信息时代科技档案管理工作

王翊时

摘要：随着我国信息技术的飞快发展，科技檔案改革力度不断加大。在这个信息时代背景下，我们对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。无论是专业技能，还是自身修养，档案管理人员都要适应信息时代的发展需求。因此，我们要加强对档案管理人员的学习，更切实有效的完成科技档案管理工作。

关键词：信息时代 科技档案 管理

《全国档案信息化建设实施纲要》中指明，十五期间，全国档案信息化建设的主要任务是，围绕档案信息化基础设施建设、资源建设、应用系统建设、规章标准建设、人才队伍建设、安全保障体系建设的六个方面进行。因此，科学的档案管理方式能提高档案管理的工作效率，促进我国档案管理的可持续发展，本文通过分析科技档案管理的现状，提出几点改革档案管理的建议。

一、当前档案管理现状

（一）档案管理人员的素质参差不齐，缺乏科技管理的意识

由于部分档案管理人员的缺乏科技管理的意识，往往以为档案工作并不是工作中的重要组成部分，在思想上出现不重视档案管理工作，特别是管理方法也相对落后，导致档案管理的地位及作用逐渐被淡化。此外，有的单位存在档案管理人员不足的现象，整体素质参差不齐，档案管理人员有很大一部分是有外编人员组成，其专业技能以及服务能力均达不到现代化管理的要求；部分单位使用的是年级较大的档案管理人员，即便是专职的管理人员，部分年老的管理人员经常遗漏一些工作环节，个人精力也会无法满足工作的需要。有的单位利用转岗的工勤人员，由于对工作缺乏专业知识及基本的技能而严重影响档案管理工作的效率。

（二）管理制度不够完善

现阶段，部分档案管理单位的管理制度仍然不够完善，管理工作落实不到位。有的档案管理单位只是生搬硬套，只按照国家制度的规则制度进行管理工作，缺乏针对性。而有的档案管理单位即使建立了相应的规章制度，但管理工作还是不够规范，工作难以落实到位，甚至对制度规范的档案管理制度造成了深刻的影响。有的档案管理单位，由于管理方法传统，极大降低了工作效率，他们利用的仍是实体档案，虽然实体档案有原始的凭证，利用范围也广，适应性也强，但其工作量非常大，无法达到预期的管理效果。

（三）缺乏有效的数据库系统

目前，很多单位都使用自己研发的档案管理软件来进行管理工作，自身研发的软件也会存在诸多问题，例如：功能不齐全，信息的存储空间特别小，操作工作繁琐，统计信息及综合分析太复杂，信息化程度较低，造成这些问题关键是缺乏一个适应性较强的档案管理系统，不能满足网络科学管理及现代化发展的需求。

二、信息时代档案管理的相关建议

（一）提高管理人员的综合素质

新媒体技术发展日新月异，现代化档案管理工作以计算机为主来实现档案管理人员的专业化。为了使得档案管理人员能适应现代化发展的需要，我们要结合传统的档案管理方式，与时俱进改革创新。我们不仅要学习传统档案管理技术的基本原理、基本方法，且要熟练掌握计算机网络等新媒体技术，利用计算机完成档案管理工作。众所周知，档案信息具有保密性，当管理人员在网上运行及传输时，档案管理人员要特别注意区分非法及合法用户，便于合法用户利用档案信息的同时屏蔽非法用户，避免档案信息泄露出去。

（二）依法管理，改进服务手段

1.加强法制观念，依法管理。在档案管理工作中，依法管理档案是一个单位可持续发展的基础工作之一，是科学管理及高效工作的重要组成部分。国家颁发的相关法律法规为档案管理提供了科学的理论依据，例如：《档案法》，我们要根据单位的实际情况出发，在依法的基础上制定一些有针对性的规章制度，促进档案管理工作更加规范化、科学化、现代化。

2.依法管理，改进服务手段计算机网络技术最为突出的特点就是资源共享，通过一定的处理系统可以将档案信息向远程提供存取服务。档案信息可以在网络空间进行交流、输送，因此我们可以利用计算机网络技术实现对档案的收集、管理、检索及传送。网络范围内的档案信息都可以发挥共享的作用，从而用户的范围也逐渐扩大，我们真正的可以实现足不出户也能有效的管理档案工作。

（三）加强现代化管理

1.建立数据库查询管理制度

档案管理的相关软件是通过光学的扫描复制、图文压缩、高智能的计算机检索、信息远程传送等方式来建立一个档案数据库以及信息查询系统。因此，建立数据库查询管理制度，提供已公开的档案目录查询服务能有效的、及时的利用相关软件来提高档案管理工作的效率。

2.完善网络管理方法

随着计算机网络技术被广泛的运用，我们要将安全化以及现代化技术与档案管理的实际情况相结合，加强安全风险防范意识。务必从进入、传输、使用等方面可以采用数据加密技术、身份识别技术以及信息确认技术对网络相关软件进行管理，确保档案信息安全。

3.建立安全管理制度

科技档案管理工作给广大管理人员带来方便的同时，也存在诸多不稳定性及可变性，因此，管理备份制度具有必要性，以防止档案信息丢失而造成不必要的损失。在开发共享资源以及建设网络系统中，我们要加强安全防护意识，非公开的档案信息一律不得上外网。

三、总结

虽然信息技术迅速发展，但我们在档案管理中仍然存在许多问题。因此，我们要通过提高管理人员的综合素质，依法管理，改进服务手段，加强现代化管理等科学手段来提高档案管理的工作效率。endprint