学校图书馆档案库进行信息查询。这个目录是很重要的，是档案多媒体化的基本要素，它把许许多多的文档内容，写成一个详细目录，以便学生随时进行查阅，获取所需信息。

（三）建立原文影像资源库

这种资源库是把高校档案馆里面的一些很有价值的稿子、图片、图纸等档案，用电脑扫描后，转化成图片、声音和播放文件等，之后把他们都存储在光盘或者磁盘里面，这样就把纸张的信息变成了电子格式的信息存储下来，这些信息可以发布在高校内部校园网上，供学生浏览。这个资源库与前面提及的目录数据库相联系，通过这些途径，可以使学生快速定位所需信息，进行阅读和借鉴。

（四）建立史料汇编、专题文件汇编资料库

这个资料库需要高校图书馆工作人员对校图书馆书籍进行分类整理，统筹规划，使图书种类更加集中。图书管理人员还应不断地对这些书籍进行补齐或者加入更多的信息，不断丰富并完善图书资料信息，资料齐全了，学校图书馆的信息服务功能也就提升了。

（五）图书馆档案的多媒体转换

高校图书馆工作人员不仅要将现有的图书资料进行多媒体化管理，更要做好资料多媒体化后的各项后续管理工作。首先，如上所述，是要建立一个学校内部数据库的目录，指引学生找寻信息。其次，图书馆在校园网页中独立设置一个图书馆档案栏目，向学生介绍图书馆档案信息，从而使得在校学生可以很好利用校图书馆档案。最后，由于进行多媒体转换后，图书馆档案管理都是通过网络来完成的，信息安全是一个很重要的问题.在图书馆档案整理的过程中，对数据进行编辑、删除管理的时候，要特别注意，避免出现信息记录错误，保持原有信息的准确度。因此，工作人员要保证信息的安全，在计算机病毒、权限管理、信息加密等各方面的技术要不断加强。另外.在档案进行多媒体化后，档案信息要尽量最小化，这样有利于信息更加方便传送，在多媒体技术的运用中把档案工作做到最好。

四、总结

档案管理工作是高校图书馆中的主要内容，其专业性强，日常管理要求比较高。无论是高校领导，还是图书馆负责人，都要改变传统以图书馆建设和发展为主的思维模式，强调档案管理工作的重要性，增加档案管理意识。依据高校图书馆发展背景，建立完善的档案管理制度，以确保高校图书馆中各类档案的完整性，避免出现缺漏、丢失等问题，并采用正确的方式，将档案现代化建设工作落实到位。

总而言之，在不同阶段各项工作都有不同的变化。档案工作也是如此。在信息化时代.图书馆档案管理要及时作出相应的调整，紧跟社会的发展脚步。现在高校的图书馆档案工作都朝着现代化、网络化发展，这也是一种进步的表现。档案管理多媒体化的转换，使得图书馆由原来的需要大量人力物力的支持，到现在走向网络化，更多人群可以对它进行利用，使用起来也更加方便，大大扩展了图书馆信息服务的空间。用计算机和网络技术来进行图书馆档案管理是时代发展的必然结果，也必将发展成一种高效、普遍的管理方式。

作者简介：方冬姝，1987年9月，性别：女，民族，汉，河南省郑州市人，职称助理馆员，单位：中原工学院，研究方向：档案管理。endprint